Предложенный Вами вариант тоже допустим. Сначала напомним, о каком варианте прошивки дела шла речь:
Рисунок 1. Расстояние от границ дела до проколов и между проколами
В статье был показан самый распространенный вариант. Давайте разберем, как можно преодолеть те минусы, с которыми вы столкнулись в работе.
Когда мы прошиваем дело насквозь, включая верхнюю и нижнюю картонные «корочки», это лучше защищает документы внутри. Чтобы дело легче открывалось и верхняя обложка меньше изнашивалась в местах рядом с проколами на верхнюю обложку наносится биговка – прямая бороздка по всей высоте, отступив от края на ширину примерно вклеенного корешка (может наноситься как при подшивке дела, так и при его первом использовании – как вам удобно). Биговка снимает нагрузку на картон, куда врезается нить при раскрытии дела. Нанести биговку можно самостоятельно обычными ножницами по линеечке. Однако не переусердствуйте с нажимом, чтобы не прорезать картон.
Дополнительно защитить место прошивки вы можете, обклеив корешок: можно использовать ледерин, коленкор, бумвинил… а можно и попроще – взять малярный скотч (не спутайте с обыкновенным скотчем!).
При закупке картонных папок необходимо обращать внимание на их устойчивость к сгибанию. Если вы берете для подшивки дел так называемые переплетные крышки, то, конечно, в них вы не сможете его раскрывать нормально – они предназначены для переплета, а не для подшивки. Если же хотите подшивать дела именно в такие папки, то лучше выбирать папки с гребешками, и тогда вам не придется прошивать толстую обложку.
Копирование архивных документов должно производиться только бесконтактным способом! В идеале использовать планетарный сканер, фотоаппарат. Всякие ксероксы, зажимающие дела, особенно в «раскоряченном» виде, вообще недопустимы. Для дел / документов, которые подлежат частому копированию, вообще лучше сделать фонд пользования, провести оцифровку. Тогда не придется каждый раз «ломать» дело, зажимая его в копировальное устройство.
На каком расстоянии от корешка делать проколы и прошивку? Отступ в 2 см – это максимально допустимый, но не единственно возможный вариант. Поэтому мы всегда подчеркиваем, что отступ должен быть не более 2 см и что нужно руководствоваться здравым смыслом, глядя на прошиваемые документы. Недаром в п. 6.1 ГОСТ Р 7.0.97-2016 сказано: «Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое... Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм». То есть прошиваемые документы должны иметь поле 3 см, «вкладываемое» в корешок дела, но на практике бывает и меньше. Тогда стараются сделать прошивку дела на расстоянии 1,5 см от корешка (как вы и делаете), если это не спасает, то используются уже более трудоемкие работы.
Расшивка дела – это крайняя мера. Она проводится, как правило, только для оцифровки либо при необходимости обеспечения сохранности документов. Если вам приходится часто расшивать дело, значит, вы плохо его сформировали. В государственных, муниципальных архивах расшивка дела – это целый ритуал, который «с кондачка» не делается. В организациях, наверное, к этому проще относятся, но «часто расшивать» дело только по той причине, что нужно откопировать какой-то документ, не стоит. У работника государственного или муниципального архива от такого подхода «сердечный приступ случится».
Стоит ли пришивать листы дела только к нижней корочке (не прошивая верхнюю корочку)? Этот способ может иметь место. Никаким документом не регламентирован один-единственный способ прошивки. Организация выбирает наиболее приемлемый для себя. Но если при подшивке документов дела верхняя корочка не прошивается, то вам нужно дополнительно защитить документы:
- вложить картонные полоски после последнего листа и перед первым листом во избежание механической порчи документов нитью, входящей в проколы, она ведь непосредственно на лист ложится либо
- вставлять между обложками с-образный корешок.
