Правила формирования и оформления дел должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству организации. В ней же устанавливается порядок передачи дел в архив организации. Соответственно, работники архива организации могут отказать в приеме дел, если при их оформлении были нарушены требования инструкции по делопроизводству организации.
При написании раздела инструкции, посвященному оформлению дел, можно использовать приложение № 24 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. В данном приложении подробно излагаются требования по оформлению и подготовке дел к передаче в архив. Полный текст Методических рекомендаций со всеми приложениями опубликован на сайте Росархива по следующему адресу: http://archives.ru/methodics/instr-office-work.shtml
Фрагмент документа
Приложение № 24 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76
Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение
…Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
…Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
Итак, в зависимости от ценности документов и сроков хранения дел проводится полное или частичное их оформление. Действительно, дела долговременного хранения (свыше 10 лет) нужно прошивать в 4 прокола. А вот дела временного (до 10 лет) хранения для экономии средств и времени подлежат частичному (или упрощенному) оформлению, при котором допускается оставлять дела в папках-скоросшивателях, в мягких обложках, не нумеровать листы и т.д.
Отметим, что общих нормативных требований к оформлению дел временного (до 10 лет) хранения пока не содержится в правовых актах, действующих на федеральном уровне. Общие правила оформления дел временного (до 10 лет) хранения описаны только в документах, носящих методический (рекомендательный) характер. Поэтому если вы считаете необходимым к некоторым видам дел временного (до 10 лет) хранения предъявить более жесткие требования по оформлению, вы можете это сделать, закрепив их в своей инструкции по делопроизводству. Только перед этим нужно оценить, насколько будут целесообразны дополнительные затраты на оформление данных дел.
Каких-либо специфических требований для оформления дел временного хранения с бухгалтерскими документами не существует. Поэтому можно ориентироваться на требования нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу.
