Составление паспорта архива организации (часть 3)
Нюансы заполнения паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию, а также пример оформления пояснительной записки к нему.
Таких нормативных правовых актов сейчас нет. Когда-то в 1960–1970-е годы для внесения в инструкции по делопроизводству рекомендовался пункт о том, что все документы организации являются служебными и внесение изменений в подписанные / утвержденные документы запрещается. В 1990-е годы закон о бухгалтерском учете позволял вносить изменения в первичные учетные документы (кроме кассовых и банковских) с проставлением отметки «исправлено», но это применялось крайне редко.
В современных нормативных правовых актах в сфере делопроизводства устанавливается, что документы организации (проекты документов) являются служебными и не подлежат разглашению. А недопустимость внесения изменений в документы организации является нормой, которая соблюдается по умолчанию. Для внесения изменений и обеспечения их юридической значимости соблюдаются правила, в которых изменения устанавливаются за счет издания нового документа, признания части пунктов действующего документа утратившими силу и введения в действие новых пунктов в новых формулировках. Данные правила закрепляются в Инструкции по делопроизводству (как правило, раздел «Документирование»), и все изменения подписываются / утверждаются уполномоченными должностными лицами организации – автора соответствующего документа.
Сотрудники архива должны знать правила документирования, поскольку между делопроизводством и архивным делом существует неразрывная связь.
Ответственность и функции архива по своей предметной сущности могут рассматриваться как приближающиеся к нотариату, т.к. архив сам ничего не документирует, он хранит и удостоверяет. Архив организации:
- действует в интересах государства, когда сохраняет документы Архивного фонда Российской Федерации;
- действует по строго установленным государственным правилам (т.к. его деятельность регулируется на федеральном уровне и на уровне субъектов Российской Федерации);
- обеспечивает стабильность гражданского и делового оборотов, подтверждая факты и события, зафиксированные в архивных документах;
- хранит доказательства деятельности конкретного государственного органа или иной организации (ответственность за архивный фонд – у первого лица).
Пример 1. Акт об обнаружении дополнительных отметок на документах дела
Заметьте, что в архивный документ, как и в документ, подлежащий нотариальному удостоверению, никакие изменения не вносятся, а делаются отметки (часто с помощью штампов на полях или любой свободной площади), отражающие факты его обработки, проверки, удостоверения, использования и т.п. событий. Порядок выдачи архивных документов по запросам судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов установлен п. 2.45–2.47 пока действующих Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организаций (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 года).
В вашем случае, по-видимому, организация, проводившая экспертизу документов личного дела по решению суда, проставила отметки о проведении экспертизы почерка бывшего работника на документах, когда он составлял заявление, подписывал собственноручно трудовой договор и дополнительные соглашения, отметку об ознакомлении с приказами и иных документов, требующих собственноручной подписи. В подлинники архивных документов (в текст и реквизиты) никаких изменений в процессе экспертизы сделано не было.
Когда произошел возврат личного дела из суда, рекомендуем:
- вместе с актом о возвращении личного дела (2 экземпляра, которые подписывают сотрудник архива и лицо, возвращающее дело, – скорее всего, это юрисконсульт вашей организации, который ездил за документами в суд);
- составить акт об обнаружении / выявлении дополнительных отметок /штампов при полистном просмотре личного дела. Данный акт также может подписать лицо, возвращающее личное дело (как присутствующее при возврате). Правилами 2015 года форма такого акта не устанавливается, поэтому вы можете оформить его как документ системы организационно-распорядительной документации (возможный вариант показан в Примере 1).
Данный акт об обнаружении отметок вместе с актом / протоколом о выдаче личного дела во временное пользование и копией решения суда / судебного приказа необходимо сформировать в дело фонда.
