Top.Mail.Ru

Работник не сообщил об изменении персональных данных

Вопрос
Можно ли привлечь к дисциплинарной ответственности работника за то, что он не сообщил об изменении своих персональных данных? Если можно, то где и как это прописать (в трудовом договоре, ЛНА)? Или прописывать ничего не нужно, ответственность по умолчанию у работника будет?
Отвечает

Организация может привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за отсутствие сведений об изменениях персональных данных, если такая возможность закреплена в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте (ЛНА) работодателя.

При трудоустройстве сотрудник представляет работодателю необходимые документы, содержащие его персональные данные. Такими документами являются паспорт, военный билет, диплом и другие (ст. 65 ТК РФ). В каждой компании существует своя политика обработки персональных данных работников, которая разрабатывается с соблюдением всех норм действующего законодательства РФ и закрепляется в локальном нормативном акте. Обычно получают письменное согласие у каждого работника на обработку его персональных данных. Напомним, что с 01.03.2021 работодатель должен получать с работника еще и согласие на распространение персональных данных, если таковое имеет место.

Вместе с тем трудовое законодательство не содержит обязанность сотрудников в определенный срок представлять работодателю информацию об изменении своих персональных данных. Тем более в нем не регламентирована ответственность за непредставление таких сведений.

Связанный материал
Штрафы за нарушения в области персональных данных увеличили в 2 раза
01 мая 2021

См. новость «Штрафы за нарушения в области персональных данных увеличили в 2 раза» в № 5’ 2021

Связанный материал
Как оформить согласие на обработку персональных данных
№ 05 / 2021

См. статью «Как оформить согласие на обработку персональных данных» в № 5’ 2021, где объясняем, в какой форме это можно сделать, и даем несколько образцов этого документа

Связанный материал
Согласие работника на обработку персональных данных: ответы на 7 главных вопросов
№ 05 / 2021

См. статью «Согласие работника на обработку персональных данных: ответы на 7 главных вопросов» в № 5’ 2021

Связанный материал
Организация работы с персональными данными службой делопроизводства
№ 06 / 2021

См. статью «Организация работы с  персональными данными службой делопроизводства» в № 6’ 2021

Однако организация вправе самостоятельно обязать работников сообщать о смене паспортных и иных данных путем закрепления соответствующего правила:

  • в трудовом договоре,
  • коллективном договоре или
  • локальном нормативном акте организации (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 9 ТК РФ)1.

Таким локальным актом может быть Положение об обработке персональных данных2. Именно в этом документе закрепляется понятие персональных данных, их перечень, порядок обработки и ответственность за несоблюдение требований Положения применительно к конкретной организации. Поэтому в указанном ЛНА работодатель вправе возложить на сотрудников обязанность информировать компанию об изменении своих личных данных в определенный срок. Приведем возможный вариант такой формулировки.

Пример 1. Формулировка в ЛНА об обязанности работников сообщать работодателю об изменениях персональных данных

Таким образом, работодатель вправе самостоятельно закрепить обязанность сотрудников уведомлять организацию об изменении своих персональных данных. В случае нарушения установленных правил, работодатель вправе наказать провинившегося работника и применить к нему дисциплинарное взыскание в виде замечания, выговора или увольнения (ст. 192 ТК РФ).

При этом не следует забывать о порядке применения дисциплинарных взысканий, установленном в трудовом законодательстве (ст. 193 ТК РФ). Возможность применения наказания также рекомендуем зафиксировать в том же локальном нормативном акте (см. знак «!» в Примере 1).

Сноски 2

  1. Вопрос № 2 Обзора актуальных вопросов от работников и работодателей за февраль 2018 года (https://онлайнинспекция.рф/analytics/show/24). Вернуться назад
  2. Название документа, устанавливающего порядок обработки персональных данных, в каждой организации может отличаться, что не является ошибкой. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Кто и как отвечает в организации за работу с персональными данными

Показываем, как оформить приказ о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, как можно прописать его обязанности в должностной инструкции. Как оформить перечень работников, допущенных к работе с персональными данными (приказ и формулировки для должностных инструкций). Какое наказание могут понести эти категории лиц в случае нарушений: штрафы для работников доходят до 800 000 руб., а для организаций – до 18 000 000 руб.(систематизировали варианты нарушений и административную ответственность за них в виде таблиц). Как их планируют еще ужесточить! В Уголовном кодексе дело дойдет до лишения свободы. Объясняем, кто подпадает под дисциплинарную, административную и уголовную ответственность.

