Сначала ответим на 1-й вопрос. Ситуацию вы понимаете в основном правильно, но некоторые уточнения все-таки требуются.
Упомянутые вами утвержденные СЗВ-формы сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах и о страховом стаже (периодах работы), формы описей АДВ (включая корректирующие описи АДВ-6-5 к СЗВ-4) действовали в разные периоды времени, отменялись, оптимизировались и хранились в архивах организаций (у страхователей) обычно как комплекс: сведения по установленной форме по пачкам + опись по установленной форме к каждой пачке (в т.ч. АДВ-6-4 и АДВ-6-5). На практике этому комплексу присваивался общий срок хранения по ст. 905 Перечня 2010 г. – 75 л. ЭПК или 50 л. в соответствии с Законом об архивном деле.
Статья 898 Перечня 2010 г. с 5-летним сроком хранения по отношению к форме сведений СЗВ-6-2 и описям АДВ-6-2 применялась редко, т.к. опытные работники кадровых служб и бухгалтеры, конечно же, руководствовались 6-летним сроком из Налогового кодекса РФ:
Фрагмент документа
Статья 23 «Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов)» Налогового кодекса РФ
...3.4. Плательщики страховых взносов обязаны:
...6) в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов;...
Но самое главное то, что 6-летний срок хранения исчислялся с даты (года) назначения пенсии застрахованному лицу (это был последний год использования данных сведений), поэтому долговременный 50-летний срок хранения в составе комплексов документов был вполне оправданным. Базовые информационные ресурсы (реестры) ПФР начали формироваться только с конца 1990-х годов, и территориальные отделения ПФР часто запрашивали (да и сейчас запрашивают) недостающие и корректирующие сведения о страховых взносах и страховом стаже работников за прошлые годы, которые необходимо было представлять по той утвержденной форме, которая действовала в соответствующий период сдачи отчетности.
Поэтому всю отчетность по ранее действующим формам СЗВ рекомендуем пока продолжать хранить в течение 75/50 лет. Увеличивать сроки хранения разрешается, и организация не должна забывать о своей социальной ответственности перед работниками – обеспечение сохранности таких документов защитит будущие права работников.
Конечно, достоверность и надежность сведений о пенсионном страховании работников в реестрах ПФР будет постоянно наращиваться. Именно на это и нацелен срок хранения в ст. 624 Перечня 2019 г.:
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Теперь ответим на 2-й вопрос.
Разъяснения Росархива потребовались потому, что в соответствии с приказом Минкультуры от 17.12.2019 № 1964 Перечень 2010 г. утратил силу. И если вы до 18 февраля 2020 г. не успели утвердить описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения и акты о выделении документов и дел к уничтожению за 2016–2018 годы в 2020 году, то их придется пересматривать и оформлять заново. Они должны быть подготовлены к согласованию ЭК и утверждению первым руководителем со сроками и номерами статей, установленными новым Перечнем 2019 г.
Период 2016–2018 годы вытекает из п. 4.1 архивных Правил 2015 г., в котором закрепляется цикл передачи документов на архивное хранение: «...не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве».
Поэтому новые сроки хранения документам (индивидуального) персонифицированного учета вы можете спокойно присваивать только начиная с 2016 года, если вы только сейчас проводите экспертизу их ценности.
Рекомендуем быть осторожными с выделением к уничтожению документов в бумажной форме за периоды начиная с 1998 года, потому что по ст. 905 Перечня 2010 г. они должны храниться 75 л. ЭПК или 50 л. в соответствии с законом об архивном деле.
Если в организации хранятся электронные копии переданных сведений (по пачкам и с описями к каждой пачке), то в течение 22 лет необходимо было проверять их сохранность, воспроизводимость, осуществлять миграцию в архивную часть новой кадровой или бухгалтерской системы, резервировать и т.п. Доказательное хранение документов в бумажной форме обходится дешевле.
По мере развития реестров ПФР, накопления опыта электронного взаимодействия с фондом, при полном отсутствии запросов территориальных отделений ПФР о дополнительных, корректирующих или подтверждающих сведениях вы сможете в будущем вернуться к вопросу экспертизы ценности документов персонифицированного учета, которые хранятся в архиве в бумажной форме, начиная с 1998 г. Просто в связи со вступлением в силу нового Перечня 2019 г. уничтожать данные документы нельзя. Вспомните о социальной ответственности перед работниками.
