При описании дел разделять приказы и их основания?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2025

Вопрос

В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Необходимо дополнительно проанализировать, как ведутся личные дела работников, какой состав документов включается в них, нет ли избыточного хранения (в нарушение законодательства о персональных данных), есть ли утвержденный регламент ведения личных дел работников. Например, заявление о приеме на работу (документ стал необязательным еще с 01.02.2002) может быть сформировано в личное дело вместе с копией приказа о приеме (тоже стал не обязательным, правда, относительно недавно – с 22.11.2021) и подлинником трудового договора. А договор о материальной ответственности работника может формироваться в дело отдела бухгалтерско-финансовой работы. Кроме того, протоколы аттестационных и квалификационных комиссий, на основании которых работнику присваивается квалификация, разряд, он аттестовывается и рекомендуется к переводу на другую должность / профессию и пр., формируются отдельно, а в состав личных дел включаются копии или выписки из протоколов, касающиеся конкретного работника.

Рекомендуем опыт лучших практик, подкрепленный действующим Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019 года). Статья 434 устанавливает одинаковый срок хранения:

приказов по личному составу и
документов к ним (докладных записок, справок, заявлений).

Поэтому при формировании дел с приказами по личному составу, имеющими срок хранения 50 / 75 лет (ст. 434 а), все документы – основания к ним, которые не должны включаться в состав личного дела в соответствии с регламентом ведения личных дел и которые «остаются» (их должно быть совсем немного), формируются в дело вместе с приказом. Таким образом обеспечивается юридический смысл хранения документов – оснований в течение того же срока, что и срок приказов по личному составу, т.к. приказ + основание для его издания дают обоснование отраженного в приказе решения исчерпывающим образом.

В заголовке единицы хранения в описи дел необходимо отразить наличие в деле с приказами документов – оснований для их издания, например:
«Приказы №№ 1лс – 154 лс по личному составу (прием, перемещение, совмещение, совместительство, перевод, увольнение, оплата труда, поощрение, изменение персональных данных, отпуска по уходу за ребенком, по беременности и родам, отпуска без сохранения заработной платы) и документы к ним».

Практичным является формирование документов – оснований и в дело с приказами по личному составу, имеющими 3-х и 5-летний сроки хранения. Потому что в связи с истечением сроков хранения и приказы, и основания к ним выделяются к уничтожению по акту одновременно.

Мнение эксперта

Вера Марышева, руководитель муниципального архива

Путаница и вопросы до сих пор возникают по нескольким причинам. В предыдущем Перечне (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) был иной подход, чем в ныне действующем Перечне 2019 года. Раньше документы – основания к приказам по личному составу имели срок хранения 5 лет (ст. 665), поэтому их следовало формировать в отдельные дела, а не вместе с приказами. В Перечне 2019 года подход изменили: документы – основания и сами приказы по личному составу теперь должны храниться одинаковый срок. Поэтому большинство организаций сейчас может формировать их как в общее, так и в разные дела.

Но надо обращать внимание на всю нормативную базу, для некоторых сфер деятельности могут устанавливаться «дополнительные рамки». Например, в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) прямо сказано: «6.24. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы – основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело» (кто-то может настаивать, что здесь имеются в виду не кадровые приказы, но написано без такой оговорки). Это действующий документ, хотя и принятый до Перечня 2019 года. Но после данного Перечня вышли Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199), где в Приложении № 16 данное правило подтверждено: «Документы – основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело». Кроме того, для таких учреждений существует обязательный порядок ведения личных дел, куда складываются в т.ч. основания к приказам по личному составу. То есть уже на этапе формирования дел приказы и основания к ним группируются в раздельные дела.

В некоторых регионах архивные учреждения ставят под сомнение необходимость передачи в архив оснований к приказам по личному составу. Заметьте, что в «Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций» (Росархив, ВНИИДАД, 2018 год) сказано: «Документы, явившиеся основанием для издания приказа и не вошедшие в личные дела, формируются в отдельные дела». Лучше заранее обсудить данный вопрос с вашим куратором из архивного учреждения, так легче будет прийти к взаимопониманию, чтобы зря не проводить трудоемкую работу по переформированию дел.