Top.Mail.Ru

Бланки документов представительств организации в странах СНГ

Вопрос
Хотела бы задать вопрос о требованиях к бланкам представительств нашей организации в странах СНГ (бланк письма, бланк приказа и общий бланк) – надо ли дублировать реквизиты бланков на национальном языке (дополнительно к оформленным на русском), учитывая, что документы преимущественно оформляются на русском языке (редко на национальном). Речь идет о реквизитах: 1) наименование организации – автора документа; 2) наименование вышестоящей организации; 3) вид документа; 4) дата документа; 5) регистрационный номер документа; 6) место составления или издания документа; 7) справочные данные организации. Сейчас на национальном языке дублируется только наименование организации – автора документа и наименование вышестоящей организации (все остальные реквизиты оформляем только на русском). Но я сомневаюсь, что это правильно.
Отвечает

Ваши сомнения справедливы. Для их разрешения покажем общий алгоритм правильных действий.

Рекомендуем начать с изучения положения о представительстве. Такие положения могут быть типовыми, т.е. одинаковыми для всех представительств организации, которые открываются на территории государств – участников СНГ, а могут быть индивидуальными для каждого представительства и разрабатываться по мере их открытия в соответствующей стране.

В положении о зарубежных представительствах обычно в конце раздела 1 «Общие положения» устанавливается, что представительство имеет:

  • печать с обозначением собственного наименования;
  • общий бланк и бланки для письма на русском языке и языке государства пребывания (но могут быть предусмотрены и двуязычные бланки).

В этом случае головной офис организации обеспечивает утверждение всех видов бланков и единообразное их проектирование по типовому образцу.

При проектировании бланков представительства в странах СНГ необходимо учитывать, что «рабочим языком Содружества является русский язык»1. А правила проектирования бланков закрепляются:

  • в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
  • Методических рекомендациях по его применению (Росархив, ВНИИДАД. М., 2018; далее – Методические рекомендации), а также
  • в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция).

Бланк приказа, который используется для документирования внутренней распорядительной деятельности представительства, проектируется с оформлением реквизитов на русском языке. Тем более что обычно исполненные приказы, в т.ч. и приказы по личному составу, сформированные в дела, передаются в архив вышестоящей организации. Заметим, что если в представительстве работают граждане страны пребывания, то вопрос об архивном хранении документов по личному составу решается в каждой стране по-разному.

Общий бланк представительства, на котором могут быть оформлены документы любого вида, кроме писем, может оформляться только на русском языке или как двуязычный (на русском и на государственном языке страны пребывания). Двуязычный бланк необходим, когда на нем предусмотрено оформление официальных заявлений представительства, издание локальных нормативных актов, подлежащих опубликованию на официальном сайте представительства, официальному опубликованию во входной зоне и т.п. Несмотря на статус русского языка как рабочего языка СНГ, необходимо учитывать функцию коммуникации и обеспечить быстроту восприятия документа его читателями. В двуязычном общем бланке предпочтительным является такое расположение, при котором на одинаковом уровне:

  • в верхнем левом углу оформляются реквизиты на русском языке,
  • а в верхнем правом – на государственном языке страны пребывания.

При этом эмблему организации (если таковая имеется) можно разместить единожды в середине верхнего поля бланка. См. Пример 1.

Пример 1. Двуязычный бланк конкретного вида документа (например, приказа)

При использовании общего бланка для издания документов в каждом конкретном случае исполнитель решает вопрос, необходимо ли дублировать на государственном языке страны пребывания реквизиты «наименование вида документа», «место составления (издания)». Географическое наименование места издания на государственом языке страны пребывания оформить легко, а вот в наименовании вида документа терминология может не совпасть. Если дублирование этих реквизитов на разных языках вызвано необходимостью, то данные реквизиты оформляются друг под другом, а не на одинаковом уровне. Поэтому не советуем механически копировать пример из п. 6.12 Методических рекомендаций, в котором наименование вида документа на государственном языке республики в составе Российской Федерации расположено неправильно.

Двуязычные общие бланки используются достаточно редко, потому что на их основе гораздо экономичнее сразу проектировать бланки конкретных видов документов: бланк приказа, бланк протокола, бланк акта и т.п.

При ведении переписки самой главной становится функция коммуникации. Поэтому при проектировании бланка для писем совершенно необходимо сделать 2 его варианта:

  1. Бланк письма на рабочем русском языке СНГ для переписки с подразделениями органов управления СНГ в конкретном государстве, для переписки со своей вышестоящей организацией, для переписки с русскоговорящими гражданами и представителями общественных организаций и т.п. Он проектируется по обычным правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 с предпочтительным угловым расположением реквизитов (рисунок В.2).
  2. Двуязычный бланк письма для ведения переписки с официальными органами, организациями и гражданами страны пребывания. При его проектировании возможно руководствоваться п. 6.8 и рисунком В.8 из ГОСТ Р 7.0.97-2016. Обратите внимание и на п. 6.12 Методических рекомендаций по внедрению этого стандарта, в котором приводится пример двуязычного бланка (на русском и английском языках) и сделано напоминание о том, что в каждой стране действуют свои правила оформления почтовых адресов, которые необходимо учитывать не только в реквизите «адресат», но и при оформлении справочных данных о представительстве.

Предпочтительным в двуязычном бланке письма является расположение реквизитов, при котором на одинаковом уровне в верхнем левом углу оформляются реквизиты на русском языке, а справа – на государственном языке страны пребывания. См. Пример 2.

Пример 2. Двуязычный бланк письма

Такие виды бланков и специфику их применения рекомендуем закрепить в Инструкции по делопроизводству организации.

Сноски 1

  1. Статья 35 Устава СНГ, утв. Советом Глав государств 22.01.1993. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как организовать делопроизводство и архив представительства организации за рубежом

Какие ЛНА и кому надо разработать для регламентации делопроизводства в представительстве? Кому разрабатывать его номенклатуру дел? Стоит ли там организовать свою локальную экспертную комиссию и службу делопроизводства или достаточно ограничиться назначением ответственных? Где осуществлять архивное хранение документов постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и по личному составу – в представительстве или передавать их в головной офис? На какое законодательство опираться? Поводом для написания статьи стал обстоятельный вопрос подписчика.

Номер и дата на исходящем письме

Является ли обязательным (какой документ-основание) проставление от руки номера и даты исходящего письма? В ГОСТ Р 7.0.97-2016 отсутствуют прямые указания к написанию номера и даты именно от руки.

Надо ли хранить копии входящих писем в бумажном виде? Откуда это требование?

Есть ли требования / указания на хранение копий входящих писем в бумажном виде? В каком нормативном документе можно найти подтверждение этому, сроки? По оригиналам входящих писем вопросов не возникает, но сейчас распечатываем и копии входящих (которые поступают по электронной почте, оригиналы не поступают) и храним, хотя при этом они есть в СЭД. Есть ли смысл их дополнительно печатать и хранить в бумаге? Ведь увеличивается объем текущего бумажного архива.

Отпуск за свой счет: правила предоставления и оформление документов

Кто имеет право уйти в отпуск за свой счет без согласия работодателя, а просто уведомив его? На какой срок можно уйти в такой отпуск? Как досрочно прекратить отпуск без сохранения заработной платы и можно ли из него отозвать? Оплачивается ли сотруднику больничный, если он «выпал» на этот период? Могут ли его уволить? Показываем документальное оформление такого отпуска: образцы заявления, приказа о его предоставлении, заполнения личной карточки и табеля учета рабочего времени.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.