Ваша мысль об экономном и рациональном расположении реквизитов при оформлении писем понятна. Конечно, наилучшим образом будет восприниматься адресатом краткий и емкий текст, который уместился на одном листе документа.
При угловом расположении реквизитов в бланке письма формально правильным является 1-й вариант, когда 1-я строка реквизита «адресат» оформляется на уровне первой строки наименования автора.
Автором письма может быть:
-
организация (оформляется реквизит «наименование организации – автора документа», как в показанном выше примере);
-
структурное подразделение, если его руководитель, например директор филиала, имеет право вести переписку (оформляется реквизит «наименование структурного подразделения – автора документа») или
-
должностное лицо, один из руководителей организации (оформляется реквизит «наименование должности лица – автора документа»).
Если в деятельности организации переписка составляет большой объем в документообороте, то для его оптимизации разрабатываются виды бланков с соответствующим обозначением автора документа на основе делегирования прав на ведение переписки:
- бланк письма организации;
- бланк письма структурного подразделения;
- бланк письма должностного лица.
Так подробно мы анализируем виды бланков потому, что однозначный ответ на ваш вопрос следует из Схемы расположения реквизитов документов, которые закреплены в Приложении Б (справочном) к ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (см. Схему 1 далее). Схема представляет собой конструкционную сетку, нанесенную на лист бумаги формата А4, закрепляющую место расположения каждого реквизита, который может входить в типовой формуляр того или иного вида документа, принадлежащего к системе организационно-распорядительной документации.
Схема 1. Из ГОСТ Р 7.0.97-2016 рисунок Б.1 «Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка»
На Схеме 1 мы видим, что реквизиты 05 «наименование организации – автора документа» и 15 «адресат» располагаются в разных зонах, но имеют одну и ту же верхнюю границу, которая проходит ниже верхнего обреза листа на 20 мм (3 + 17).
И, наконец, обратите внимание, в какой зоне должна располагаться эмблема организации – реквизит 02. На Схеме 1 видно, что с отступом 3 мм от верхнего края листа бумаги начинается верхнее поле документа (или бланка документа) высотой всего 17 мм, на котором и должна быть оформлена эмблема организации. И если она по размеру достаточно крупная, то разрешается для ее размещения использовать зоны, находящиеся ниже. Зоны для размещения реквизитов на Схеме 1 специально ограничены пунктирными линиями, что означает возможность их сдвига вверх-вниз и направо-налево.
Есть еще один вопрос, связанный с проектированием бланка вашей организации. Рекомендуем обратить внимание на раздел 6 «Бланки документов» Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97 – 2016, где содержится прямая рекомендация по проектированию двуязычных бланков:
Фрагмент документа
Пункт 6.12 Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (Росархив / ВНИИДАД. М., 2018; опубликованы на сайте Росархива)
6.12. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик:
- угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на языке (языках) республики – справа);
- продольные (реквизиты бланка на русском языке располагаются сверху, языке (языках) республики – ниже)...
А эмблема организации при угловом расположении реквизитов может оформляться на бланке в середине листа бумаги – между реквизитами на русском языке и языке республики, а не на верхнем поле (соответствующий пример оформления приводится в п. 6.12 Методических рекомендаций).
Итак, двуязычный бланк письма вашей уважаемой организации может быть спроектирован со следующим рациональным расположением реквизитов:
Пример 1. Двуязычный бланк письма организации с продольным расположением реквизитов с эмблемой и зоной для указания адресата
