Top.Mail.Ru

В Акт об уничтожении документов примечание к сроку хранения из Перечня переносить?

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, в каком нормативном правовом акте есть указание о том, что в графе «Примечания» Акта о выделении к уничтожению документов не пишутся уточняющие сроки хранения из примечания Перечней? Например, к статье 277 Перечня 2019 года1 к сроку хранения 5 лет есть примечание (1): «При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу». В Правилах организации хранения 2015 года в пункте 4.11 есть только указание об отметке ЭПК (ЭК), которая в акте не приводится.
Отвечает

Этот нормативный правовой акт вы назвали сами – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)2. Если читать Правила 2015 г. аналитически, то ответ на Ваш вопрос мы найдем – будем отталкиваться от правил проведения экспертизы ценности, с каждым ее этапом сроки хранения документов определяются все более конкретно. А прямого ответа на Ваш вопрос про «Примечание» из Перечня ни в каком нормативном правовом акте или методическом документе, действительно, нет.

Первый этап экспертизы ценности документов осуществляется в процессе разработки номенклатуры дел, когда в первый раз документам и делам, которые еще только должны возникнуть в следующем календарном году, присваиваются сроки хранения. На этом этапе в номенклатуру дел, например, на 2020 год вносятся конкретные заголовки дел так, как это показано в Примере 1.

Пример 1. Фрагмент номенклатуры дел на 2020 год (до окончания 2020 г. графа «Кол-во дел» не заполняется)

Сроки хранения, установленные вступившим в силу Перечнем 2019 г., обязательны для исполненных в 2020 году документов, которые потом еще несколько лет будут находиться на текущем оперативном хранении в бухгалтерии. За этот период бухгалтерия сдаст все необходимые виды отчетности, пройдет все проверки (прежде всего, в рамках налогового контроля).

И в 2026 году3 эти документы будут проходить экспертизу ценности на втором ее этапе, когда на основании номенклатуры дел на 2020 год будут проверяться состав дел и их обложки, а также составляться (п. 4.10, 4.11, 4.16, 4.32 Правил 2015 г.):

  • описи дел для передачи на архивное хранение и
  • акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Это должно делаться силами бухгалтерии под методическим руководством архива (или службы ДОУ). Ответственный за делопроизводство в бухгалтерии, оформляя описи и акт, переносит в них сроки хранения из соответствующей графы номенклатуры дел (а не из графы «примечание» типового перечня) – см. Примеры 1 и 2. При этом он уже точно должен знать, что все проверки в отношении этих документов состоялись, что при необходимости данные дела представлялись для доказательства совершения хозяйственных операций, что споров по ним нет. Поэтому текст из графы «Примечания» номенклатуры дел в одноименную графу акта о выделении к уничтожению не переносится – данные обстоятельства просто фактически проверяются сотрудниками бухгалтерии на данном этапе экспертизы ценности документов. А экспертная комиссия организации, рассматривая годовые разделы описей и акт4 на своем заседании, осуществляет таким образом контроль за проведением экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Пример 2. Фрагмент акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в 2026 г. здесь отражены документы из номенклатуры дел 2020 г., показанной в Примере 1)

Ну а третий этап экспертизы ценности происходит уже в архиве организации, когда решается вопрос о подготовке дел к передаче на хранение в государственный или муниципальный архив, если организация является источником его комплектования.

Сноски 3

  1. Далее – Правила 2015 г. Вернуться назад
  2. По крайней мере не ранее 2026 года, т.к. для документов, законченных делопроизводством в 2020 г., первым годом исчисления срока хранения будет 2021 г., а пятым – 2025 г., поэтому начиная с января 2026 их можно выделять к уничтожению. Вернуться назад
  3. На основании акта, составленного в бухгалтерии, служба делопроизводства в 2026 году будет готовить сводный акт для рассмотрения на заседании экспертной комиссии организации. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Что делать, если опись дел утрачена?

Разбираем ситуацию, когда единицы хранения на месте, но отсутствует учетный документ – годовой раздел описи дел, по которому они были переданы в архив организации. Показываем алгоритм действий для источников и неисточников комплектования: где искать опись и как восстановить документ, если его все-таки не нашли, что отразить в предисловии к описи.

Новый ГОСТ вместо ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Вступает в силу обновленный терминологический стандарт. Один из его ключевых разработчиков комментирует внесенные изменения: на какую нормативную базу опирались, как и у каких ключевых терминов изменились определения, что появилось и что изъяли. Терминология закладывает фундамент нормативного регулирования и практической работы. Например, обратите внимание на термин «архивный документ», потому что на архивные документы не распространяются требования закона о защите персональных данных, что существенно облегчает работу с ними (вас порадует, что таковыми признаются не только те, что лежат в архиве). Появилось и обновилось много терминов, связанных с применением информационных технологий. Однако определение «электронного документа» было изъято. Самые важные изменения терминологического ГОСТа автор систематизировал и объяснил в данной статье (для наглядности комментируемые и связанные с ними понятия приводятся в таблицах, что помогает сразу сориентироваться в них).

Составление описи дел (часть 2)

Продолжаем подробный разговор об оформлении описи дел – показываем все на примере описи дел по личному составу. В этом номере журнала разбираем правила оформления табличной части, где описываются все единицы хранения (дела / тома), подлежащие передаче в архив: как заполнить каждую графу описи дел и как эти сведения соотносятся с зафиксированными на обложке дела и в листе-заверителе; тонкости уточнения в описи заголовка дела (впервые сформулированного в номенклатуре дел); когда срок хранения дела не получится просто перенести из номенклатуры дел в опись; что фиксируется в примечании. Как заполнить итоговую запись к описи. Кто в каком порядке подписывает, согласовывает и утверждает опись.

Служба ДОУ оформляет акт на уничтожение документов разных лет

За основу можно взять рекомендованную форму акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (из архивных Правил 2023 года). Ее можно использовать для оформления уничтожения документов с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях, в нее можно включить документы нескольких подразделений за несколько лет. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Акты: оформляем по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций

Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 и исправлением их ошибок. В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов акта для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – представителями разных организаций). Показали лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его бланки, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Конфиденциальные документы в номенклатуре дел

Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать ­отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.