Кто дает разрешение на копирование документа ДСП?

Чисто теоретически возможно получить у руководителя своей организации разрешение скопировать полученный (входящий) документ, имеющий гриф ограничения доступа. Запрашивать разрешение организации-автора документа не требуется. Руководитель организации-адресата (получателя) поступившего документа с грифом ДСП несет персональную ответственность за соблюдение ограничений доступа, любая служебная информация без санкции соответствующего должностного лица не подлежит распространению (разглашению). Только разрешение на создание копии должно быть оформлено после рассмотрения поступившего документа руководителем в составе его резолюции, в которой назначаются исполнители и формулируется указание по исполнению, или как дополнение к резолюции.

Одним из базовых принципов работы с конфиденциальными документами является соблюдение той степени ограничения доступа, которую установил автор документа. Если автор поступившего письма установил гриф «Для служебного пользования», то организация-адресат (получатель) работает с ним, как с документом ограниченного доступа, даже если в Перечень конфиденциальной информации и документов получателя (локальный нормативный акт) переписка по данному вопросу не включена. Исключением из этого правила является право организации-получателя усилить защиту информации и документа и присвоить ему гриф, более строго ограничивающий доступ, например, «Конфиденциально» или «Строго конфиденциально».

Напоминаем, что если в деятельности организации возникают документы, доступ к которым необходимо ограничить (даже небольшие документопотоки создаваемых внутренних документов и переписки), то целесообразно работу с ними регламентировать в локальных нормативных актах: Перечне конфиденциальной информации и документов, Инструкции по конфиденциальному делопроизводству. Именно в Инструкции в рамках технологии делопроизводства необходимо четко установить зоны ответственности и операции с такими документами:

При соблюдении такой простой технологии нет необходимости в излишнем копировании и размножении поступившего письма ДСП. В журнале регистрации поступивших конфиденциальных документов фиксируются местонахождение и даты передачи и возврата документа исполнителем (ответственным исполнителем).

И только при наличии в организации защищенной информационной системы для конфиденциального документооборота исполнителю на время исполнения и на основании резолюции руководителя может предоставляться доступ к сканированной копии поступившего документа ДСП, которую централизованно в конфиденциальную СЭД (электронная карточка ЭРК) поместила служба делопроизводства или служба безопасности. Конечно, права доступа (на чтение, составление проекта ответа, проставление отметки об исполнении) должны быть строго регламентированы и находиться под контролем службы безопасности.

В качестве вывода рекомендуем регламентировать конфиденциальное делопроизводство и не делать лишних копий документов ДСП без особого указания руководителя организации, которое может быть сделано в исключительных случаях при наличии технологичной Инструкции по конфиденциальному делопроизводству.