Top.Mail.Ru
Вопрос
Подскажите, пожалуйста, как должен располагаться реквизит «адресат», если на бланке присутствует эмблема организации? Текст должен начинаться на уровне эмблемы или на уровне названия организации?
Отвечает

Ваша мысль об экономном и рациональном расположении реквизитов при оформлении писем понятна. Конечно, наилучшим образом будет восприниматься адресатом краткий и емкий текст, который уместился на одном листе документа.

При угловом расположении реквизитов в бланке письма формально правильным является 1-й вариант, когда 1-я строка реквизита «адресат» оформляется на уровне первой строки наименования автора.

Автором письма может быть:

  • организация (оформляется реквизит «наименование организации – автора документа», как в показанном выше примере);
  • структурное подразделение, если его руководитель, например директор филиала, имеет право вести переписку (оформляется реквизит «наименование структурного подразделения – автора документа») или
  • должностное лицо, один из руководителей организации (оформляется реквизит «наименование должности лица – автора документа»).

Если в деятельности организации переписка составляет большой объем в документообороте, то для его оптимизации разрабатываются виды бланков с соответствующим обозначением автора документа на основе делегирования прав на ведение переписки:

  • бланк письма организации;
  • бланк письма структурного подразделения;
  • бланк письма должностного лица.

Так подробно мы анализируем виды бланков потому, что однозначный ответ на ваш вопрос следует из Схемы расположения реквизитов документов, которые закреплены в Приложении Б (справочном) к ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (см. Схему 1 далее). Схема представляет собой конструкционную сетку, нанесенную на лист бумаги формата А4, закрепляющую место расположения каждого реквизита, который может входить в типовой формуляр того или иного вида документа, принадлежащего к системе организационно-распорядительной документации.

Схема 1. Из ГОСТ Р 7.0.97-2016 рисунок Б.1 «Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка»

На Схеме 1 мы видим, что реквизиты 05 «наименование организации – автора документа» и 15 «адресат» располагаются в разных зонах, но имеют одну и ту же верхнюю границу, которая проходит ниже верхнего обреза листа на 20 мм (3 + 17).

И, наконец, обратите внимание, в какой зоне должна располагаться эмблема организации – реквизит 02. На Схеме 1 видно, что с отступом 3 мм от верхнего края листа бумаги начинается верхнее поле документа (или бланка документа) высотой всего 17 мм, на котором и должна быть оформлена эмблема организации. И если она по размеру достаточно крупная, то разрешается для ее размещения использовать зоны, находящиеся ниже. Зоны для размещения реквизитов на Схеме 1 специально ограничены пунктирными линиями, что означает возможность их сдвига вверх-вниз и направо-налево.

Есть еще один вопрос, связанный с проектированием бланка вашей организации. Рекомендуем обратить внимание на раздел 6 «Бланки документов» Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97 – 2016, где содержится прямая рекомендация по проектированию двуязычных бланков:

Фрагмент документа

Пункт 6.12 Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (Росархив / ВНИИДАД. М., 2018; опубликованы на сайте Росархива)

6.12. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик:

  • угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на языке (языках) республики – справа);
  • продольные (реквизиты бланка на русском языке располагаются сверху, языке (языках) республики – ниже)...

А эмблема организации при угловом расположении реквизитов может оформляться на бланке в середине листа бумаги – между реквизитами на русском языке и языке республики, а не на верхнем поле (соответствующий пример оформления приводится в п. 6.12 Методических рекомендаций).

Итак, двуязычный бланк письма вашей уважаемой организации может быть спроектирован со следующим рациональным расположением реквизитов:

Пример 1. Двуязычный бланк письма организации с продольным расположением реквизитов с эмблемой и зоной для указания адресата

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 2

Ибрагим Б.
03.03.2023, 18:32

Здравствуйте! Не могли бы вы разъяснить, почему расстояние от верхнего поля реквизита 01 до верхнего края листа 3 мм? Ведь в ГОСТе говорится, что верхнее поле бланка должно быть не менее 20 мм, а эмблема должна располагаться на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Отсюда становится непонятно, если эмблему поместить в поле реквизита 01, высота которого, как показано в данной схеме составляет 17 мм, то расстояние до верхнего края будет 3 мм, что в свою очередь противоречит требованию ГОСТа, о котором я указал в начале комментария.

Администратор
06.06.2023, 17:00 Ибрагим Б.

Здравствуйте!
По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ. Подробнее см. здесь.

Рекомендовано для вас

Виды бланков писем могут различаться по автору и адресату

Работаю в Департаменте. Нам сказали, что письма нужно рассылать на разных официальных бланках: один для министерств и другой – для организаций рангом ниже нас. Где можно узнать юридическую силу таких требований?

Организация оформляет приказы по разным формам

Согласно Инструкции по делопроизводству и документированию управленческой деятельности у нас применяется шаблон бланка приказа – с логотипом, наименованием организации, наименованием вида документа, площадью для даты и места составления. Однако при этом в организации используются бланки приказов в виде таблицы с указанием формы по ОКУД, значительно отличающиеся от утвержденного шаблона. Аргумент исполнителей: «У нас всегда так было». Привожу пример бланка такого «ОКУД-приказа» о проведении инвентаризации. Вижу подобные бланки также в документах кадрового делопроизводства. Насколько это верно? А если это верно, как наличие таких вариантов отра­зить в Инструкции по делопроизводству?

Какое из нескольких КПП указывать на бланке письма?

У организации имеется несколько КПП (по месту нахождения юридического лица, в качестве крупнейшего налогоплательщика и т.д.). Какой КПП следует указывать на бланке письма организации?

Бланк письма для переписки с иностранцами

Мы составляем исходящие письма на иностранном (английском) языке, в т.ч. гарантийные письма. У нашей организации утвержден отдельный бланк для писем на английском языке, отдельный бланк на русском, а не на двух языках одновременно, как говорится в п. 6.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существуют ли требования относительно оформления таких писем, ведь в наших ЛНА они отдельно не закреплены? Как верно указать дату письма на «иностранном» бланке: April 28, 2022 вместо 28.04.2022?

Создаем «умные» бланки документов в MS Word (часть 2)

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

Организация оформляет приказы по разным формам

Согласно Инструкции по делопроизводству и документированию управленческой деятельности у нас применяется шаблон бланка приказа – с логотипом, наименованием организации, наименованием вида документа, площадью для даты и места составления. Однако при этом в организации используются бланки приказов в виде таблицы с указанием формы по ОКУД, значительно отличающиеся от утвержденного шаблона. Аргумент исполнителей: «У нас всегда так было». Привожу пример бланка такого «ОКУД-приказа» о проведении инвентаризации. Вижу подобные бланки также в документах кадрового делопроизводства. Насколько это верно? А если это верно, как наличие таких вариантов отра­зить в Инструкции по делопроизводству?

Виды бланков писем могут различаться по автору и адресату

Работаю в Департаменте. Нам сказали, что письма нужно рассылать на разных официальных бланках: один для министерств и другой – для организаций рангом ниже нас. Где можно узнать юридическую силу таких требований?

Какое из нескольких КПП указывать на бланке письма?

У организации имеется несколько КПП (по месту нахождения юридического лица, в качестве крупнейшего налогоплательщика и т.д.). Какой КПП следует указывать на бланке письма организации?