Какие требования предъявляются к системам хранения электронных документов. В каком виде хранить электронные архивные документы. Как этот вопрос реализован в «Цитрос Архив». Как обеспечить юридическую силу электронных документов в течение длительного времени.
Рынок электронного документооборота в России активно растет. Организации массово внедряют цифровой формат обмена юридически значимыми данными. Разбираемся, какие правила важно соблюдать для долговременного хранения цифровых документов и какие решения для этого существуют.
Что говорит законодательство
В сентябре 2023 года вступили в силу новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях», утвержденные приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее — Приказ 77, новые Правила). Они заменили собой ранее действовавшие и утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Новые Правила предназначены для всех организаций, но для госструктур и источников комплектования государственных и муниципальных архивов они обязательны для исполнения.
На данный момент санкции за нарушение правил хранения архивных документов по ст. 13.20 КоАП РФ настолько незначительны, что их часто игнорируют (гораздо дороже обходится исполнение всех предписаний, чем санкции за их несоблюдение). Однако важно понимать, что если организация сдает документы в государственные и муниципальные архивы в электронном формате, и они не соответствуют новым требованиям, то такие документы попросту не примут на хранение.
С вступлением в силу Приказа 77 появились новые требования к системам хранения электронных документов (СХЭД), понятие «электронный архивный документ» (ЭАД) и требования к его составу.
Требования к системам хранения электронных документов
Для организации хранения, комплектования, учета и использования электронных архивных документов могут использоваться СХЭД. Также не исключается возможность хранения и (или) на физически обособленных носителях. Но следует помнить, что электронные архивные документы хранятся:
- в одном экземпляре на физически обособленных носителях, если используется СХЭД;
- в двух экземплярах, если СХЭД отсутствует.
В соответствии со статьей 137 новых Правил СХЭД, которую планирует использовать компания для хранения электронных архивных документов, должна выполнять следующие основные функции:
а) прием электронных документов на архивное хранение и автоматическая проверка наличия всех необходимых файлов;
б) включение непосредственно ЭАД и его метаданных в СХЭД при приеме, причем с фиксацией даты поступления; организации, из которой поступил документ; документа-основания, по которому поступил документ; категории и срока хранения и т.д.;
в) хранение электронных архивных документов вместе с их метаданными, учет и систематизация по фондам, описям, номенклатуре дел, форме (электронная или бумажная);
г) формирование обязательных архивных учетных документов: книга учета поступления и выбытия дел, документов; лист фонда; опись дел, документов; опись электронных документов; дело фонда;
д) резервное копирование и восстановление электронных архивных документов и их метаданных;
е) проверка наличия и состояния электронных архивных документов;
и) обеспечение процессов конвертации и/или миграции электронных архивных документов вместе с их метаданными;
к) формирование уведомлений об истечении сроков хранения электронных архивных документов, формирование проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и удаление включенных в СХЭД электронных архивных документов в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов.
В уже внедренных ранее СХЭД необходимо проверить функциональные возможности на соответствие пункту 137 новых Правил и, при необходимости, доработать систему, а также актуализировать внутренние регламентирующие акты организации.
Чтобы обеспечить безопасность данных СХЭД, важно определить класс защищенности информационной системы. Классификация ФСТЭК учитывает уровни значимости информации, которая хранится и обрабатывается в СХЭД. Так, все продукты бренда «Цитрос» создаются в соответствии с отечественными признанными стандартами в области защиты информации. При внедрении решения могут быть адаптированы непосредственно под запросы и потребности организации.
Начиная проект по внедрению СХЭД, при проектировании важно определить следующие моменты:
- кто, как и какие именно документы может загружать в СХЭД;
- каким образом будет вписана система в IT-ландшафт по безопасности и управлению данными;
- как будет организована ссылочная целостность связок объектов оперативной и архивной систем;
- как зафиксировать права на элементы архивной информации.
Требования к электронным архивным документам
Рассмотрим, что же собой представляет ЭАД. В соответствии со статьей 141 новых Правил в состав ЭАД, размещаемого на хранение, входят:
а) файл основной части электронного документа (в формате PDF/A);
б) файлы неотъемлемых приложений к электронному документу, если они есть;
в) файл или файлы электронных подписей при их наличии;
г) файл метаданных документа в формате xml, содержащий регистрационно-учетные сведения.
ЭАД должен представлять собой файл-контейнер (файл формата zip). Это требование было определено еще в рекомендациях ВНИИДАД по комплектованию, учету и организации хранения электронных документов в архивах организаций в 2013 году.
