Доступ к архивным документам, содержащим персональные данные

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 11 / 2025

Наталья Храмцовская

к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО

По какому алгоритму действовать архиву, в который обратились за документами или сведениями, содержащими персональные данные. Как он зависит от «личности» обратившегося. Какая специфика есть у государственных, муниципальных архивов и у архивов «обычных» организаций, вузов. Когда необходимо согласие субъекта персданных, а когда нотариальная доверенность или другие документы. Как архиву минимизировать риски в попытке выполнить требования законодательства о защите персданных, чтобы не попасть на штрафы.

Вопрос в тему

При ответе на архивный запрос разве не достаточно согласия субъекта, как указано в законе о персональных данных? Или требуется нотариальная доверенность, как указано в Методических рекомендациях, разработаных ВНИИДАД?

Статья 9 «Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных» Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»:

1. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. Согласие на обработку персональных данных должно быть оформлено отдельно от иных информации и (или) документов, которые подтверждает и (или) подписывает субъект персональных данных. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются оператором...

Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера (разработаны ВНИИДАД)

2.6.3.1. Правомочность получения заявителем запрашиваемой информации. Запросы социально-правового характера, поступившие от граждан и организаций, не указанных в п. 3 раздела 1.2 настоящих Методических рекомендаций, и касающиеся других лиц, принимаются на исполнение при наличии нотариально заверенной доверенности от субъекта информации (в случае его смерти – от наследника субъекта информации). В тексте заявления гражданина или запроса организации должно быть написано, что заявитель или организация на основании доверенности уполномочены получить запрашиваемые сведения. Далее указывается, кем и когда была выдана доверенность, ее номер.

Установленные правила и как их понимать

Архивное дело в России регламентируется целым комплексом нормативных правовых актов, предусматривающих обеспечение как сохранности документов, так и неприкосновенности частной жизни граждан. Хранящиеся в архивах документальные материалы часто содержат персональные данные, доступ к которым может быть ограничен федеральным законодательством.

Доступ к архивным документам, содержащим персональные данные, которые хранит организация (оператор персональных данных), может потребоваться:

как самому человеку, о котором эти данные (субъекту персональных данных),
так другим лицам (третьим лицам).

Доступ к таким документам осуществляется путем:

исполнения запросов на предоставление информации и документов или
представления документов для изучения в читальном зале архива.

Заметим, что в нормативной базе, регламентирующей работу с архивными документами в архивах организации, чаще всего говорится об исполнении запросов, поскольку читальных залов у них, как правило, нет.

Архивные Правила 2023 года говорят, когда запрос не подлежит исполнению архивом. Один из перечисленных там поводов напрямую касается рассматриваемой нами темы:

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)

181. Запрос пользователя не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

...е) у пользователя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени... лиц, в отношении которых сделан запрос (в случае если не истек срок ограничения, установленный частью 3 статьи 25 Федерального закона № 125-ФЗ).

Фрагмент документа

Статья 25 «Ограничение на доступ к архивным документам» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

...3. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

Получается, что документы с персональными данными (далее – ПДн), со дня создания которых не истекло 75 лет, архив может показать, а также предоставить их копии или сведения из них:

самому субъекту ПДн и его наследникам либо
третьим лицам, которые имеют право доступа к ним в силу закона (например, сотрудникам ФСБ России, иных правоохранительных и других уполномоченных органов), а также представителям организации-фондообразователя к документам ее фонда;
для предоставления ПДн всем остальным лицам оператор ПДн должен иметь письменное разрешение субъекта:
- нотариальная доверенность говорит о том, что заявитель, обратившийся в архив, действует по поручению субъекта ПДн – от его имени. Тогда ПДн передаются практически самому субъекту ПДн, просто через его представителя (можно сказать, что вариант 3.1 основывается на варианте 1);
- согласие субъекта ПДн «играет свою роль» в другой ситуации – оно дается в письменном виде оператору ПДн (организации, которая хранит документы с этими сведениями) и там может говориться, для каких целей каким лицам ПДн этого субъекта могут быть предоставлены.

