Контрагент хочет перейти на ЭДО. Как это оформить и можно ли отказать котрагенту

Вопрос
Контрагенты направили в адрес организации письмо о переходе на электронный документооборот. Организация пока не использует ЭДО со всеми организациями. Возможен ли и на каком основании отказ? Как организовать переход на ЭДО? Можно ли перейти на ЭДО не по всем контрагентам? Нужно ли подписывать соглашение? Как хранить документы?
Отвечает

I. Согласно ч. 1, 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

В силу п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

В связи с этим отметим, что требований, обязывающих юридических лиц переходить во взаимоотношениях между собой на электронный документооборот, действующее законодательство не содержит. Сказанное относится и к казенным учреждениям. Следовательно, для организации регулярного электронного документооборота сторонам необходимо заключить соответствующее соглашение об этом. При этом в силу п. 1 ст. 421 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Понуждение к его заключению не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена ГК РФ, законом или добровольно принятым обязательством.

Таким образом, переход на электронный документооборот во взаимоотношениях с каждым конкретным контрагентом возможен только на основании соответствующего соглашения. Заключение такого соглашения для учреждения обязательным не является.

II. Хранение электронных документов на электронных носителях осуществляется в порядке, установленном:

  • ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • п. 13, 32, 33 Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н);
  • п. 11, 17, 19 Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утв. приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н);
  • Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).

Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и в отношении документации, формируемой на бумажных носителях, но не менее пяти лет после отчетного года.

Кроме того, учреждение обязано организовать хранение средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи. Эти технические средства должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи установлен приказом Федеральной налоговой службы от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Изучаем договор товарного кредита

Что такое товарный кредит? Чем он отличается от договора аренды или безвозмездного пользования? Какие условия необходимо прописать в договоре о товарном кредите? Какая плата может быть установлена? Можно ли применить неустойку в неденежной форме в качестве меры ответственности за нарушение заемщиком срока возврата товарного кредита? Почему так важно прописать в договоре товарного кредита возможность взыскания процентов и неустойки не только за истекший период, но и на будущее время (вплоть до фактического погашения задолженности)? Как выбрать форму оплаты и прописать ее в договоре? Зачем нужно прописывать денежный эквивалент товарного займа? С помощью сложившейся судебной практики ответим на эти и другие вопросы.

Коммерческая тайна в договорной документации

Организации нередко обмениваются документами в рамках договоров, информацию из которых не хотелось бы разглашать. Поэтому на практике часто возникают вопросы. Можно ли установить режим коммерческой тайны для такой информации, в том числе, если в организации нет документов, регламентирующих порядок охраны коммерческой тайны? Разрешается ли ввести такой режим в отношениях всех документов с конкретным партнером или только в отношении определенной информации? Достаточно ли прописать положения об этом в островном договоре или надо заключать отдельное соглашение о конфиденциальности? Как нанести гриф ограничения доступа на документ, в том числе направленный по электронной почте?

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Ликбез по юридической терминологии: договорное право

Юридически подкованный специалист вызывает уважение не только у людей, далеких от права, но и собственных коллег. Умение блеснуть знаниями и завладеть всеобщим вниманием юристу важно как воздух. Поэтому так нужно читать не только тексты договоров и нормативные правовые акты, но и специальную литературу. В прошлом номере мы рассмотрели термины, относящиеся к правилам и способам судебной защиты. На этот раз коснемся договорной работы, расскажем о наиболее часто встречающихся и как довольно простых, так и сложных юридических понятиях и обозначениях, приводя в пример судебную практику.

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Какие лазейки может включить банк в независимую гарантию

Независимая гарантия – ​это обещание гаранта оплатить долг своего клиента (принципала) в случае невыполнения им взятого на себя обязательства. Такой вид обеспечения обязательств получает все большее распространение. Чаще всего гарантию выдают профессиональные участники финансового рынка – ​банки. Как правило, именно они составляют проект гарантии и направляют его на согласование другим заинтересованным лицам. Иногда банк включает в текст гарантии заведомо невыгодные, ошибочные или вовсе невыполнимые условия. Мы расскажем, на что обратить внимание при согласовании проекта гарантии, какие формулировки в нее включить.

Подаем документы в арбитражный суд в электронном виде

В системе арбитражных судов реализована возможность подачи документов в суд в электронном виде. За последний год система «Мой арбитр» стала расширять свой функционал: теперь на ее основе можно не только знакомиться с материалами дела, получать копии аудиозаписей судебных заседаний, но и участвовать в судебных заседаниях онлайн. Разберемся с подачей документов в электронном виде. Расскажем, как работает система «Мой арбитр», какие требования установлены к представляемым документам. Дадим подробные инструкции по подаче первичных документов (иска, апелляционной и кассационной жалоб), а также вторичных документов (заявлений, ходатайств, в т. ч. в части приобщения дополнительных материалов в арбитражное дело).

Ликбез по юридической терминологии: договорное право

Юридически подкованный специалист вызывает уважение не только у людей, далеких от права, но и собственных коллег. Умение блеснуть знаниями и завладеть всеобщим вниманием юристу важно как воздух. Поэтому так нужно читать не только тексты договоров и нормативные правовые акты, но и специальную литературу. В прошлом номере мы рассмотрели термины, относящиеся к правилам и способам судебной защиты. На этот раз коснемся договорной работы, расскажем о наиболее часто встречающихся и как довольно простых, так и сложных юридических понятиях и обозначениях, приводя в пример судебную практику.