В продукте «Цитрос Архив» мы дополнительно к поддержке перечисленных требований реализовали возможность включать в состав ЭАД:
- файлы-оригиналы подписанных электронных документов, если их исходный формат отличается от PDF/A;
- их сконвертированные в PDF/A версии в качестве архивной визуализации.
Рекомендуем добавить такую функцию в вашу СХЭД, если в корпоративных оперативных системах документы подписываются в формате, отличном от необходимого по новым Правилам. Это позволит не выполнять доработки в оперативных системах и подтверждать валидность передаваемых электронных документов, принимаемых и размещаемых на архивное хранение, без дополнительных трудозатрат.
Почему в новых Правилах был закреплен именно формат PDF/A? Это формат архивного хранения, который обеспечивает воспроизводимость скан-копии оригинала бумажного документа или файла визуализации электронного документа по истечении какого угодно времени. Поэтому при подготовке электронных документов к передаче на архивное хранение документы рекомендуется конвертировать в формат PDF/A, если у оригинала документа иной формат.
Юридическая значимость документов в СХЭД
В соответствии со ст. 11 Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее – ФЗ-63) документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), обладает юридической силой в том случае, если сертификат был действителен на момент подписания либо проверки подписи и соответствует сформированной подписи, а также не вносились изменения непосредственно в подписанный документ.
Чтобы документ, подписанный ЭП, обладал юридической значимостью при проверке третьей стороной (например, контрагентом, контролирующим органом, в суде и т.д.), необходимо установить точное и достоверное время подписания документа и действительность сертификатов удостоверяющего центра. Для этого при формировании подписи рекомендуется устанавливать метку доверенного времени – достоверную информацию о дате и времени подписания электронного документа, предоставляемую третьей стороной (службами меток доверенного времени по запросу от средств формирования ЭП).
Срок действия сертификата службы штампов времени хоть и превышает срок действия сертификатов подписантов документов, но тоже ограничен.
Необходимо поддерживать юридическую значимость документов на протяжении всего срока их хранения. Самыми распространенными способами для этого являются:
-
Переподписание документа вручную. Сделать это может исходный подписант или его уполномоченный представитель, используя новый сертификат электронной подписи.
-
Автоматическое переподписание документа с использованием обезличенного квалифицированного сертификата ЭП оператора информационных систем, выдаваемого Удостоверяющим центром ФНС России.
-
Автоматическая «перештамповка» документа. Доступна только для документов с электронной подписью формата CAdES-A. Происходит путем добавления нового действующего архивного штампа времени в исходную подпись после проверки документа на неизменность и целостность.
Т.к. «перештамповать» можно только ЭП архивного формата CAdES-A, а в оперативных системах в основном подписание документов осуществляется подписями других форматов, то в СХЭД должна быть предусмотрена возможность усовершенствования подписей до формата архивного хранения (CAdES-A) при приеме на хранение.
Также в августе 2023 были утверждены поправки к ФЗ-63 о том, что можно выпускать ЭП сроком до 12 лет. Это не решит проблемы с документами с постоянным сроком хранения и свыше 10 лет, но позволит облегчить хранение документов сроком хранения до 10 лет включительно, к которым можно отнести, например, первичные финансовые и бухгалтерские документы.
Однако на сегодня в текущем законодательстве отсутствует четкое определение и описание механизмов сохранения юридической значимости электронных документов. Как следствие, нет единого технического решения для обеспечения долговременного хранения юридически значимых документов.
Гибридные архивы
Новые архивные Правила допускают хранение в СХЭД в том числе и скан-копий оригиналов бумажных документов, но следует помнить, что нельзя уничтожать оригиналы до окончания срока их хранения даже при наличии их электронной копии в СХЭД. Возможность создавать электронные дубликаты и скан-копии оригиналов бумажных документов, заверенные электронной подписью, которые бы полностью вытеснили бумажные подлинники (так называемая технология замещающего сканирования) обсуждается не первый год, но пока соответствующий закон не принят.
Законодательство в сфере цифровизации в последнее время меняется очень быстро, выносятся на обсуждение все новые законопроекты, появляются поправки к действующим законам, а российские делопроизводители и архивисты, разработчики информационных систем с нетерпением ждут повышения прозрачности в нормативной базе по обеспечению долговременного хранения юридически значимых документов.
Реклама:
ООО «Цитрос», ИНН 7735189690.