Государственные и муниципальные архивы навряд ли брали письменное согласие на передачу ПДн у людей, документы с персональными данными которых они хранят. Этот вариант скорее относится к организациям, где субъект ПДн работал / учился / что-то покупал и т.д. Поэтому:

у государственных и муниципальных архивов встречается вариант 3.1,
а в практике архивов организаций могут быть оба варианта – как 3.1 (с нотариальными доверенностями), так и 3.2 (с письменными согласиями субъектов ПДн).

Понимая эту основу (саму логику), мы можем посмотреть дополнительные детали в различных нормативных документах. Заметим, что большинство их них разрабатывалось для регулирования деятельности государственных и муниципальных архивов.

Фрагмент документа

Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера (разработаны ВНИИДАД и опубликованы на сайте https://archives.ru 23.06.2012)

...1.2. Специфика использования конфиденциальных персональных данных <*>

1. Исполнение запросов социально-правового характера связано с использованием информации архивных документов, составляющей персональные данные человека. Часть этой информации является конфиденциальной и относится к информации ограниченного доступа <*>. Согласно ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов» (Приложение №1). После окончания 75 лет дела и документы, содержащие такую информацию, становятся общедоступными... за исключением дел и документов личного происхождения, переданных в архив на особых условиях доступа к ним. Собственник имеет право установить свои сроки ограничения и условия доступа...

2. Правом получить конфиденциальные персональные данные обладает субъект персональных данных (человек, информация о котором содержится в документе), если это не противоречит законодательству Российской Федерации (например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности», «Об органах Федеральной службы безопасности в Российской Федерации» и т.п.)... после смерти субъекта персональных данных – его наследники (при наличии свидетельства о смерти субъекта информации); доверенные лица субъекта персональных данных, его наследников (при наличии нотариально заверенных доверенностей).

3. Правом получить конфиденциальные персональные данные в качестве ответа на официальный мотивированный письменный запрос, в котором указываются цель получения информации и форма ее использования (например, «информация будет использована для подготовки справочно-информационного издания в обезличенном виде» или «в связи с заведением уголовного дела...»), обладают также сотрудники организаций-фондообразователей и их правопреемников; органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления; судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания (по делам, находящимся в их производстве) в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.

...2.6.3.1. Правомочность получения заявителем запрашиваемой информации. Запросы социально-правового характера, поступившие от граждан и организаций, не указанных в п. 3 раздела 1.2 настоящих Методических рекомендаций, и касающиеся других лиц, принимаются на исполнение при наличии нотариально заверенной доверенности от субъекта информации (в случае его смерти – от наследника субъекта информации). В тексте заявления гражданина или запроса организации должно быть написано, что заявитель или организация на основании доверенности уполномочены получить запрашиваемые сведения. Далее указывается, кем и когда была выдана доверенность, ее номер...

_____________________________________
<*> Более подробно вопросы доступа к конфиденциальной информации, содержащейся в архивных документах, рассмотрены в методических рекомендациях «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими» / Росархив. ВНИИДАД. – М., 2009.

Общий порядок использования архивных документов ограниченного доступа определен в другом документе:

Фрагмент документа

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 01.09.2017 № 143)

...3.2. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа:

3.2.3. содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:

является субъектом указанных сведений – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;
является наследником по закону – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;
является наследником по завещанию – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к указанным делам, документам;
имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающей право представлять интересы доверителя...

3.5. Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является...

Государственные архивы в своих локальных актах особое внимание уделяют пользователям читальных залов, когда им предоставляется доступ к документам ограниченного доступа. В качестве примера цитируем памятку одного из архивов Санкт-Петербурга:

Фрагмент документа

Памятка по организации работы с пользователями в читальном зале Центрального государственного архива историко-политических документов Санкт-Петербурга при использовании документов ограниченного доступа (утв. директором Центрального государственного архива историко-политических документов (ЦГАИПД СПб) 14 июля 2014 г.)¹

...2. Порядок организации доступа пользователей к документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни,
сведения, создающие угрозу для его безопасности

2.1. Сведения конфиденциального характера определены Конституцией Российской Федерации, Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера», Федеральным законом Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ п. 2, ст. 25, Федеральным законом РФ «Об информации, информационных технологиях, защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, Определением Конституционного суда Российской Федерации от 09.06.2005 № 248-0, Апелляционным определением Санкт-Петербургского городского суда от 15 мая 2012 г.

2.2. Под сведениями конфиденциального характера понимают сведения о личной, семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу его безопасности.

