Заголовки томов одного дела различаются. Допустимо ли это? Каким будет заголовок дела в номенклатуре дел?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 01 / 2010

Вопрос

Допустимо ли, чтобы заголовки томов одного дела различались? Например, дело «Счета за 2007 год» имеет том № 1 «Счета за 2007 год. Январь», том № 2 «Счета за 2007 год. Февраль» и т.д. Как в таком случае будет выглядеть заголовок дела в номенклатуре дел? Заранее спасибо за ответ!

Отвечает

Наталья Храмцовская

к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Согласно нашему классическому определению «номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке».

В Вашем случае в номенклатуру в качестве одной позиции включается наименование дела «Счета за текущий год». Если заранее известно, по какому принципу формируются тома дела (например, по месяцам), то эту информацию, для удобства работы с документами, можно включить в примечание.

В оперативной работе иметь даже десяток дел с одним названием неудобно, поэтому к общему заголовку дела можно и нужно добавить уточняющие данные: в данном случае – месяц года. Однако это могут быть и другие данные, по которым можно однозначно определить, в каком томе находится нужный документ, например, наименование контрагента, вид счета и т.д.