Top.Mail.Ru

Как может измениться постоянный срок хранения, предписанный Перечнем?

Разные организации по-разному могут применять постоянный срок хранения, предписанный перечнями управленческих документов со сроками хранения. Какие организации могут его сократить, и что для этого надо предпринять? Документы каких лет под какие перечни подпадают? Как указывать срок хранения в номенклатуре дел? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

В коммерческой организации на протяжении многих лет утверждались номенклатуры дел с указанием постоянных сроков хранения, установленных перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Вместе с тем данный приказ разрешает коммерческим организациям устанавливать по статьям, где указан срок хранения «постоянно», срок не менее 10 лет. Может ли центральная экспертная комиссия пересмотреть сроки хранения дел, сформированных более 10 лет назад, и уничтожить такие документы? В каком нормативном акте есть разъяснения по данному вопросу?

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень 2010 г.).

Данный приказ не содержит какого-либо разрешения или уточнения по отношению к коммерческим организациям. Только сноска к графе 3 «Срок хранения документа» самого Перечня 2010 г., обозначенная одной звездочкой , уточняет применение нормативного срока хранения «постоянно» в тех организациях, которые не являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, – они должны хранить эти категории документов не менее 10 лет (см. отметку «1» в следующем Фрагменте документа).

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)

Обратите внимание, что в самом Перечне 2010 г. имеются статьи с категориями документов постоянного срока хранения, рядом с которыми стоит сноска с двумя звездочками , фактически означающая срок хранения «до ликвидации организации» (см. отметку «2» там же). Причем, в случае ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования, их документы могут быть приняты в государственный или муниципальный архив на основании договора, который должен быть подготовлен конкурсным управляющим или ликвидационной комиссией (ликвидатором). Прежде всего принимаются документы по личному составу, а иные документы – по принципу выборки в зависимости от направлений деятельности организации и ее значимости для развития соответствующей территории (например, документы градообразующего предприятия или организации, осуществляющей публично значимые функции и функции основного работодателя в регионе имеют больше шансов попасть в государственный или муниципальный архив).

В приведенном здесь фрагменте Перечня 2010 г. хорошо видно, что сноска оформлена в заголовочной части таблицы у наименования графы 3, а сноска  встречается в строках таблицы рядом со сроком хранения «Пост.» у некоторых категорий документов. Это означает, что:

  • организации – источники комплектования государственного или муниципального архива, должны будут постоянно хранить документы, у которых в графе 3 написано «Пост.»;
  • а организации, не являющиеся источниками комплектования (причем вне зависимости от того, являются они коммерческими или некоммерческими), могут применять постоянные сроки хранения,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Выдача пользователям документов из архива организации

Что может выдавать архив по запросам работников своей организации и сторонних компаний. Какими документами можно инициировать получение дел из архива (показали образцы заказа и служебной записки). Кто должен одобрить заявку. Каким комплексом документов оформляется выдача дел из архива (когда необходимо оформлять акт выдачи дел во временное пользование; книга выдачи документов обязательна, а вот карта-заместитель дела и лист использования документов дела факультативны). Какие из этих документов имеют утвержденные формы и как их можно усовершенствовать.

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

Особенности выдачи сторонним организациям документов из архива во временное пользование

В письмо о выдаче документов во временное пользование лучше просить включить гарантию возврата и сохранности ваших документов (образец показали). Объяснили, на какой срок действующие правила считают допустимым выдавать документы. Как заполнить акт и учетные документы при выдаче дел из архива сторонней организации, как ее представителю расписываться в получении. Стоит ли оставлять себе заверенные копии при временном расставании с оригиналами.

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения

Анализируются различные типы носителей информации на предмет их долговечности. Описываются оптимальные условия хранения, особенно подробно автор останавливается на соблюдении температурно-влажностного режима. Предлагаются способы решения проблем, связанных с устареванием аппаратного и программного обеспечения. Ведь устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей (дискеты, CD и др.), изнашиваются и морально устаревают приблизительно через 10 — 15 лет, а жизненный цикл программного обеспечения сейчас оценивается всего в 5 — 7 лет. Кроме того, должное внимание уделено проблемам обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов. Вопросы организации учета и описания электронных документов при их долговременном хранении будут рассмотрены во второй части статьи, которую мы планируем опубликовать в следующем номере журнала.