2.3. Ко всем документам, содержащим информацию конфиденциального характера, государственные архивы вводят контролируемый допуск и ограничивают их использование в течение 75 лет со дня создания документа.

После окончания этого периода ограничения на доступ снимаются. Ограничение в 75 лет не распространяется на запросы органов власти, суда и прокуратуры, МВД, а также государственных организаций и ведомств, занимающихся вопросами реабилитации и восстановления законных прав граждан в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.

2.4. Право на доступ к документам архивов, до истечения 75 лет имеют:

пользователи (граждане) – субъекты информации или их доверенные лица при предъявлении документов, удостоверяющих личность, и доверенности, оформленной в установленном порядке;
наследники таких граждан, если последних нет в живых. Архив взаимодействует с наследниками при наличии свидетельства о смерти гражданина – субъекта информации и документов, подтверждающих право на наследство. Доверенное лицо наследника должно представить в Архив документ, удостоверяющий его личность, доверенность, оформленную в установленном порядке, свидетельство о смерти гражданина – субъекта информации и документы, подтверждающие право на наследство доверителя;
должностные лица учреждений и организаций-фондообразователей, а также их правопреемников, в силу наличия обоснованной служебной необходимости (при наличии ходатайства заинтересованной организации с обоснованием необходимости получения сведений и при наличии документа, удостоверяющего личность).

Исключение составляют сведения конфиденциального характера, которые затрагивают личные интересы других граждан, упоминаемых или проходящих по делу. Такие сведения не подлежат передаче третьим лицам без письменного разрешения этих граждан.

2.5. Архив может разрешить использовать документы, имеющие сведения конфиденциального характера, на том условии, что при опубликовании этих данных нельзя будет идентифицировать личности.

2.6. Все архивные дела (документы), со дня создания которых не истек срок 75 лет, перед выдачей пользователям подлежат полистному просмотру сотрудниками читального зала на предмет выявления сведений конфиденциального характера.

2.7. Правом на выявление сведений конфиденциального характера и ограничение доступа пользователей к информации конфиденциального характера обладают работники Архива, наделенные соответствующими полномочиями согласно своим должностным инструкциям, утвержденным в установленном порядке.

2.8. Исходя из практики работы Архива, поддержанной решениями районных и городского судов, к личной и семейной тайне гражданина, сведениям о его частной жизни, сведениям, создающим угрозу его безопасности, работники архива относят следующие группы сведений, содержащиеся в документах архива:

о состоянии здоровья, включая медицинские заключения и диагнозы, физических и физиологических особенностях;
о семейных и интимных взаимоотношениях, обстоятельствах вступления в брак и развода;
об обстоятельствах рождения, усыновления (удочерения), установлении опеки и т.п.;
о личных привычках и наклонностях, сведения морально-этического характера, в том числе сведения об аморальном поведении, пьянстве, недостойном поведении в быту и тому подобная негативная, порочащая репутацию гражданина информация;
о материальном положении, источниках доходов;
об особенностях вероисповедания и принадлежности к религиозным сектам;
сведения, разглашение которых создает угрозу личной безопасности гражданина, безопасности членов его семьи и жилища, в том числе об участии граждан в действиях государственных и партийных органов в качестве обвиняемых, свидетелей, информаторов и т.п.;
о проступках и преступлениях, которые не подтверждены решениями и приговорами суда...

2.10. Архив без согласования с гражданином (его наследниками) обеспечивает доступ пользователей к делам, содержащим основные биографические данные лица: сведения о дате и месте рождения, смерти, образовании, служебных должностях (если это не противоречит федеральному законодательству), почетных ученых званиях, наградах, выборных должностях, об опубликованных результатах творческой и научной деятельности гражданина.

2.11. В случае отказа о выдаче дел пользователю по причине наличия в деле конфиденциальной информации, оформляется мотивированный письменный отказ, с которым пользователь знакомится под роспись (См. Приложение № 3)...

2.13. Архив обеспечивает доступ пользователя только к тем документам (или информации), которые относятся к лицу (лицам), в отношении которого было принято решение о доступе.

Если в деле, в основном, находятся документы, содержащие конфиденциальные сведения о нескольких лицах, то такие дела на руки пользователям не выдаются.

Таким образом, основные принципы использования содержащих...