Работник не сообщил об изменении персональных данных

Вопрос
Можно ли привлечь к дисциплинарной ответственности работника за то, что он не сообщил об изменении своих персональных данных? Если можно, то где и как это прописать (в трудовом договоре, ЛНА)? Или прописывать ничего не нужно, ответственность по умолчанию у работника будет?
Отвечает

Организация может привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за отсутствие сведений об изменениях персональных данных, если такая возможность закреплена в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте (ЛНА) работодателя.

При трудоустройстве сотрудник представляет работодателю необходимые документы, содержащие его персональные данные. Такими документами являются паспорт, военный билет, диплом и другие (ст. 65 ТК РФ). В каждой компании существует своя политика обработки персональных данных работников, которая разрабатывается с соблюдением всех норм действующего законодательства РФ и закрепляется в локальном нормативном акте. Обычно получают письменное согласие у каждого работника на обработку его персональных данных. Напомним, что с 01.03.2021 работодатель должен получать с работника еще и согласие на распространение персональных данных, если таковое имеет место.

Вместе с тем трудовое законодательство не содержит обязанность сотрудников в определенный срок представлять работодателю информацию об изменении своих персональных данных. Тем более в нем не регламентирована ответственность за непредставление таких сведений.

Связанный материал
Штрафы за нарушения в области персональных данных увеличили в 2 раза
01 мая 2021

См. новость «Штрафы за нарушения в области персональных данных увеличили в 2 раза» в № 5’ 2021

Связанный материал
Как оформить согласие на обработку персональных данных
№ 05 / 2021

См. статью «Как оформить согласие на обработку персональных данных» в № 5’ 2021, где объясняем, в какой форме это можно сделать, и даем несколько образцов этого документа

Связанный материал
Согласие работника на обработку персональных данных: ответы на 7 главных вопросов
№ 05 / 2021

См. статью «Согласие работника на обработку персональных данных: ответы на 7 главных вопросов» в № 5’ 2021

Связанный материал
Организация работы с персональными данными службой делопроизводства
№ 06 / 2021

См. статью «Организация работы с  персональными данными службой делопроизводства» в № 6’ 2021

Однако организация вправе самостоятельно обязать работников сообщать о смене паспортных и иных данных путем закрепления соответствующего правила:

  • в трудовом договоре,
  • коллективном договоре или
  • локальном нормативном акте организации (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 9 ТК РФ)1.

Таким локальным актом может быть Положение об обработке персональных данных2. Именно в этом документе закрепляется понятие персональных данных, их перечень, порядок обработки и ответственность за несоблюдение требований Положения применительно к конкретной организации. Поэтому в указанном ЛНА работодатель вправе возложить на сотрудников обязанность информировать компанию об изменении своих личных данных в определенный срок. Приведем возможный вариант такой формулировки.

Пример 1. Формулировка в ЛНА об обязанности работников сообщать работодателю об изменениях персональных данных

Таким образом, работодатель вправе самостоятельно закрепить обязанность сотрудников уведомлять организацию об изменении своих персональных данных. В случае нарушения установленных правил, работодатель вправе наказать провинившегося работника и применить к нему дисциплинарное взыскание в виде замечания, выговора или увольнения (ст. 192 ТК РФ).

При этом не следует забывать о порядке применения дисциплинарных взысканий, установленном в трудовом законодательстве (ст. 193 ТК РФ). Возможность применения наказания также рекомендуем зафиксировать в том же локальном нормативном акте (см. знак «!» в Примере 1).

Сноски 2

  1. Вопрос № 2 Обзора актуальных вопросов от работников и работодателей за февраль 2018 года (https://онлайнинспекция.рф/analytics/show/24). Вернуться назад
  2. Название документа, устанавливающего порядок обработки персональных данных, в каждой организации может отличаться, что не является ошибкой. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Оформите годовую подписку 2022 в октябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Организация работы с персональными данными службой делопроизводства

Изменения Закона о персональных данных – это повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Что стоит сделать службе делопроизводства совместно с кадровой службой: какие приказы и ЛНА проверить, какие формы документов утвердить (опубликовали образцы новой разновидности согласия (на распространение персданных) и отзыва согласия). Описана современная лучшая практика работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных: кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив). Сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных (с примером отражения в номенклатуре дел и оптимальной систематизацией документов внутри дела).

