Колонтитулы в документах для нумерации страниц, парафирования, логотипа и др.

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 6 / 2025

Дарья Конева

документовед и методолог построения процессов ДОУ в СЭД

Показываем пошагово, как в Word можно установить нумерацию страниц по правилам ГОСТ Р 7.0.97: посередине верхнего поля документа, начиная только со 2-й страницы; в едином файле для части страниц начинать нумерацию заново (например, для приложений к договору или приказу) либо менять ориентацию страниц (например, для таблиц и схем). В верхнем колонтитуле удобно размещать логотип, гриф ограничения доступа к документу, вид документа и номер его редакции. А в нижнем колонтитуле – отметку об исполнителе, парафирование страниц, гиперссылки.

Колонтитулы можно использовать для облегчения ориентации в документе, особенно многостраничном. Они размещаются на верхнем и нижнем полях документа (и даже иногда на боковых) и могут содержать:

не только нумерацию страниц,
но еще сведения об авторе документа (или об исполнителе),
название самого документа (если это принято в компании),
изображения (например, логотип компании),
различные грифы и
коды документов или другие справочные сведения о документе.

Определение термина «колонтитул» нашлось в стандарте по издательскому / книжному делу ГОСТ Р 7.0.3-2006: «3.2.3.36 колонтитул: Помещаемый на каждой странице элемент аппарата издания, помогающий читателю ориентироваться в содержании текста на странице».

На практике оформление колонтитула становится задачей со множеством неизвестных, т.к. некоторые исполнители, создавая документ в текстовом редакторе Microsoft Word, даже не обладают навыками активации вкладки «Работа с колонтитулами / Конструктор». С этого мы и начнем, а дальше покажем особенности отдельных элементов колонтитулов, удобных для оформления документов любой организации.

В статье используются примеры, созданные на базе текстового редактора Word из пакета Microsoft Office, версия «Профессиональная плюс» 2019 года (более старые версии Word также содержат данную вкладку с аналогичным набором инструментов).

Рисунок 1. Активация колонтитулов

Активация колонтитулов

По умолчанию колонтитулы находятся в «спящем режиме», чтобы не мешать пользователю работать с текстом. Для активации достаточно воспользоваться одним из способов:

дважды щелкнуть левой кнопкой «мыши» по верхнему или нижнему полю документа или
в основной вкладке «Вставка» верхнего меню найти область «Колонтитулы», в ней выбрать необходимый инструмент: «Верхний колонтитул», «Нижний колонтитул» или «Номер страницы» (см. Рисунок 1).

В конце всех вкладок после активации появится дополнительная ...