Изменение приложений к приказу

Самый простой способ актуализировать списки дежурных – соблюдать последовательность и версионность в издании приказов о дежурствах, т.е. на очередную дату утверждать новый отдельный приказ со своим собственным списком дежурных сотрудников. Если список небольшой, то его вполне можно включить в текст приказа. Если же дежурных много, то их можно перечислить в приложении. Тогда дата дежурства и другие важные сведения всегда будут в тексте приказа, а в приложении – только список работников (см. Пример 1). При издании подобного приказа на следующие выходные, текст просто копируется из предыдущего, поправляются только даты и список «действующих лиц».

Считаем, что изначально ситуация, описанная в вопросе, была документирована неверно, поскольку дежурных необходимо было назначать каждый раз отдельными приказами на конкретные даты. Приказы о дежурствах (обычные или «чрезвычайные») должны обеспечивать регулирование каждой конкретной ситуации с указанием дат, наименований должностей и фамилий. Это облегчило бы ознакомление конкретных дежурных сотрудников с конкретным приказом, упростило бы бухгалтерии оформление конкретных проводок по оплате труда дежурных, а кадровой службе позволило бы оптимизировать процедуру издания очередного приказа о дежурствах, контроля за его исполнением и взаимодействие со структурными подразделениями в процессе формирования списков дежурных сотрудников.

Если «дополнять» основной приказ новыми приложениями, то при сохранении его действия все равно приказами придется утверждать списки сотрудников на каждые последующие выходные дни. И к основному приказу это будет каждый раз одно действующее приложение. За последовательностью приложений надо будет строго следить, чтобы не запутаться в нумерации, в наименование каждого из списков-приложений необходимо будет включать конкретные даты дежурств, на каждом списке-приложении оформить отметку о приложении к основному приказу и гриф утверждения очередным новым приказом (см. Пример 3), подшивать каждое новое приложение и приказ лучше рядом с первоначальным основным приказом. Как видите, сложностей в этом втором варианте оформления возникает множество, тут легче запутаться.

Для актуализации списков-приложений без издания последующих приказов «во исполнение» или «в дополнение» названного первоначального основного приказа не обойтись.

В Примере 2 мы привели образец части текста приказа, который можно будет издать «в дополнение» к основному и с точными датами дежурств (а не в порядке изменения, т.к., наверное, в соответствии с ранее утвержденными датами дежурства сотрудников уже состоялись). А в Примере 3 мы показали заголовочную часть очередного списка-приложения.

Рекомендуем всегда выбирать простые и рациональные способы документирования с указанием точных поручений, действий, наименований должностей и фамилий сотрудников и, конечно же, конкретных дат.