Top.Mail.Ru

Контрагент хочет перейти на ЭДО. Как это оформить и можно ли отказать котрагенту

Вопрос
Контрагенты направили в адрес организации письмо о переходе на электронный документооборот. Организация пока не использует ЭДО со всеми организациями. Возможен ли и на каком основании отказ? Как организовать переход на ЭДО? Можно ли перейти на ЭДО не по всем контрагентам? Нужно ли подписывать соглашение? Как хранить документы?
Отвечает

I. Согласно ч. 1, 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

В силу п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

В связи с этим отметим, что требований, обязывающих юридических лиц переходить во взаимоотношениях между собой на электронный документооборот, действующее законодательство не содержит. Сказанное относится и к казенным учреждениям. Следовательно, для организации регулярного электронного документооборота сторонам необходимо заключить соответствующее соглашение об этом. При этом в силу п. 1 ст. 421 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Понуждение к его заключению не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена ГК РФ, законом или добровольно принятым обязательством.

Таким образом, переход на электронный документооборот во взаимоотношениях с каждым конкретным контрагентом возможен только на основании соответствующего соглашения. Заключение такого соглашения для учреждения обязательным не является.

II. Хранение электронных документов на электронных носителях осуществляется в порядке, установленном:

  • ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • п. 13, 32, 33 Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н);
  • п. 11, 17, 19 Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утв. приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н);
  • Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).

Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и в отношении документации, формируемой на бумажных носителях, но не менее пяти лет после отчетного года.

Кроме того, учреждение обязано организовать хранение средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи. Эти технические средства должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи установлен приказом Федеральной налоговой службы от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Если имеешь дело с контрагентом, страдающим психическим заболеванием

Сделкам с физическими лицами необходимо уделять такое же, если не больше, внимание, чем сделкам с организациями. Ведь если заключенный с физиком договор будет иметь порок воли, то, скорее всего, его смогут оспорить. Так, лица, страдающие психическими расстройствами, зачастую могут оказаться камнем преткновения при заключении на первый взгляд успешной сделки. Далеко не всегда чисто визуально можно определить, страдает или нет ваш контрагент психическим заболеванием, является ли недееспособным. В статье объясняем, на что следует обращать внимание участникам гражданского оборота при совершении сделок для минимизации рисков, что у их контрагентов выявятся заболевания или состояния, при которых они не способны адекватно воспринимать свои действия и их последствия, принимать те или иные решения. А также делимся важными выводами из судебной практики по делам, где сделки оспаривались по основанию нахождения совершивших их граждан в состоянии, в котором они не могли понимать значение своих действий или руководить ими (ст. 177 ГК РФ). Сможете проявить бдительность и максимально возможно обезопасить себя от рисков.

Санкционные споры: бизнес с недружественными странами

Ссылки на санкции и действия недружественных стран дошли и до судов. Мы изучили последнюю судебную практику и делимся с вами своими «находками». Узнаете, помогают ли ссылки на недружественные действия и иностранное происхождение «противной» стороны выиграть спор, на примерах конкретных дел о взыскании компенсации за нарушение исключительных прав истца на товарные знаки и произведения изобразительного искусства, о принятии обеспечительных мер (как по обычным гражданским делам, так и при оспаривании акта налогового органа), приостановлении действия судебного акта, возобновлении доступа к аккаунту YouTube и пр.

Подписи сторон на договоре

Каждая подпись в договоре должна быть проставлена лицом, обладающим достаточными для этого полномочиями. Как определить наличие полномочий у подписанта? Где и как это проверить? Как быть в ситуации, когда вы не можете присутствовать физически на подписании договора? Когда подписант по доверенности предпочтительнее? Как использовать электронную подпись? Разбираемся, как снизить риски при подписании договора и проверке полномочий второй стороны.

Публичные сервисы для проверки контрагентов

У вашего потенциального контрагента может быть красивый сайт, офис в центре города и представитель в дорогом костюме. По факту же картина может быть совсем иной: за аренду офиса скопился большой долг, директор в бегах, а у представителя нет надлежащих полномочий на подписание договора. Недобросовестность контрагентов может обернуться для компании не только финансовыми и репутационными рисками, но и налоговыми. Например, в виде отказа налоговых органов возместить НДС из бюджета или признать понесенные по сделкам с данным партнером расходы в целях исчисления и уплаты налога на прибыль организаций. По мнению ФНС России, задача добросовестного налогоплательщика – ​самостоятельно выявлять недобросовестность контрагентов и во избежание неблагоприятных последствий не иметь с ними никаких дел. В письме от 30.11.2012 № ЕД-4-3/20268@ ведомство рекомендовало налогоплательщикам в целях проявления должной осмотрительности пользоваться общедоступными электронными сервисами. В этой статье познакомим вас с сервисами, в которых можно проверить сведения о госрегистрации организации (ИП), полномочия представителей, является ли адрес регистрации массовым, а также финансовое состояние, наличие налоговой задолженности, судебных взысканий и др. В вашем распоряжении будут ссылки на 19 сервисов и детальные инструкции, как ими пользоваться.

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Подаем документы в арбитражный суд в электронном виде

В системе арбитражных судов реализована возможность подачи документов в суд в электронном виде. За последний год система «Мой арбитр» стала расширять свой функционал: теперь на ее основе можно не только знакомиться с материалами дела, получать копии аудиозаписей судебных заседаний, но и участвовать в судебных заседаниях онлайн. Разберемся с подачей документов в электронном виде. Расскажем, как работает система «Мой арбитр», какие требования установлены к представляемым документам. Дадим подробные инструкции по подаче первичных документов (иска, апелляционной и кассационной жалоб), а также вторичных документов (заявлений, ходатайств, в т. ч. в части приобщения дополнительных материалов в арбитражное дело).

Как контрагенты могут обменяться доверенностями на получение материальных ценностей по ЭДО

Как правильно и в каком виде сторонам можно обмениваться с контрагентами доверенностями по ЭДО на получение ТМЦ? Если использовать доверенность по унифицированным формам, то там обязательна подпись поверенного, что затруднительно организовать, если получение товара осуществляется водителем транспортной компании, нанятым для перевозки. Как при этом подтвердить факт передачи товара?

Санкционные споры: бизнес с недружественными странами

Ссылки на санкции и действия недружественных стран дошли и до судов. Мы изучили последнюю судебную практику и делимся с вами своими «находками». Узнаете, помогают ли ссылки на недружественные действия и иностранное происхождение «противной» стороны выиграть спор, на примерах конкретных дел о взыскании компенсации за нарушение исключительных прав истца на товарные знаки и произведения изобразительного искусства, о принятии обеспечительных мер (как по обычным гражданским делам, так и при оспаривании акта налогового органа), приостановлении действия судебного акта, возобновлении доступа к аккаунту YouTube и пр.