Top.Mail.Ru
Вопрос
Подскажите, пожалуйста, как должен располагаться реквизит «адресат», если на бланке присутствует эмблема организации? Текст должен начинаться на уровне эмблемы или на уровне названия организации?
Отвечает

Ваша мысль об экономном и рациональном расположении реквизитов при оформлении писем понятна. Конечно, наилучшим образом будет восприниматься адресатом краткий и емкий текст, который уместился на одном листе документа.

При угловом расположении реквизитов в бланке письма формально правильным является 1-й вариант, когда 1-я строка реквизита «адресат» оформляется на уровне первой строки наименования автора.

Автором письма может быть:

  • организация (оформляется реквизит «наименование организации – автора документа», как в показанном выше примере);
  • структурное подразделение, если его руководитель, например директор филиала, имеет право вести переписку (оформляется реквизит «наименование структурного подразделения – автора документа») или
  • должностное лицо, один из руководителей организации (оформляется реквизит «наименование должности лица – автора документа»).

Если в деятельности организации переписка составляет большой объем в документообороте, то для его оптимизации разрабатываются виды бланков с соответствующим обозначением автора документа на основе делегирования прав на ведение переписки:

  • бланк письма организации;
  • бланк письма структурного подразделения;
  • бланк письма должностного лица.

Так подробно мы анализируем виды бланков потому, что однозначный ответ на ваш вопрос следует из Схемы расположения реквизитов документов, которые закреплены в Приложении Б (справочном) к ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (см. Схему 1 далее). Схема представляет собой конструкционную сетку, нанесенную на лист бумаги формата А4, закрепляющую место расположения каждого реквизита, который может входить в типовой формуляр того или иного вида документа, принадлежащего к системе организационно-распорядительной документации.

Схема 1. Из ГОСТ Р 7.0.97-2016 рисунок Б.1 «Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка»

На Схеме 1 мы видим, что реквизиты 05 «наименование организации – автора документа» и 15 «адресат» располагаются в разных зонах, но имеют одну и ту же верхнюю границу, которая проходит ниже верхнего обреза листа на 20 мм (3 + 17).

И, наконец, обратите внимание, в какой зоне должна располагаться эмблема организации – реквизит 02. На Схеме 1 видно, что с отступом 3 мм от верхнего края листа бумаги начинается верхнее поле документа (или бланка документа) высотой всего 17 мм, на котором и должна быть оформлена эмблема организации. И если она по размеру достаточно крупная, то разрешается для ее размещения использовать зоны, находящиеся ниже. Зоны для размещения реквизитов на Схеме 1 специально ограничены пунктирными линиями, что означает возможность их сдвига вверх-вниз и направо-налево.

Есть еще один вопрос, связанный с проектированием бланка вашей организации. Рекомендуем обратить внимание на раздел 6 «Бланки документов» Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97 – 2016, где содержится прямая рекомендация по проектированию двуязычных бланков:

Фрагмент документа

Пункт 6.12 Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (Росархив / ВНИИДАД. М., 2018; опубликованы на сайте Росархива)

6.12. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик:

  • угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на языке (языках) республики – справа);
  • продольные (реквизиты бланка на русском языке располагаются сверху, языке (языках) республики – ниже)...

А эмблема организации при угловом расположении реквизитов может оформляться на бланке в середине листа бумаги – между реквизитами на русском языке и языке республики, а не на верхнем поле (соответствующий пример оформления приводится в п. 6.12 Методических рекомендаций).

Итак, двуязычный бланк письма вашей уважаемой организации может быть спроектирован со следующим рациональным расположением реквизитов:

Пример 1. Двуязычный бланк письма организации с продольным расположением реквизитов с эмблемой и зоной для указания адресата

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Общий бланк организации может быть с альбомной ориентацией?

Можно ли разработать общий бланк организации на странице альбомной ориентации? В ГОСТ 2016 года об этом ничего не говорится.

Создаем «умные» бланки документов в MS Word (часть 2)

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

О продольном бланке документа с угловым расположением реквизитов

В связи с изменением подведомственного подчинения меняем бланки организации. Если читать ГОСТ Р 7.0.97-2016, то из него следует, что реквизиты могут располагаться флаговым и центрованным способом как для продольных, так и для угловых бланков: «6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 посередине зоны, занятой этим реквизитом. Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05. Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов: – центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); – флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов)» Тем не менее ни разу не встречала примеры продольного бланка с угловым расположением реквизитов. Чем можно аргументировать такую позицию? Можно ли делать такие бланки и как их тогда сконструировать?

Можно ли изымать пустые графы при заполнении форм документов, утвержденных нормативными правовыми актами?

Архивные Правила 2015 года являются нормативным правовым актом (НПА). Из форм, предусмотренных НПА, можно изымать графы из таблицы, как советует автор статьи? В сноске графы 4 (номер описи) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, сказано следующее: «При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются», но не изымаются, как советует автор. Если делать сводный акт так, как советует автор статьи, он уже не будет соответствовать установленной Правилами форме. Тогда на чем основывает свои рекомендации автор статьи?

Создаем «умные» бланки документов в MS Word (часть 2)

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

Обязательно ли указывать ОГРН, ИНН на бланках госорганов?

Обязательно ли указывать данные ОГРН, ИНН на бланках? Интересуют бланки госорганов. Где найти подтверждение обязательности либо не обязательности?

Создаем «умные» бланки документов в MS Word (часть 1)

Сначала рассказываем, зачем нужны «умные» бланки служебных документов, которые можно создать при помощи шаблонов документов в MS Word версии 2010 и 2016: можно закрепить зоны расположения реквизитов; задать им форматирование; заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; защитить от редактирования неизменные реквизиты и от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; задать правильную нумерацию страниц, включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемых в СЭД. Потом начинаем показывать, как создать такой «умный» бланк документа в Word – даем иллюстрированную пошаговую инструкцию (в этом номере журнала читайте ее начало, в следующем – окончание).

Общий бланк организации может быть с альбомной ориентацией?

Можно ли разработать общий бланк организации на странице альбомной ориентации? В ГОСТ 2016 года об этом ничего не говорится.