Контрагент хочет перейти на ЭДО. Как это оформить и можно ли отказать котрагенту

Вопрос
Контрагенты направили в адрес организации письмо о переходе на электронный документооборот. Организация пока не использует ЭДО со всеми организациями. Возможен ли и на каком основании отказ? Как организовать переход на ЭДО? Можно ли перейти на ЭДО не по всем контрагентам? Нужно ли подписывать соглашение? Как хранить документы?
Отвечает

I. Согласно ч. 1, 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

В силу п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

В связи с этим отметим, что требований, обязывающих юридических лиц переходить во взаимоотношениях между собой на электронный документооборот, действующее законодательство не содержит. Сказанное относится и к казенным учреждениям. Следовательно, для организации регулярного электронного документооборота сторонам необходимо заключить соответствующее соглашение об этом. При этом в силу п. 1 ст. 421 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Понуждение к его заключению не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена ГК РФ, законом или добровольно принятым обязательством.

Таким образом, переход на электронный документооборот во взаимоотношениях с каждым конкретным контрагентом возможен только на основании соответствующего соглашения. Заключение такого соглашения для учреждения обязательным не является.

II. Хранение электронных документов на электронных носителях осуществляется в порядке, установленном:

  • ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • п. 13, 32, 33 Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н);
  • п. 11, 17, 19 Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утв. приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н);
  • Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).

Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и в отношении документации, формируемой на бумажных носителях, но не менее пяти лет после отчетного года.

Кроме того, учреждение обязано организовать хранение средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи. Эти технические средства должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи установлен приказом Федеральной налоговой службы от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Договор конвертируемого займа

Особенностью конструкции договора конвертируемого займа является право заимодавца потребовать конвертации своего требования о возврате суммы займа и начисленных процентов полностью или в части в акции или доли в уставном капитале компании-заемщика. Иными словами, заимодавец вправе по своему усмотрению потребовать либо возврата суммы займа с процентами и неустойками, либо конвертации своих денежных требований в уставный капитал компании-заемщика, став его совладельцем наряду с иными участниками. О том, что это за правовая конструкция, в чем ее особенности и какими преимуществами она наделяет кредитора, рассказываем в статье. Мы проанализировали судебную практику в данной сфере и предлагаем вам воспользоваться выводами из нее. А также привели образец договора конвертируемого займа, который можно использовать на практике.

Могут ли супруги заключать сделки между собой

На практике супруги обычно совершают между собой такие привычные сделки, как брачный договор и соглашение о разделе имущества, а также соглашение об уплате алиментов. Однако статус супругов не лишает их права заключать друг с другом и иные гражданско-правовые договоры, поскольку законом это не запрещено. В статье говорим о специфике таких сделок и их правовых последствиях (в т. ч о том, можно ли взыскать судебные расходы на услуги, оказанные супругом-юристом). Мы проанализировали судебную практику на предмет спорных вопросов в сделках между супругами и поделились своими выводами. Пригодится каждому, кто вступил в брак.

Что проверить при заключении договора факторинга

В 2020 году объем финансирования в рамках факторинга вырос на 10% по сравнению с 2019, а годом ранее на 19% относительно 2018 года. Эксперты прогнозируют, что в нынешнем году эта тенденция продолжится. Если раньше факторинг был инструментом крупных компаний, то теперь все чаще его использует средний и малый бизнес. При этом факторинговые компании начинают вести себя как консервативные банки – ​навязывают клиентам свои правила игры. Но у предпринимателя всегда есть выбор, и если ему не нравится какое-то условие, его можно обсудить или найти компанию с более приемлемыми вариантами. В статье рассказываем, на что обратить внимание при выборе факторинговой компании, как правильно посчитать полную стоимость факторинга. Приводим образцы формулировок для договора и уведомления о его заключении. Показываем, какой механизм документооборота лучше сразу заложить, чтобы в будущем избежать проблем. Анализируем судебную практику.

Ошибки в договорах: что говорит суд

Часто стороны не придают значения мелким ошибкам в тексте договора, особенно когда поначалу отношения складываются гладко. Но стоит возникнуть спору и тогда оказывается, что даже лишняя запятая или неверное слово могут превратиться в кочку, о которую легко споткнуться и даже проиграть суд. Да при этом еще остаться в убытке и с товаром / услугой, которые далеки от желаемого. Посмотрим на три категории самых распространенных ошибок и на то, как суды реагируют на них. В частности, затронем неточности, связанные с наименованием товара, его количества и объема услуг. Узнаете, каким образом минимизировать риски и как вести себя в суде, если его не удастся избежать, какими доказательствами стоит заранее заручиться.

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Подаем документы в арбитражный суд в электронном виде

В системе арбитражных судов реализована возможность подачи документов в суд в электронном виде. За последний год система «Мой арбитр» стала расширять свой функционал: теперь на ее основе можно не только знакомиться с материалами дела, получать копии аудиозаписей судебных заседаний, но и участвовать в судебных заседаниях онлайн. Разберемся с подачей документов в электронном виде. Расскажем, как работает система «Мой арбитр», какие требования установлены к представляемым документам. Дадим подробные инструкции по подаче первичных документов (иска, апелляционной и кассационной жалоб), а также вторичных документов (заявлений, ходатайств, в т. ч. в части приобщения дополнительных материалов в арбитражное дело).

Как контрагенты могут обменяться доверенностями на получение материальных ценностей по ЭДО

Как правильно и в каком виде сторонам можно обмениваться с контрагентами доверенностями по ЭДО на получение ТМЦ? Если использовать доверенность по унифицированным формам, то там обязательна подпись поверенного, что затруднительно организовать, если получение товара осуществляется водителем транспортной компании, нанятым для перевозки. Как при этом подтвердить факт передачи товара?

Когда можно использовать факсимиле

Поговорим о практике работы с факсимиле, а также допустимой сфере применения этого способа подписания документов. Как договариваться об уместности факсимиле на документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно отразить в заключаемом договоре? И наоборот – ​как в нем сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Даем образцы формулировок для договоров в различных ситуациях и пример соглашения об использовании факсимиле, которым можно воспользоваться на практике.