Top.Mail.Ru

Бланки документов представительств организации в странах СНГ

Вопрос
Хотела бы задать вопрос о требованиях к бланкам представительств нашей организации в странах СНГ (бланк письма, бланк приказа и общий бланк) – надо ли дублировать реквизиты бланков на национальном языке (дополнительно к оформленным на русском), учитывая, что документы преимущественно оформляются на русском языке (редко на национальном). Речь идет о реквизитах: 1) наименование организации – автора документа; 2) наименование вышестоящей организации; 3) вид документа; 4) дата документа; 5) регистрационный номер документа; 6) место составления или издания документа; 7) справочные данные организации. Сейчас на национальном языке дублируется только наименование организации – автора документа и наименование вышестоящей организации (все остальные реквизиты оформляем только на русском). Но я сомневаюсь, что это правильно.
Отвечает

Ваши сомнения справедливы. Для их разрешения покажем общий алгоритм правильных действий.

Рекомендуем начать с изучения положения о представительстве. Такие положения могут быть типовыми, т.е. одинаковыми для всех представительств организации, которые открываются на территории государств – участников СНГ, а могут быть индивидуальными для каждого представительства и разрабатываться по мере их открытия в соответствующей стране.

В положении о зарубежных представительствах обычно в конце раздела 1 «Общие положения» устанавливается, что представительство имеет:

  • печать с обозначением собственного наименования;
  • общий бланк и бланки для письма на русском языке и языке государства пребывания (но могут быть предусмотрены и двуязычные бланки).

В этом случае головной офис организации обеспечивает утверждение всех видов бланков и единообразное их проектирование по типовому образцу.

При проектировании бланков представительства в странах СНГ необходимо учитывать, что «рабочим языком Содружества является русский язык»1. А правила проектирования бланков закрепляются:

  • в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
  • Методических рекомендациях по его применению (Росархив, ВНИИДАД. М., 2018; далее – Методические рекомендации), а также
  • в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция).

Бланк приказа, который используется для документирования внутренней распорядительной деятельности представительства, проектируется с оформлением реквизитов на русском языке. Тем более что обычно исполненные приказы, в т.ч. и приказы по личному составу, сформированные в дела, передаются в архив вышестоящей организации. Заметим, что если в представительстве работают граждане страны пребывания, то вопрос об архивном хранении документов по личному составу решается в каждой стране по-разному.

Общий бланк представительства, на котором могут быть оформлены документы любого вида, кроме писем, может оформляться только на русском языке или как двуязычный (на русском и на государственном языке страны пребывания). Двуязычный бланк необходим, когда на нем предусмотрено оформление официальных заявлений представительства, издание локальных нормативных актов, подлежащих опубликованию на официальном сайте представительства, официальному опубликованию во входной зоне и т.п. Несмотря на статус русского языка как рабочего языка СНГ, необходимо учитывать функцию коммуникации и обеспечить быстроту восприятия документа его читателями. В двуязычном общем бланке предпочтительным является такое расположение, при котором на одинаковом уровне:

  • в верхнем левом углу оформляются реквизиты на русском языке,
  • а в верхнем правом – на государственном языке страны пребывания.

При этом эмблему организации (если таковая имеется) можно разместить единожды в середине верхнего поля бланка. См. Пример 1.

Пример 1. Двуязычный бланк конкретного вида документа (например, приказа)

При использовании общего бланка для издания документов в каждом конкретном случае исполнитель решает вопрос, необходимо ли дублировать на государственном языке страны пребывания реквизиты «наименование вида документа», «место составления (издания)». Географическое наименование места издания на государственом языке страны пребывания оформить легко, а вот в наименовании вида документа терминология может не совпасть. Если дублирование этих реквизитов на разных языках вызвано необходимостью, то данные реквизиты оформляются друг под другом, а не на одинаковом уровне. Поэтому не советуем механически копировать пример из п. 6.12 Методических рекомендаций, в котором наименование вида документа на государственном языке республики в составе Российской Федерации расположено неправильно.

Двуязычные общие бланки используются достаточно редко, потому что на их основе гораздо экономичнее сразу проектировать бланки конкретных видов документов: бланк приказа, бланк протокола, бланк акта и т.п.

При ведении переписки самой главной становится функция коммуникации. Поэтому при проектировании бланка для писем совершенно необходимо сделать 2 его варианта:

  1. Бланк письма на рабочем русском языке СНГ для переписки с подразделениями органов управления СНГ в конкретном государстве, для переписки со своей вышестоящей организацией, для переписки с русскоговорящими гражданами и представителями общественных организаций и т.п. Он проектируется по обычным правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 с предпочтительным угловым расположением реквизитов (рисунок В.2).
  2. Двуязычный бланк письма для ведения переписки с официальными органами, организациями и гражданами страны пребывания. При его проектировании возможно руководствоваться п. 6.8 и рисунком В.8 из ГОСТ Р 7.0.97-2016. Обратите внимание и на п. 6.12 Методических рекомендаций по внедрению этого стандарта, в котором приводится пример двуязычного бланка (на русском и английском языках) и сделано напоминание о том, что в каждой стране действуют свои правила оформления почтовых адресов, которые необходимо учитывать не только в реквизите «адресат», но и при оформлении справочных данных о представительстве.

Предпочтительным в двуязычном бланке письма является расположение реквизитов, при котором на одинаковом уровне в верхнем левом углу оформляются реквизиты на русском языке, а справа – на государственном языке страны пребывания. См. Пример 2.

Пример 2. Двуязычный бланк письма

Такие виды бланков и специфику их применения рекомендуем закрепить в Инструкции по делопроизводству организации.

Сноски 1

  1. Статья 35 Устава СНГ, утв. Советом Глав государств 22.01.1993. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Отметка о приложении на пересылаемом документе

Если служебное письмо состоит из сопроводительного письма + приложения к нему, нужно ли в самом приложении к письму в верхнем правом углу указывать «Приложение...» по аналогии с приложениями к распорядительным документам? То, что в сопроводительном письме отметка о приложении ниже текста с указанием листов и экземпляров должна быть, это понятно.

Деловая переписка с партнерами из Турции

В этом номере журнала продолжаем тему деловой переписки со странами Глобального Юга – на сей раз речь пойдет о Турции. Показываем состав, правила оформления и схему расположения реквизитов делового письма, принятого в этой стране. Даем примеры отдельных распространенных формулировок и целого письма.

Кому адресовать ответное письмо?

Часто письмо приходит за подписью руководителя организации, а ответ просят направить по адресу электронной почты исполнителя. Кого указывать в адресате в данном случае, ведь письмо-ответ подписывает первый руководитель?

Как указать справочные данные об организации на бланке письма

Даем необходимый ликбез по составу сведений об организации на бланке письма. Как правильно написать юридический и почтовый адреса, телефон и факс, сайт и электронную почту, идентификационные коды и банковские реквизиты. Что из этого не могут указывать госорганы и органы местного самоуправления. Что предписывают нормативные документы и какая практика сложилась. Какие сложности с адресом надо учитывать (юридические последствия, порядок элементов адреса, возможные сокращения). Как использовать знаки препинания.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.