Top.Mail.Ru

Отметки о почерковедческой экспертизе на архивных документах

Вопрос
По запросу суда для почерковедческой экспертизы было выдано во временное использование личное дело бывшего работника. При возврате дела в архив на ряде документов были обнаружены штампы компании, проводившей экспертизу. Какими документами регламентируется недопущение внесения изменений в подлинник архивного документа?
Отвечает

Таких нормативных правовых актов сейчас нет. Когда-то в 1960–1970-е годы для внесения в инструкции по делопроизводству рекомендовался пункт о том, что все документы организации являются служебными и  внесение изменений в подписанные / утвержденные документы запрещается. В 1990-е годы закон о бухгалтерском учете позволял вносить изменения в первичные учетные документы (кроме кассовых и банковских) с проставлением отметки «исправлено», но это применялось крайне редко.

В современных нормативных правовых актах в сфере делопроизводства устанавливается, что документы организации (проекты документов) являются служебными и не подлежат разглашению. А недопустимость внесения изменений в документы организации является нормой, которая соблюдается по умолчанию. Для внесения изменений и обеспечения их юридической значимости соблюдаются правила, в которых изменения устанавливаются за счет издания нового документа, признания части пунктов действующего документа утратившими силу и введения в действие новых пунктов в новых формулировках. Данные правила закрепляются в Инструкции по делопроизводству (как правило, раздел «Документирование»), и все изменения подписываются / утверждаются уполномоченными должностными лицами организации – автора соответствующего документа.

Сотрудники архива должны знать правила документирования, поскольку между делопроизводством и архивным делом существует неразрывная связь.

Ответственность и функции архива по своей предметной сущности могут рассматриваться как приближающиеся к нотариату, т.к. архив сам ничего не документирует, он хранит и удостоверяет. Архив организации:

  • действует в интересах государства, когда сохраняет документы Архивного фонда Российской Федерации;
  • действует по строго установленным государственным правилам (т.к. его деятельность регулируется на федеральном уровне и на уровне субъектов Российской Федерации);
  • обеспечивает стабильность гражданского и делового оборотов, подтверждая факты и события, зафиксированные в архивных документах;
  • хранит доказательства деятельности конкретного государственного органа или иной организации (ответственность за архивный фонд – у первого лица).

Пример 1. Акт об обнаружении дополнительных отметок на документах дела

Заметьте, что в архивный документ, как и в документ, подлежащий нотариальному удостоверению, никакие изменения не вносятся, а делаются отметки (часто с помощью штампов на полях или любой свободной площади), отражающие факты его обработки, проверки, удостоверения, использования и т.п. событий. Порядок выдачи архивных документов по запросам судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов установлен п. 2.45–2.47 пока действующих Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организаций (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 года).

В вашем случае, по-видимому, организация, проводившая экспертизу документов личного дела по решению суда, проставила отметки о проведении экспертизы почерка бывшего работника на документах, когда он составлял заявление, подписывал собственноручно трудовой договор и дополнительные соглашения, отметку об ознакомлении с приказами и иных документов, требующих собственноручной подписи. В подлинники архивных документов (в текст и реквизиты) никаких изменений в процессе экспертизы сделано не было.

Когда произошел возврат личного дела из суда, рекомендуем:

  • вместе с актом о возвращении личного дела (2 экземпляра, которые подписывают сотрудник архива и лицо, возвращающее дело, – скорее всего, это юрисконсульт вашей организации, который ездил за документами в суд);
  • составить акт об обнаружении / выявлении дополнительных отметок /штампов при полистном просмотре личного дела. Данный акт также может подписать лицо, возвращающее личное дело (как присутствующее при возврате). Правилами 2015 года форма такого акта не устанавливается, поэтому вы можете оформить его как документ системы организационно-распорядительной документации (возможный вариант показан в Примере 1).

Данный акт об обнаружении отметок вместе с актом / протоколом о выдаче личного дела во временное пользование и копией решения суда / судебного приказа необходимо сформировать в дело фонда.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Какие организации и куда не могут передавать свои документы?

В новых правилах организации хранения от 2023 года в п. 5 раздела 1 прописано: государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации. 1. Подскажите, а что это за перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и где с ним можно ознакомиться? 2. Прошу прокомментировать этот пункт, распространяется ли он на АО?

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.