Согласно приказу Росархива № 77 оформление дел на бумажном носителе предусматривает:
а) изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов;
б) нумерацию листов дела;
в) составление листа-заверителя дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 4 к Правилам);
г) составление внутренней описи документов дела (на отдельные категории дел, указанные в пункте 54 Правил) (рекомендуемый образец приведен в приложении № 5 к Правилам);
д) оформление обложки дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 6 к Правилам);
е) подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
ж) лист использования (при необходимости).
Также известно, что по правилам делопроизводства при прошивкедокументов необходимо на место сшивки приклеивать бумажную наклейку с заверительной надписью о количестве прошитых листов и указанием подписи, должности, Ф.И.О. лица, удостоверившего подлинность документов.
Мы с коллегами наткнулись на ряд статей в Интернете, где написано, что на прошитые архивные дела тоже необходимо на сшив клеить бумажную заверительную наклейку. И возник вопрос – правы ли авторы данных статей? Действительно ли на архивных делах нужна еще и заверительная наклейка на сшив помимо листа-заверителя?
Почему у нас возникли сомнения в правоте авторов:
1. В приказе № 77 нигде ни разу не упоминается необходимость составления заверительной наклейки на сшив.
2. В обязательном листе-заверителе дела и так указана информация о количестве листов дела, дата, подпись и должность ответственного лица (в листе-заверителе дословно содержится фраза «В деле подшито и пронумеровано»).
3. Согласно требованиям приказа № 77 при указании количества листов дела в листе-заверителе в общее количество листов дела НЕ включаются титульный лист, внутренняя опись и сам лист-заверитель.
А по правилам подготовки заверительной надписи на сшив документов необходимо пронумеровать и указать общее количество ВСЕХ прошитых листов.
Получается, что в случае наклеивания бумажной заверительной надписи на сшив общее количество листов будет больше, чем указано в листе-заверителе дела (т.к. мы должны будем посчитать и внутреннюю опись, и лист-заверитель).
Прошу Вас пояснить:
1. Надо ли приклеивать бумажные заверительные надписи на место сшива архивных дел?
2. Если да, то как правильно указать количество листов в данной надписи:
- такое же как в листе-заверителе или
- полное количество листов с учетом титульного листа, внутренней описи и листа-заверителя?