Номер телефона сотрудника - это персональные данные?

С коллегами возник спор, является ли номер телефона сотрудника персональными данными и можем ли мы его запрашивать у сотрудника и указывать в кадровых документах. Например, в личном деле, в трудовом договоре, допсоглашении и пр. Помогите разобраться, чтобы ничего не нарушить.

Как документировать уничтожение персональных данных

Штраф за неуничтожение в заданные сроки персональных данных для организации сейчас доходит до 500 000 руб., и Госдума рассматривает законопроект о его увеличении в несколько раз! Поэтому давайте разберемся, в каких ситуациях, в какие сроки надо уничтожать персданные, как это документально подтвердить, сколько потом хранить такие доказательства. Правила документирования установлены Роскомнадзором – объясняем, что он требует. Показываем образцы приказа о создании комиссии, акта об уничтожении персданных, уведомления работника об уничтожении персональных данных, которые использовались неправомерно. Предлагаем формулировки для ЛНА о порядке уничтожения таких конфиденциальных сведений, для договоров об обязательстве контрагента уничтожить передаваемые ему персданные.

Примеры согласий работников на обработку персональных данных «на все случаи жизни» (часть 2)

Показываем, как составить 9 вариантов согласий работников на обработку их персональных данных: на обработку биометрических данных (при оформлении пропуска), персональных данных членов семьи работника, специальной категории персданных, их передачу третьим лицам или сбор у них, на распространение и др. Объясняем, когда требуется оформить отдельные согласия и как все-таки можно несколько согласий объединить в едином документе. Предупреждаем о крупных штрафах за ошибки. Приводим сроки хранения.

Кто и как отвечает в организации за работу с персональными данными

Показываем, как оформить приказ о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, как можно прописать его обязанности в должностной инструкции. Как оформить перечень работников, допущенных к работе с персональными данными (приказ и формулировки для должностных инструкций). Какое наказание могут понести эти категории лиц в случае нарушений: штрафы для работников доходят до 800 000 руб., а для организаций – до 18 000 000 руб.(систематизировали варианты нарушений и административную ответственность за них в виде таблиц). Как их планируют еще ужесточить! В Уголовном кодексе дело дойдет до лишения свободы. Объясняем, кто подпадает под дисциплинарную, административную и уголовную ответственность.

Как документировать уничтожение персональных данных

Штраф за неуничтожение в заданные сроки персональных данных для организации сейчас доходит до 500 000 руб., и Госдума рассматривает законопроект о его увеличении в несколько раз! Поэтому давайте разберемся, в каких ситуациях, в какие сроки надо уничтожать персданные, как это документально подтвердить, сколько потом хранить такие доказательства. Правила документирования установлены Роскомнадзором – объясняем, что он требует. Показываем образцы приказа о создании комиссии, акта об уничтожении персданных, уведомления работника об уничтожении персональных данных, которые использовались неправомерно. Предлагаем формулировки для ЛНА о порядке уничтожения таких конфиденциальных сведений, для договоров об обязательстве контрагента уничтожить передаваемые ему персданные.

Примеры согласий работников на обработку персональных данных «на все случаи жизни» (часть 2)

Показываем, как составить 9 вариантов согласий работников на обработку их персональных данных: на обработку биометрических данных (при оформлении пропуска), персональных данных членов семьи работника, специальной категории персданных, их передачу третьим лицам или сбор у них, на распространение и др. Объясняем, когда требуется оформить отдельные согласия и как все-таки можно несколько согласий объединить в едином документе. Предупреждаем о крупных штрафах за ошибки. Приводим сроки хранения.

Как оформить согласие на обработку персональных данных

Что изменилось с 1 марта 2021 г. В какой форме может быть оформлено согласие на обработку персональных данных: отдельный документ; включение в анкету, заявление, договор; подписание на сайте путем нажатия кнопки и введения полученного пароля. В каких случаях и какой форме необходимо получать согласие на распространение персданных. Приводим образцы согласий работников, в т.ч. для ситуации, когда данные передаются сторонней организации при аутсорсинге бухгалтерского и кадрового учета. Показываем, что стоит включить в согласие, если оно оформляется на этапе проведения собеседований с кандидатами.