Ваша мысль об экономном и рациональном расположении реквизитов при оформлении писем понятна. Конечно, наилучшим образом будет восприниматься адресатом краткий и емкий текст, который уместился на одном листе документа.
При угловом расположении реквизитов в бланке письма формально правильным является 1-й вариант, когда 1-я строка реквизита «адресат» оформляется на уровне первой строки наименования автора.
Автором письма может быть:
Если в деятельности организации переписка составляет большой объем в документообороте, то для его оптимизации разрабатываются виды бланков с соответствующим обозначением автора документа на основе делегирования прав на ведение переписки:
Так подробно мы анализируем виды бланков потому, что однозначный ответ на ваш вопрос следует из Схемы расположения реквизитов документов, которые закреплены в Приложении Б (справочном) к ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (см. Схему 1 далее). Схема представляет собой конструкционную сетку, нанесенную на лист бумаги формата А4, закрепляющую место расположения каждого реквизита, который может входить в типовой формуляр того или иного вида документа, принадлежащего к системе организационно-распорядительной документации.
Схема 1. Из ГОСТ Р 7.0.97-2016 рисунок Б.1 «Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка»
На Схеме 1 мы видим, что реквизиты 05 «наименование организации – автора документа» и 15 «адресат» располагаются в разных зонах, но имеют одну и ту же верхнюю границу, которая проходит ниже верхнего обреза листа на 20 мм (3 + 17).
И, наконец, обратите внимание, в какой зоне должна располагаться эмблема организации – реквизит 02. На Схеме 1 видно, что с отступом 3 мм от верхнего края листа бумаги начинается верхнее поле документа (или бланка документа) высотой всего 17 мм, на котором и должна быть оформлена эмблема организации. И если она по размеру достаточно крупная, то разрешается для ее размещения использовать зоны, находящиеся ниже. Зоны для размещения реквизитов на Схеме 1 специально ограничены пунктирными линиями, что означает возможность их сдвига вверх-вниз и направо-налево.
Есть еще один вопрос, связанный с проектированием бланка вашей организации. Рекомендуем обратить внимание на раздел 6 «Бланки документов» Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97 – 2016, где содержится прямая рекомендация по проектированию двуязычных бланков:
Пункт 6.12 Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (Росархив / ВНИИДАД. М., 2018; опубликованы на сайте Росархива)
6.12. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик:
А эмблема организации при угловом расположении реквизитов может оформляться на бланке в середине листа бумаги – между реквизитами на русском языке и языке республики, а не на верхнем поле (соответствующий пример оформления приводится в п. 6.12 Методических рекомендаций).
Итак, двуязычный бланк письма вашей уважаемой организации может быть спроектирован со следующим рациональным расположением реквизитов:
Пример 1. Двуязычный бланк письма организации с продольным расположением реквизитов с эмблемой и зоной для указания адресата
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Здравствуйте! Не могли бы вы разъяснить, почему расстояние от верхнего поля реквизита 01 до верхнего края листа 3 мм? Ведь в ГОСТе говорится, что верхнее поле бланка должно быть не менее 20 мм, а эмблема должна располагаться на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Отсюда становится непонятно, если эмблему поместить в поле реквизита 01, высота которого, как показано в данной схеме составляет 17 мм, то расстояние до верхнего края будет 3 мм, что в свою очередь противоречит требованию ГОСТа, о котором я указал в начале комментария.
Здравствуйте!
По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ. Подробнее см. здесь.
Работаю в Департаменте. Нам сказали, что письма нужно рассылать на разных официальных бланках: один для министерств и другой – для организаций рангом ниже нас. Где можно узнать юридическую силу таких требований?
Согласно Инструкции по делопроизводству и документированию управленческой деятельности у нас применяется шаблон бланка приказа – с логотипом, наименованием организации, наименованием вида документа, площадью для даты и места составления. Однако при этом в организации используются бланки приказов в виде таблицы с указанием формы по ОКУД, значительно отличающиеся от утвержденного шаблона. Аргумент исполнителей: «У нас всегда так было». Привожу пример бланка такого «ОКУД-приказа» о проведении инвентаризации. Вижу подобные бланки также в документах кадрового делопроизводства. Насколько это верно? А если это верно, как наличие таких вариантов отразить в Инструкции по делопроизводству?
У организации имеется несколько КПП (по месту нахождения юридического лица, в качестве крупнейшего налогоплательщика и т.д.). Какой КПП следует указывать на бланке письма организации?
Мы составляем исходящие письма на иностранном (английском) языке, в т.ч. гарантийные письма. У нашей организации утвержден отдельный бланк для писем на английском языке, отдельный бланк на русском, а не на двух языках одновременно, как говорится в п. 6.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существуют ли требования относительно оформления таких писем, ведь в наших ЛНА они отдельно не закреплены? Как верно указать дату письма на «иностранном» бланке: April 28, 2022 вместо 28.04.2022?
Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).
Согласно Инструкции по делопроизводству и документированию управленческой деятельности у нас применяется шаблон бланка приказа – с логотипом, наименованием организации, наименованием вида документа, площадью для даты и места составления. Однако при этом в организации используются бланки приказов в виде таблицы с указанием формы по ОКУД, значительно отличающиеся от утвержденного шаблона. Аргумент исполнителей: «У нас всегда так было». Привожу пример бланка такого «ОКУД-приказа» о проведении инвентаризации. Вижу подобные бланки также в документах кадрового делопроизводства. Насколько это верно? А если это верно, как наличие таких вариантов отразить в Инструкции по делопроизводству?
Работаю в Департаменте. Нам сказали, что письма нужно рассылать на разных официальных бланках: один для министерств и другой – для организаций рангом ниже нас. Где можно узнать юридическую силу таких требований?
У организации имеется несколько КПП (по месту нахождения юридического лица, в качестве крупнейшего налогоплательщика и т.д.). Какой КПП следует указывать на бланке письма организации?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
Мы дарим вам бесплатный доступ ко всем материалам
выбранного направления, включая закрытые статьи,
ответы на вопросы и образцы документов
