Что делать, когда в номенклатуре дела / тома значатся, а при фактической попытке их передачи в архив обнаружено было не все? Ситуация еще усугубляется тем, что в организации обязанность по составлению описей дел лежит на сотрудниках архива, а не структурного подразделения, передающего свои дела. Благодаря вопросу нашего подписчика, разберем эту достаточно типичную «задачку» на живом примере: в каком порядке действовать, как документировать.
Вопрос в тему
Как быть, если количество томов, указанных в итоговой записи к номенклатуре дел, не совпадает с количеством фактически заведенных дел (томов). Как в таком случае принимать дела, если в итоговой записи к номенклатуре дел на 2020 год (которая уже утверждена) указано 5 томов, а передают не 5?
Оформлением дел у нас занимаются архивисты. Структурные подразделения только передают такие «дела».
Попытаемся прояснить ситуацию. Наверное, здесь надо говорить о количестве дел в итоговой записи, а не о количестве томов одного дела, которое фиксируется в графе 3 номенклатуры дел по итогам года.
Номенклатура дел на 2020 год (предположим, что она является классификатором структурного типа) должна была утверждаться примерно в декабре 2019 года, а в январе следующего 2021 года (реже в его I квартале) должна была оформляться итоговая запись к ней, где фиксируется фактическое количество заведенных дел по категориям. Перед оформлением итоговой записи:
- сначала заполняют графу 3 в номенклатуре дел, вписывая количество образовавшихся томов у каждого дела (см. «1» в Примере 1);
- потом суммируют эти данные на листе бумаги (черновике), чтобы в итоговой записи отразить сводные количественные данные за прошедший календарный год.
Итоговая запись должна была быть передана в архив и приложена к архивному (второму) экземпляру утвержденной номенклатуры дел на 2020 год в 2021 году.
Если этого не было сделано своевременно, то при передаче на архивное хранение дел, заведенных в 2020 году, структурные подразделения (ответственные за делопроизводство в них, руководители подразделений или назначенные сотрудники) должны оформить итоговую запись к своим разделам в номенклатуре дел на 2020 год в этом 2022 году. В самом крайнем случае, если дела передаются на...
