Бланки документов представительств организации в странах СНГ

Вопрос
Хотела бы задать вопрос о требованиях к бланкам представительств нашей организации в странах СНГ (бланк письма, бланк приказа и общий бланк) – надо ли дублировать реквизиты бланков на национальном языке (дополнительно к оформленным на русском), учитывая, что документы преимущественно оформляются на русском языке (редко на национальном). Речь идет о реквизитах: 1) наименование организации – автора документа; 2) наименование вышестоящей организации; 3) вид документа; 4) дата документа; 5) регистрационный номер документа; 6) место составления или издания документа; 7) справочные данные организации. Сейчас на национальном языке дублируется только наименование организации – автора документа и наименование вышестоящей организации (все остальные реквизиты оформляем только на русском). Но я сомневаюсь, что это правильно.
Отвечает

Ваши сомнения справедливы. Для их разрешения покажем общий алгоритм правильных действий.

Рекомендуем начать с изучения положения о представительстве. Такие положения могут быть типовыми, т.е. одинаковыми для всех представительств организации, которые открываются на территории государств – участников СНГ, а могут быть индивидуальными для каждого представительства и разрабатываться по мере их открытия в соответствующей стране.

В положении о зарубежных представительствах обычно в конце раздела 1 «Общие положения» устанавливается, что представительство имеет:

  • печать с обозначением собственного наименования;
  • общий бланк и бланки для письма на русском языке и языке государства пребывания (но могут быть предусмотрены и двуязычные бланки).

В этом случае головной офис организации обеспечивает утверждение всех видов бланков и единообразное их проектирование по типовому образцу.

При проектировании бланков представительства в странах СНГ необходимо учитывать, что «рабочим языком Содружества является русский язык»1. А правила проектирования бланков закрепляются:

  • в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
  • Методических рекомендациях по его применению (Росархив, ВНИИДАД. М., 2018; далее – Методические рекомендации), а также
  • в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция).

Бланк приказа, который используется для документирования внутренней распорядительной деятельности представительства, проектируется с оформлением реквизитов на русском языке. Тем более что обычно исполненные приказы, в т.ч. и приказы по личному составу, сформированные в дела, передаются в архив вышестоящей организации. Заметим, что если в представительстве работают граждане страны пребывания, то вопрос об архивном хранении документов по личному составу решается в каждой стране по-разному.

Общий бланк представительства, на котором могут быть оформлены документы любого вида, кроме писем, может оформляться только на русском языке или как двуязычный (на русском и на государственном языке страны пребывания). Двуязычный бланк необходим, когда на нем предусмотрено оформление официальных заявлений представительства, издание локальных нормативных актов, подлежащих опубликованию на официальном сайте представительства, официальному опубликованию во входной зоне и т.п. Несмотря на статус русского языка как рабочего языка СНГ, необходимо учитывать функцию коммуникации и обеспечить быстроту восприятия документа его читателями. В двуязычном общем бланке предпочтительным является такое расположение, при котором на одинаковом уровне:

  • в верхнем левом углу оформляются реквизиты на русском языке,
  • а в верхнем правом – на государственном языке страны пребывания.

При этом эмблему организации (если таковая имеется) можно разместить единожды в середине верхнего поля бланка. См. Пример 1.

Пример 1. Двуязычный бланк конкретного вида документа (например, приказа)

При использовании общего бланка для издания документов в каждом конкретном случае исполнитель решает вопрос, необходимо ли дублировать на государственном языке страны пребывания реквизиты «наименование вида документа», «место составления (издания)». Географическое наименование места издания на государственом языке страны пребывания оформить легко, а вот в наименовании вида документа терминология может не совпасть. Если дублирование этих реквизитов на разных языках вызвано необходимостью, то данные реквизиты оформляются друг под другом, а не на одинаковом уровне. Поэтому не советуем механически копировать пример из п. 6.12 Методических рекомендаций, в котором наименование вида документа на государственном языке республики в составе Российской Федерации расположено неправильно.

Двуязычные общие бланки используются достаточно редко, потому что на их основе гораздо экономичнее сразу проектировать бланки конкретных видов документов: бланк приказа, бланк протокола, бланк акта и т.п.

При ведении переписки самой главной становится функция коммуникации. Поэтому при проектировании бланка для писем совершенно необходимо сделать 2 его варианта:

  1. Бланк письма на рабочем русском языке СНГ для переписки с подразделениями органов управления СНГ в конкретном государстве, для переписки со своей вышестоящей организацией, для переписки с русскоговорящими гражданами и представителями общественных организаций и т.п. Он проектируется по обычным правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 с предпочтительным угловым расположением реквизитов (рисунок В.2).
  2. Двуязычный бланк письма для ведения переписки с официальными органами, организациями и гражданами страны пребывания. При его проектировании возможно руководствоваться п. 6.8 и рисунком В.8 из ГОСТ Р 7.0.97-2016. Обратите внимание и на п. 6.12 Методических рекомендаций по внедрению этого стандарта, в котором приводится пример двуязычного бланка (на русском и английском языках) и сделано напоминание о том, что в каждой стране действуют свои правила оформления почтовых адресов, которые необходимо учитывать не только в реквизите «адресат», но и при оформлении справочных данных о представительстве.

Предпочтительным в двуязычном бланке письма является расположение реквизитов, при котором на одинаковом уровне в верхнем левом углу оформляются реквизиты на русском языке, а справа – на государственном языке страны пребывания. См. Пример 2.

Пример 2. Двуязычный бланк письма

Такие виды бланков и специфику их применения рекомендуем закрепить в Инструкции по делопроизводству организации.

Сноски 1

  1. Статья 35 Устава СНГ, утв. Советом Глав государств 22.01.1993. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Внезапный отпуск – не по графику

Иногда человеку срочно надо в отпуск (в незапланированные в утвержденном графике отпусков даты), и даже работодатель готов пойти ему навстречу. Но тут еще важно правильно оформить документы и вовремя перечислить отпускные. Показываем, как оформить перенос отпуска, «чем прикрыть» даты, которые не укладываются в требования ТК РФ, и какие штрафы могут грозить работодателю за его доброту, если он все это не учтет.

Сокращаем расходы на отправку документов

Делимся опытом значительного сокращения расходов из бюджета делопроизводственной службы за счет рациональной организации отправки бумажных документов: как выявить «протечки», как оптимизировать и регламентировать новый алгоритм работы, как мониторить ситуацию потом. Эту задачу вы можете смело включать в перечень показателей эффективности своего подразделения.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.