Бланки документов представительств организации в странах СНГ

Ваши сомнения справедливы. Для их разрешения покажем общий алгоритм правильных действий.

Рекомендуем начать с изучения положения о представительстве. Такие положения могут быть типовыми, т.е. одинаковыми для всех представительств организации, которые открываются на территории государств – участников СНГ, а могут быть индивидуальными для каждого представительства и разрабатываться по мере их открытия в соответствующей стране.

В положении о зарубежных представительствах обычно в конце раздела 1 «Общие положения» устанавливается, что представительство имеет:

• печать с обозначением собственного наименования;
• общий бланк и бланки для письма на русском языке и языке государства пребывания (но могут быть предусмотрены и двуязычные бланки).

В этом случае головной офис организации обеспечивает утверждение всех видов бланков и единообразное их проектирование по типовому образцу.

При проектировании бланков представительства в странах СНГ необходимо учитывать, что «рабочим языком Содружества является русский язык»¹. А правила проектирования бланков закрепляются:

• в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
• Методических рекомендациях по его применению (Росархив, ВНИИДАД. М., 2018; далее – Методические рекомендации), а также
• в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция).

Бланк приказа, который используется для документирования внутренней распорядительной деятельности представительства, проектируется с оформлением реквизитов на русском языке. Тем более что обычно исполненные приказы, в т.ч. и приказы по личному составу, сформированные в дела, передаются в архив вышестоящей организации. Заметим, что если в представительстве работают граждане страны пребывания, то вопрос об архивном хранении документов по личному составу решается в каждой стране по-разному.

Общий бланк представительства, на котором могут быть оформлены документы любого вида, кроме писем, может оформляться только на русском языке или как двуязычный (на русском и на государственном языке страны пребывания). Двуязычный бланк необходим, когда на нем предусмотрено оформление официальных заявлений представительства, издание локальных нормативных актов, подлежащих опубликованию на официальном сайте представительства, официальному опубликованию во входной зоне и т.п. Несмотря на статус русского языка как рабочего языка СНГ, необходимо учитывать функцию коммуникации и обеспечить быстроту восприятия документа его читателями. В двуязычном общем бланке предпочтительным является такое расположение, при котором на одинаковом уровне:

• в верхнем левом углу оформляются реквизиты на русском языке,
• а в верхнем правом – на государственном языке страны пребывания.

При этом эмблему организации (если таковая имеется) можно разместить единожды в середине верхнего поля бланка. См. Пример 1.

При использовании общего бланка для издания документов в каждом конкретном случае исполнитель решает вопрос, необходимо ли дублировать на государственном языке страны пребывания реквизиты «наименование вида документа», «место составления (издания)». Географическое наименование места издания на государственом языке страны пребывания оформить легко, а вот в наименовании вида документа терминология может не совпасть. Если дублирование этих реквизитов на разных языках вызвано необходимостью, то данные реквизиты оформляются друг под другом, а не на одинаковом уровне. Поэтому не советуем механически копировать пример из п. 6.12 Методических рекомендаций, в котором наименование вида документа на государственном языке республики в составе Российской Федерации расположено неправильно.

Двуязычные общие бланки используются достаточно редко, потому что на их основе гораздо экономичнее сразу проектировать бланки конкретных видов документов: бланк приказа, бланк протокола, бланк акта и т.п.

При ведении переписки самой главной становится функция коммуникации. Поэтому при проектировании бланка для писем совершенно необходимо сделать 2 его варианта:

1. Бланк письма на рабочем русском языке СНГ для переписки с подразделениями органов управления СНГ в конкретном государстве, для переписки со своей вышестоящей организацией, для переписки с русскоговорящими гражданами и представителями общественных организаций и т.п. Он проектируется по обычным правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 с предпочтительным угловым расположением реквизитов (рисунок В.2).
2. Двуязычный бланк письма для ведения переписки с официальными органами, организациями и гражданами страны пребывания. При его проектировании возможно руководствоваться п. 6.8 и рисунком В.8 из ГОСТ Р 7.0.97-2016. Обратите внимание и на п. 6.12 Методических рекомендаций по внедрению этого стандарта, в котором приводится пример двуязычного бланка (на русском и английском языках) и сделано напоминание о том, что в каждой стране действуют свои правила оформления почтовых адресов, которые необходимо учитывать не только в реквизите «адресат», но и при оформлении справочных данных о представительстве.

Предпочтительным в двуязычном бланке письма является расположение реквизитов, при котором на одинаковом уровне в верхнем левом углу оформляются реквизиты на русском языке, а справа – на государственном языке страны пребывания. См. Пример 2.

Такие виды бланков и специфику их применения рекомендуем закрепить в Инструкции по делопроизводству организации.