Правила формирования и оформления дел должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству организации. В ней же устанавливается порядок передачи дел в архив организации. Соответственно, работники архива организации могут отказать в приеме дел, если при их оформлении были нарушены требования инструкции по делопроизводству организации.
При написании раздела инструкции, посвященному оформлению дел, можно использовать приложение № 24 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. В данном приложении подробно излагаются требования по оформлению и подготовке дел к передаче в архив. Полный текст Методических рекомендаций со всеми приложениями опубликован на сайте Росархива по следующему адресу: http://archives.ru/methodics/instr-office-work.shtml
Приложение № 24 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76
Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение
…Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
…Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
Итак, в зависимости от ценности документов и сроков хранения дел проводится полное или частичное их оформление. Действительно, дела долговременного хранения (свыше 10 лет) нужно прошивать в 4 прокола. А вот дела временного (до 10 лет) хранения для экономии средств и времени подлежат частичному (или упрощенному) оформлению, при котором допускается оставлять дела в папках-скоросшивателях, в мягких обложках, не нумеровать листы и т.д.
Отметим, что общих нормативных требований к оформлению дел временного (до 10 лет) хранения пока не содержится в правовых актах, действующих на федеральном уровне. Общие правила оформления дел временного (до 10 лет) хранения описаны только в документах, носящих методический (рекомендательный) характер. Поэтому если вы считаете необходимым к некоторым видам дел временного (до 10 лет) хранения предъявить более жесткие требования по оформлению, вы можете это сделать, закрепив их в своей инструкции по делопроизводству. Только перед этим нужно оценить, насколько будут целесообразны дополнительные затраты на оформление данных дел.
Каких-либо специфических требований для оформления дел временного хранения с бухгалтерскими документами не существует. Поэтому можно ориентироваться на требования нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Есть ли какой-то установленный срок для закрытия номенклатуры дел? Сбились с ног, уговаривая структурные подразделения заполнить графу «Количество дел» в номенклатуре – ведь без этой графы не получится составить итоговую запись!
Ответьте, пожалуйста, корректно ли внесение в штатное расписание организации двойной должности, в наименовании которой две должности указаны через запятую? Например, «Первый заместитель главы администрации, начальник управления». Если это некорректно, поясните, пожалуйста, на какие нормативные акты можно сослаться для внесения изменений в наименование должности либо каким образом просто парировать аргумент «покажите, где написано, что так нельзя?!»
В дело сформированы документы, созданные на бумаге формата А3. А поскольку папка-обложка имеет формат А4, то «не влезающие» в папку края документов складывались таким образом, чтобы документ привести к формату А4. В результате толщина дела получилась более 6 сантиметров. Неужели надо расшивать?
В журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12` 2019 в статье «Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций» автора Веры Иритиковой написано: «...в конце заголовка точка не ставится, заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются...» А можно уточнить пункт ГОСТа 2016 года, где написано о том, что заголовок не берется в кавычки? Я не смогла эту информацию найти ни в ГОСТе 2016 года, ни в новой его версии 2025 года. У нас на работе на принцип идут: действуют с точки зрения грамматики, когда названия нужно заключать в кавычки.
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
