Top.Mail.Ru

Отметки о почерковедческой экспертизе на архивных документах

Вопрос
По запросу суда для почерковедческой экспертизы было выдано во временное использование личное дело бывшего работника. При возврате дела в архив на ряде документов были обнаружены штампы компании, проводившей экспертизу. Какими документами регламентируется недопущение внесения изменений в подлинник архивного документа?
Отвечает

Таких нормативных правовых актов сейчас нет. Когда-то в 1960–1970-е годы для внесения в инструкции по делопроизводству рекомендовался пункт о том, что все документы организации являются служебными и  внесение изменений в подписанные / утвержденные документы запрещается. В 1990-е годы закон о бухгалтерском учете позволял вносить изменения в первичные учетные документы (кроме кассовых и банковских) с проставлением отметки «исправлено», но это применялось крайне редко.

В современных нормативных правовых актах в сфере делопроизводства устанавливается, что документы организации (проекты документов) являются служебными и не подлежат разглашению. А недопустимость внесения изменений в документы организации является нормой, которая соблюдается по умолчанию. Для внесения изменений и обеспечения их юридической значимости соблюдаются правила, в которых изменения устанавливаются за счет издания нового документа, признания части пунктов действующего документа утратившими силу и введения в действие новых пунктов в новых формулировках. Данные правила закрепляются в Инструкции по делопроизводству (как правило, раздел «Документирование»), и все изменения подписываются / утверждаются уполномоченными должностными лицами организации – автора соответствующего документа.

Сотрудники архива должны знать правила документирования, поскольку между делопроизводством и архивным делом существует неразрывная связь.

Ответственность и функции архива по своей предметной сущности могут рассматриваться как приближающиеся к нотариату, т.к. архив сам ничего не документирует, он хранит и удостоверяет. Архив организации:

  • действует в интересах государства, когда сохраняет документы Архивного фонда Российской Федерации;
  • действует по строго установленным государственным правилам (т.к. его деятельность регулируется на федеральном уровне и на уровне субъектов Российской Федерации);
  • обеспечивает стабильность гражданского и делового оборотов, подтверждая факты и события, зафиксированные в архивных документах;
  • хранит доказательства деятельности конкретного государственного органа или иной организации (ответственность за архивный фонд – у первого лица).

Пример 1. Акт об обнаружении дополнительных отметок на документах дела

Заметьте, что в архивный документ, как и в документ, подлежащий нотариальному удостоверению, никакие изменения не вносятся, а делаются отметки (часто с помощью штампов на полях или любой свободной площади), отражающие факты его обработки, проверки, удостоверения, использования и т.п. событий. Порядок выдачи архивных документов по запросам судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов установлен п. 2.45–2.47 пока действующих Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организаций (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 года).

В вашем случае, по-видимому, организация, проводившая экспертизу документов личного дела по решению суда, проставила отметки о проведении экспертизы почерка бывшего работника на документах, когда он составлял заявление, подписывал собственноручно трудовой договор и дополнительные соглашения, отметку об ознакомлении с приказами и иных документов, требующих собственноручной подписи. В подлинники архивных документов (в текст и реквизиты) никаких изменений в процессе экспертизы сделано не было.

Когда произошел возврат личного дела из суда, рекомендуем:

  • вместе с актом о возвращении личного дела (2 экземпляра, которые подписывают сотрудник архива и лицо, возвращающее дело, – скорее всего, это юрисконсульт вашей организации, который ездил за документами в суд);
  • составить акт об обнаружении / выявлении дополнительных отметок /штампов при полистном просмотре личного дела. Данный акт также может подписать лицо, возвращающее личное дело (как присутствующее при возврате). Правилами 2015 года форма такого акта не устанавливается, поэтому вы можете оформить его как документ системы организационно-распорядительной документации (возможный вариант показан в Примере 1).

Данный акт об обнаружении отметок вместе с актом / протоколом о выдаче личного дела во временное пользование и копией решения суда / судебного приказа необходимо сформировать в дело фонда.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Архив входит в общий отдел. Как составить Положение о нем?

По структуре нашей организации (АО) архив входит в состав общего отдела. Необходимо ли издание отдельного Положения об архиве, если функции прописаны в Положении об общем отделе?

Новая Концепция ФНС России о централизованном архивном хранении документов

Федеральная налоговая служба РФ является одним из первопроходцев в работе с большими объемами документов и информации, в т.ч. электронными. Принятая этим ведомством Концепция архивного хранения документов интересна с 3 точек зрения: на какие ближайшие изменения нормативной базы и технологического обеспечения нужно ориентироваться, какие объемы документации уже хранятся и как планируют решать проблему заканчивающихся свободных площадей централизованных архивных хранилищ (уже занято более 90%).

Как организовать оперативное и архивное хранение документов при присоединении государственных учреждений к вышестоящему

Перед реорганизацией в подразделениях присоединяемых учреждений были накоплены документы за несколько лет – что лучше оставить на оперативном хранении в новых подразделениях, а что куда передать (и как это оформить документально). Какие документы копятся в электронном виде. Как осуществляли передачу архивных фондов из присоединяемых учреждений в вышестоящее. Как при этом выявили и оформили утрату некоторых дел. Как разделили управленческую и отраслевую документацию, создав для них разные архивы и экспертные комиссии. Показали примеры актов и приказа, который организует этот сложный процесс.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Новые Правила работы государственных и муниципальных архивов – на что обратить внимание источникам комплектования

1 июня 2020 г. вступили в силу новые Правила работы для государственных и муниципальных архивов. Но это не значит, что всем остальным можно спать спокойно. Мы проанализировали этот нормативный документ в поисках новшеств, которые затронут источники комплектования таких архивов и все организации, которые при ликвидации станут передавать туда свои документы. Изменились критерии отнесения к источникам комплектования. Исчезла возможность внеплановой передачи документов для источников. Форма акта на прием-передачу документов стала рекомендованной. Но главное – ​у архивов теперь есть возможность прийти к вам с проверкой!