Как документировать удаление скан-копий в СЭД?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 03 / 2010

Вопрос

Здравствуйте, уважаемые специалисты. На работе столкнулся со следующей проблемой. У нас имеется система электронного документооборота (СЭД), в которой регистрируются все документы (в качестве самих документов выступают их сканированные копии). Сейчас встал вопрос об их удалении. Можно ли зарегистрировать в СЭД сформированный акт об уничтожении (его сканированную копию)? Достаточно ли этого? Как составить такой документ? Не противоречит ли это правилам? Я просмотрел правила работы архивов организаций, но ничего по этому поводу не нашел. Такое ощущение, что это оставляют на усмотрение самой организации.

Отвечает

Наталья Храмцовская

к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

На электронные документы необходимо распространить тот же порядок проведения уничтожения, что существует у нас для бумажных документов. Прежде всего необходимо обратить внимание на документирование данной процедуры. Использовать для этого можно акт о выделении документов к уничтожению.

Надо разобраться, что Вы уничтожаете. С моей точки зрения, это могут быть:

– электронные копии бумажных документов;

– электронная регистрационная картотека документов.

Уничтожение электронных копий вопросов не вызывает. А вот сможете ли Вы обойтись без электронной картотеки, наверное, стоит подумать.

Поскольку Вы собираетесь уничтожать электронные копии бумажных документов (скорее всего, незаверенные), то имеет смысл сослаться на соответствующий пункт Перечня документов с указанием сроков хранения. Эту информацию, а также метод уничтожения электронных документов нужно будет указать в акте.
Акт следует оформить на бумаге, поскольку в случае проверок Вам нужно будет предъявить подлинник. Отсканированная копия акта, как и остальные документы Вашей организации, может быть зарегистрирована и сохранена в СЭД.