Работник не сообщил об изменении персональных данных

Организация может привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за отсутствие сведений об изменениях персональных данных, если такая возможность закреплена в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте (ЛНА) работодателя.

При трудоустройстве сотрудник представляет работодателю необходимые документы, содержащие его персональные данные. Такими документами являются паспорт, военный билет, диплом и другие (ст. 65 ТК РФ). В каждой компании существует своя политика обработки персональных данных работников, которая разрабатывается с соблюдением всех норм действующего законодательства РФ и закрепляется в локальном нормативном акте. Обычно получают письменное согласие у каждого работника на обработку его персональных данных. Напомним, что с 01.03.2021 работодатель должен получать с работника еще и согласие на распространение персональных данных, если таковое имеет место.

Вместе с тем трудовое законодательство не содержит обязанность сотрудников в определенный срок представлять работодателю информацию об изменении своих персональных данных. Тем более в нем не регламентирована ответственность за непредставление таких сведений.

Однако организация вправе самостоятельно обязать работников сообщать о смене паспортных и иных данных путем закрепления соответствующего правила:

• в трудовом договоре,
• коллективном договоре или
• локальном нормативном акте организации (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 9 ТК РФ)¹.

Таким локальным актом может быть Положение об обработке персональных данных². Именно в этом документе закрепляется понятие персональных данных, их перечень, порядок обработки и ответственность за несоблюдение требований Положения применительно к конкретной организации. Поэтому в указанном ЛНА работодатель вправе возложить на сотрудников обязанность информировать компанию об изменении своих личных данных в определенный срок. Приведем возможный вариант такой формулировки.

Таким образом, работодатель вправе самостоятельно закрепить обязанность сотрудников уведомлять организацию об изменении своих персональных данных. В случае нарушения установленных правил, работодатель вправе наказать провинившегося работника и применить к нему дисциплинарное взыскание в виде замечания, выговора или увольнения (ст. 192 ТК РФ).

При этом не следует забывать о порядке применения дисциплинарных взысканий, установленном в трудовом законодательстве (ст. 193 ТК РФ). Возможность применения наказания также рекомендуем зафиксировать в том же локальном нормативном акте (см. знак «!» в Примере 1).