Готовим документы к передаче в архив организации

Работа по подготовке к приему-передаче документов в архив требует организации, времени, контроля и навыков. Организует и координирует эту работу традиционно заведующий архивом (или руководитель структурного подразделения, в которое входит архив). Технические исполнители: представители отделов, готовящие свои документы к передаче. Контролирует данную работу обычно заместитель руководителя организации по общим вопросам (или тот зам, в чье ведение входит архив). А руководствоваться будем новыми вышедшими в 2015 году «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного ­само­управления и организациях» (далее – Правила).

Какие организации попадают под юрисдикцию Правил и обязаны создавать архив?

Обратимся к тексту самих Правил: если государственные органы и местного уровня, а также их подведомственные организации обязаны создавать архив (см. п. 1.3), то все другие юридические лица вправе это делать (п. 1.4). То есть вторая группа организаций вправе хранить документы в течение предписанного срока без создания такого структурного подразделения, как архив (хотя, конечно, обеспечить сохранность дела более 10 лет в ­любом другом подразделении будет проблематично).

Какие документы и когда передавать?

Если же у вас есть архив, то встает следующий вопрос: какие документы подразделений и когда передавать в него? Ответы вы найдете в п. 4.1, и 4.2, а также п. 4.16 и 4.19 Правил (мы процитировали их далее). Если коротко, то в архив должны поступать:

• закрытые делопроизводством дела не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года, после их закрытия;
• передаче подлежат дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения (но на практике архив часто принимает дела и с меньшим сроком хранения, дабы гарантировать их сохранность, это решает сама организация);
• перед передачей в архив дела необходимо оформить определенным образом и передавать их по описям.

В серьезных организациях утверждается график передачи дел из подразделений в архив приказом руководителя, чтобы упорядочить эту работу. Кроме того, в архив обычно передаются дела со сроком хранения от 3 лет и выше. Ориентиром становятся номенклатуры дел подразделений: из каждой видно, какие дела, с каким сроком хранения и в каком количестве были заведены в подразделении в течение года.

Как правильно оформить дело?

Если дела со сроком хранения «свыше 10 лет», «постоянно», а также по личному составу подлежат полному оформлению (оно регламентируется и мы далее его подробно рассмотрим), то дела с меньшим сроком хранения можно готовить по «облегченной» программе.

К сожалению, Правила не определяют необходимый минимум работ по подготовке документов временного (до 10 лет) хранения к передаче в архив организации. Традиционно частичное оформление дел включает в себя наличие:

• заголовка дела,
• передаточной описи (или передача может осуществиться по номенклатуре дел),
• листы дел должны быть скреплены на скоросшиватель или помещены в папки с клапанами (переплет или подшивку можно не делать).

Что делать не обязательно, так это:

• нумеровать листы,
• составлять внутреннюю опись документов дела,
• оформлять титульные листы полностью (обязателен заголовок, индекс дела по номенклатуре, дата / год) см. Пример 1,
• составлять лист-заверитель дела.

Здесь отметим, что даже если организация решила придерживаться общего правила и дела со сроком хранения менее 10 лет хранить в структурных подразделениях, то в архив они все равно могут попасть – при ликвидации какого-либо из подразделений. Если происходит перестройка с перетасовкой функций между оставшимися структурами, то документы ­ликвидируемой обычно перетекают к новому получателю прежних функций.

Далее рассмотрим, как подготовить дело к длительному хранению «по полной программе».

Обложка дела

Дело должно иметь правильно оформленный титульный лист или обложку. Ее основные реквизиты (обозначены цифрами в Примере 1):

• наименование организации и подчиненность (если таковая имеется) на момент закрытия дела. Если наименование организации меняется в течение года, то на обложке указывается ее новое наименование и подчиненность (см. цифры 1 и 2);