продолжение статьи, начало в № 9` 2009
Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы рассказываем, как определить сроки хранения для документов по личному составу, как организовать их регистрацию и формировать в дела в текущем делопроизводстве. Автор подсказывает, как организовать работу так, чтобы сэкономить ваше драгоценное время.
Определяем сроки хранения документов
Основным документом, с которым мы будем работать, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения ( утв. Росархивом 06.10.2000, действует в ред. от 27.10.20031).
В него включена огромная масса документов, образующихся в деятельности предприятий и организаций. А состав кадровых документов вашего магазинчика может существенно отличаться от состава документов соседнего заводика по производству стеклопакетов. Поэтому, руководствуясь Перечнем, определяйте сроки хранения только тех документов, которые действительно образуются в деятельности вашего предприятия, а не переносите из Перечня документы поголовно в вашу номенклатуру дел.
Итак, с возможным составом обязательных и «факультативных» кадровых документов мы определились в прошлом номере журнала. Теперь разобьем их в соответствии со сроками хранения на группы:
- документы, подлежащие постоянному хранению;
- документы, подлежащие долговременному хранению (свыше 10 лет);
- документы временного срока хранения (до 10 лет).
К документам первой группы отнесем те, срок хранения которых Перечнем установлен как «постоянно»:
- штатные расписания и документы к ним,
- должностные инструкции,
- документы о совершенствовании аппарата управления,
- перечни профессий,
- документы о профессиональной пригодности работников,
- документы об организации труда и совмещении профессий,
- коллективный договор и документы о проверке выполнения условий коллективного договора,
- типовые нормативы по труду, а также нормы выработки и расценок,
- тарифно-квалификационные сетки, справочники, ставки,
- утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников,
- комплексные планы улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий,
- документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности,
- перечень работ с вредными или опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста,
- перечень профессий с вредными условиями труда,
- правила по охране труда работающих инвалидов,
- нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий,
- документы, связанные с расследованием аварий (связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами),
- книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий,
- документы о состоянии и проверке работы с кадрами,
- личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания,
- документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий (в награждающих организациях); ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных, документы к ним; документы об оформлении представления работников к награждению,
- протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность,
- список (шататно-списочный состав) работников,
- списки членов руководящих и исполнительных органов организации,
- списки ветеранов и участников ВОВ и других военных действий,
- списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий,
- квалификационные требования,
- примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые),
- учебные планы, программы и учебно-методические пособия и др.
Долговременному хранению (от 10 до 75 лет) подлежат:
-
75 лет хранятся:
- приказы, распоряжения по личному составу,
- штатные расстановки,
- должностные инструкции (персональные),
- лицевые счета работников (ЭПК),
- списки работающих на производстве с вредными условиями труда,
- табели и наряды работников вредных профессий,
- записки, заменяющие приказы по личному составу,
- личные дела работников,
- трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел,
- личные карточки работников,
- характеристики работников, не имеющих личных дел,
- документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел,
- списки работников,
- книги, карточки учета:
- приема, перемещения (перевода), увольнения работников,
- личных дел, личных карточек, трудовых договоров, трудовых соглашений,
- документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий (в других организациях),
- ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним (в других организациях),
-
50 лет хранятся: