Что делать, если двум письмам присвоили одинаковый номер

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 03 / 2010

Вопрос

Вопрос 1: один и тот же исх. номер по ошибке был присвоен двум отдельным письмам, адресованным и отправленным разным предприятиям. Можно ли каким-то образом исправить данную ошибку и какие последствия могут быть? Вопрос 2: в журнале учета исходящей корреспонденции была допущена ошибка, в результате чего получилось два разных документа с одинаковым регистрационным номером, но с разными датами. Как это можно исправить, если документы были зарегистрированы 2 месяца назад, а ошибка только обнаружилась?

Отвечает

Наталья Храмцовская

к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

С моей точки зрения, предпринимать усилия по исправлению ошибки в нумерации исходящих писем нужно только в том случае, когда:

хотя бы одно письмо содержит критически важную для Вашей организации или Вашего контрагента информацию;
по другим реквизитам письма невозможно точно их однозначно идентифицировать, т.е. все остальные реквизиты писем также совпадают.