Приказы об утверждении и введении в действие ЛНА

При издании приказов как по основной деятельности, так и по административно-хозяйственным вопросам, могут использоваться все названные вами речевые формулы и еще одна дополнительная:

• «Ввести в действие…»,
• «Утвердить…»,
• «Утвердить и ввести в действие…».

Но применяются они в зависимости от конкретной управленческой ситуации и цели издания приказа.

Приказом / распоряжением можно ввести в действие локальный нормативный акт (ЛНА), изданный вышестоящей организацией для обязательного применения в подведомственных структурах, а также в филиалах и представительствах. Например, распорядительная часть приказа подведомственной организации может начинаться формулой «Ввести в действие…» с указанием даты начала действия документа именно в ее деятельности:

Такие ситуации встречаются в корпорациях, которые имеют развитую систему подведомственных предприятий, и корпорация / вышестоящая организация выполняет функции управляющей компании.

Наиболее часто употребляемой является речевая формула «Утвердить…» без указания какой-либо даты, т.к. ее применение подразумевает, что ЛНА утверждается и вступает в силу с даты издания приказа (дата и регистрационный индекс оформляются в заголовочной части приказа). Если руководитель организации не устанавливает более поздний срок начала действия ЛНА, чем дата его утверждения (совпадает с датой издания приказа), то значит, в этом нет необходимости, т.к. в процессе подготовки ЛНА уже были проведены необходимые организационные мероприятия: назначены ответственные, сделаны настройки в СЭД, перераспределены функции и т.п. Поэтому ЛНА просто утверждается:

Речевая формула «Утвердить и ввести в действие с…» традиционно применяется, когда ЛНА:

• утверждается датой издания приказа, но
• более поздней датой вводится в действие.

Это может быть вызвано необходимостью провести управленческие «настройки» для вступления в силу новых правил или нормативными требованиями к их введению в действие. Именно так служба делопроизводства оформляет утверждение номенклатуры дел:

В случае номенклатуры дел на ней оформляется только гриф утверждения, т.к. нормативно установлен срок ее введения в действие с 1 января следующего года. Но в других ЛНА (политики, стандарты предприятия и т.п.) можно оформить 2 грифа:

Современные тенденции универсализации языка и стиля управленческих документов практически выравнивают ситуации употребления речевых формул «Утвердить…» и «Утвердить и ввести в действие…», когда ЛНА вступает в силу с даты издания приказа, т.е. с даты его утверждения. Если специальный срок введения в действие ЛНА отдельно не устанавливается, то обе речевые формулы становятся однозначными.

Но профессиональной службе делопроизводства мы рекомендуем контролировать издание приказов об утверждении ЛНА и с руководителем подразделения-исполнителя всегда уточнять необходимые речевые формулы. Кроме того, систему ЛНА следует поддерживать в актуальном состоянии, поэтому при утверждении изменений (или новой версии) ЛНА не забывайте ранее действовавшие в ЛНА разделы, пункты (или всю старую версию ЛНА) признавать утратившими силу.