Вопрос
Как быть, если создан основной приказ о привлечении работников в выходные дни, список работников изложен в приложении к приказу и каждые выходные список работников подлежит изменению. Можно ли оформлять приказы к основному об изменении приложения? Или лучше дополнять основной приказ приложением № 2, 3 и т.д. и издавать приказ об изменении в части добавления новых приложений?
Отвечает

Самый простой способ актуализировать списки дежурных – соблюдать последовательность и версионность в издании приказов о дежурствах, т.е. на очередную дату утверждать новый отдельный приказ со своим собственным списком дежурных сотрудников. Если список небольшой, то его вполне можно включить в текст приказа. Если же дежурных много, то их можно перечислить в приложении. Тогда дата дежурства и другие важные сведения всегда будут в тексте приказа, а в приложении – только список работников (см. Пример 1). При издании подобного приказа на следующие выходные, текст просто копируется из предыдущего, поправляются только даты и список «действующих лиц».

Пример 1. Фрагмент распорядительной части текста приказа

1. Утвердить Список сотрудников, привлекаемых к работе в выходные дни 8-9 февраля 2020 года (прилагается).

2. Бухгалтерии (главный бухгалтер Сидоров Ю.П.) произвести в установленном порядке оплату работы сотрудников в выходные дни в соответствии с утвержденным списком…

Считаем, что изначально ситуация, описанная в вопросе, была документирована неверно, поскольку дежурных необходимо было назначать каждый раз отдельными приказами на конкретные даты. Приказы о дежурствах (обычные или «чрезвычайные») должны обеспечивать регулирование каждой конкретной ситуации с указанием дат, наименований должностей и фамилий. Это облегчило бы ознакомление конкретных дежурных сотрудников с конкретным приказом, упростило бы бухгалтерии оформление конкретных проводок по оплате труда дежурных, а кадровой службе позволило бы оптимизировать процедуру издания очередного приказа о дежурствах, контроля за его исполнением и взаимодействие со структурными подразделениями в процессе формирования списков дежурных сотрудников.

Если «дополнять» основной приказ новыми приложениями, то при сохранении его действия все равно приказами придется утверждать списки сотрудников на каждые последующие выходные дни. И к основному приказу это будет каждый раз одно действующее приложение. За последовательностью приложений надо будет строго следить, чтобы не запутаться в нумерации, в наименование каждого из списков-приложений необходимо будет включать конкретные даты дежурств, на каждом списке-приложении оформить отметку о приложении к основному приказу и гриф утверждения очередным новым приказом (см. Пример 3), подшивать каждое новое приложение и приказ лучше рядом с первоначальным основным приказом. Как видите, сложностей в этом втором варианте оформления возникает множество, тут легче запутаться.

Для актуализации списков-приложений без издания последующих приказов «во исполнение» или «в дополнение» названного первоначального основного приказа не обойтись.

В Примере 2 мы привели образец части текста приказа, который можно будет издать «в дополнение» к основному и с точными датами дежурств (а не в порядке изменения, т.к., наверное, в соответствии с ранее утвержденными датами дежурства сотрудников уже состоялись). А в Примере 3 мы показали заголовочную часть очередного списка-приложения.

Пример 2. Фрагмент распорядительной части текста приказа

В дополнение к приказу генерального директора от 30.01.2020 № 33-к «Об утверждении Списка сотрудников, привлекаемых к работе в выходные дни в феврале 2020 г.»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Список сотрудников, привлекаемых к работе в выходные дни 8-9 февраля 2020 года (приложение № 2 к приказу от 30.01.2020 № 33-к).

2. Бухгалтерии (главный бухгалтер Сидоров Ю.П.) произвести в установленном порядке оплату работы сотрудников в выходные дни в соответствии с утвержденным списком…

Пример 3. Фрагмент очередного приложения к основному приказу, которое утверждено другим приказом

Рекомендуем всегда выбирать простые и рациональные способы документирования с указанием точных поручений, действий, наименований должностей и фамилий сотрудников и, конечно же, конкретных дат.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Как оформить приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность?

Кого можно назначить ответственным за пожарную безопасность всей организации? И как оформить такой приказ? Кто кроме него и за что может отвечать в данной сфере? Почему их ответственность лучше закрепить отдельным приказом? По каким поводам и как часто переиздавать эти приказы? Как правильно оформлять на них отметки об ознакомлении? Какое обучение должны пройти эти люди?

Где и сколько хранить заявления (основания приказов), если личные дела не ведутся, при вахтовой работе?

Очень прошу ответить на следующий вопрос. Как правильно формировать документы по личному составу, указанные в ст. 434 Перечня 2019 г. – приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Должны ли быть заявления приложены к приказам или могут формироваться в самостоятельное дело и храниться 50 лет согласно ст. 434. Личные дела у нас не ведутся. В связи с вахтовым режимом работы к оригиналу заявления дополнительно приложены визовые экземпляры заявлений, т.е. на одного работника может быть 2-3 экземпляра заявлений.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Оформление приказа

Правила оформления реквизитов приказа описаны с учетом изменений, внесенных новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению ОРД. Детально описано и показано: как оформить бланк приказа, дату и регистрационный номер, гриф ограничения доступа; сформулировать текст и заголовок к нему; разобраться со сроками исполнения и ответственными исполнителями; по-новому оформить отметку о наличии приложений и данные о разработчике проекта приказа.