Как оформить согласие на обработку персональных данных

Что изменилось с 1 марта 2021 г. В какой форме может быть оформлено согласие на обработку персональных данных: отдельный документ; включение в анкету, заявление, договор; подписание на сайте путем нажатия кнопки и введения полученного пароля. В каких случаях и какой форме необходимо получать согласие на распространение персданных. Приводим образцы согласий работников, в т.ч. для ситуации, когда данные передаются сторонней организации при аутсорсинге бухгалтерского и кадрового учета. Показываем, что стоит включить в согласие, если оно оформляется на этапе проведения собеседований с кандидатами.

Согласие работника на обработку персональных данных: ответы на 7 главных вопросов

Даем ответы на самые распространенные вопросы. Всегда ли необходимо согласие работника на обработку персональных данных? Оказывается, что нет. Что должно содержать в себе письменное согласие на обработку персональных данных? Чем грозит неоформление или неправильное оформление согласия? За каждого ли работника, у которого не взято согласие, работодателя могут оштрафовать на 75 000 рублей? Требуется ли согласие на обработку персональных данных, содержащихся в резюме соискателя? Можно ли включить согласие в текст заключаемого трудового договора? Как работодатель может воспрепятствовать работнику отказаться дать или отозвать согласие на обработку персональных данных?

Что относится к персональным данным

Перечисляем сведения о человеке, которые проверяющие и суды точно относят к персональным данным (Ф.И.О., полный адрес проживания и др.), а также те, по которым однозначной позиции не сформировано, поэтому их на всякий случай тоже стоит включать в согласие на обработку персональных данных и обезличивать при выдаче копий документов (телефон, образование и др.). Примечательно, что паспортные данные отнесены к персональным данным, а ИНН – нет, фотографии – отнесены, а видеосъемка – не всегда. Объясняем, какие сетевые данные (IP-адрес, файлы cookie и др.), сведения о зарплате и условиях работы, состоянии здоровья уже стали признаваться персональными данными. Раскрываем тенденции последнего времени, которые диктуются борьбой с COVID-19 и развитием интернет-технологий.

Организация работы с персональными данными службой делопроизводства

Изменения Закона о персональных данных – это повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Что стоит сделать службе делопроизводства совместно с кадровой службой: какие приказы и ЛНА проверить, какие формы документов утвердить (опубликовали образцы новой разновидности согласия (на распространение персданных) и отзыва согласия). Описана современная лучшая практика работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных: кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив). Сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных (с примером отражения в номенклатуре дел и оптимальной систематизацией документов внутри дела).

Как оформить согласие на обработку персональных данных

Что изменилось с 1 марта 2021 г. В какой форме может быть оформлено согласие на обработку персональных данных: отдельный документ; включение в анкету, заявление, договор; подписание на сайте путем нажатия кнопки и введения полученного пароля. В каких случаях и какой форме необходимо получать согласие на распространение персданных. Приводим образцы согласий работников, в т.ч. для ситуации, когда данные передаются сторонней организации при аутсорсинге бухгалтерского и кадрового учета. Показываем, что стоит включить в согласие, если оно оформляется на этапе проведения собеседований с кандидатами.

Согласие работника на обработку персональных данных: ответы на 7 главных вопросов

Даем ответы на самые распространенные вопросы. Всегда ли необходимо согласие работника на обработку персональных данных? Оказывается, что нет. Что должно содержать в себе письменное согласие на обработку персональных данных? Чем грозит неоформление или неправильное оформление согласия? За каждого ли работника, у которого не взято согласие, работодателя могут оштрафовать на 75 000 рублей? Требуется ли согласие на обработку персональных данных, содержащихся в резюме соискателя? Можно ли включить согласие в текст заключаемого трудового договора? Как работодатель может воспрепятствовать работнику отказаться дать или отозвать согласие на обработку персональных данных?

Что относится к персональным данным

Перечисляем сведения о человеке, которые проверяющие и суды точно относят к персональным данным (Ф.И.О., полный адрес проживания и др.), а также те, по которым однозначной позиции не сформировано, поэтому их на всякий случай тоже стоит включать в согласие на обработку персональных данных и обезличивать при выдаче копий документов (телефон, образование и др.). Примечательно, что паспортные данные отнесены к персональным данным, а ИНН – нет, фотографии – отнесены, а видеосъемка – не всегда. Объясняем, какие сетевые данные (IP-адрес, файлы cookie и др.), сведения о зарплате и условиях работы, состоянии здоровья уже стали признаваться персональными данными. Раскрываем тенденции последнего времени, которые диктуются борьбой с COVID-19 и развитием интернет-технологий.