Подводим в Excel итоги за год по объему документооборота

Чтобы по итогам года получить нужную вам статистику, ее структуру надо продумать до того, как вы начнете наполнять данными это «прокрустово ложе». Даже если организация работает в системе электронного документооборота (СЭД), удобно финальный анализ проводить в Excel – он обладает гибким инструментарием, с которым вы сами можете делать многое (не завися от ИТ-специалистов, особенно из сторонних компаний – разработчиков СЭД).

Анализ может дать ответы на многие вопросы. Например, насколько меняется объем документооборота (от месяца к месяцу, от года к году), можно ли что-то изменить в нем, улучшить, доработать? Конкретно в нашей компании мы собираем статистические данные по документам на протяжении всего года с разбивкой помесячно (какие-то данные хотя бы поквартально). Лучше, конечно, делать данную процедуру регулярно в контрольные даты, но можно и разово, в начале января, следующего за годом, по которому будем делать анализ, только тогда времени для сбора данных понадобится значительно больше. И если для этого в компании нет специальных программ или они дают только часть необходимой информации, то выручает Excel.

Структура данных

В данной статье покажем, как можно собрать статистику по документообороту за целый год в один табличный файл Excel (или правильнее будет называть его книгой, т.к. состоять он будет из нескольких листов). Для подсчета результатов используем формулы, а для визуализации – диаграммы (о них мы говорили в прошлом номере журнала). В примерах далее покажем «картинку» на начало января 2026 года, когда предстоит внести данные за декабрь предыдущего года. Все примеры будут созданы на базе табличного редактора Excel из пакета Microsoft Office, версия «Профессиональная плюс» 2019 года.

Обращаем внимание, что дальше по тексту в статистику будут включены не все документы организации, а только те, с которыми работает СЭД (название афишировать не станем :) Если в вашей компании нет СЭД, то наверняка есть электронные журналы, которые вы ведете в том же Excel, или бумажные журналы – все цифры по документам можно брать из них.

В некоторых компаниях используется сразу несколько СЭД, и сбором (а затем и анализом) информации по ним занимаются разные подразделения. Вот и наши примеры будут отображать только часть документооборота компании, поэтому, если вам поставят задачу по сбору данных всего документооборота, придется у коллег запрашивать данные по их системам и добавлять их в свой файл.

У нашей СЭД есть 2 особенных объекта, которые будут считаться отдельно как нерегистрируемые документы (они тоже могут понадобиться для анализа):

• «приложение» – хоть и не является самостоятельным документом, но заносится в СЭД отдельной регистрационной карточкой (без регистрации) и связывается с регистрационной карточкой основного документа;
• «простой документ» – документ без отнесения к какому-либо виду. Используется, когда работники при внесении документа в СЭД не смогли определиться с конкретным видом (и такое бывает) или данный вид в СЭД еще не настроен (не продуман процесс, «переходный вариант» из другой СЭД или другая причина). Этот неопределенный вид также не имеет своей регистрации в СЭД, что не должно мешать сотрудникам работать и направлять такие документы через СЭД.

Для сбора статистики мы используем несколько листов в одном файле Excel.По умолчанию создается только 1–3 листа – это отдельные страницы книги Excel. В принципе, все данные можно размещать на 1 листе, но целесообразнее использовать несколько листов, это позволит:

• разделить данные по:
  • сферам деятельности (управленческая, финансовая, договорная и т.п.);
  • видам документов (приказы, письма и т.п.);
  • потокам (входящий, исходящий, внутренний);
  • зависимостям (например, исходящие и входящие письма);
• удобно разместить данные вместе с их последующей графической визуализацией в пределах рабочего окна;
• облегчить работу с большими массивами данных, если мы реализуем вышеперечисленные пункты.

Для сбора данных мы используем 7 листов (на Рисунках 1–7 показана структура данных, но еще не настроены все формулы для суммирования итоговых показателей):

1. Лист «СВОД»– сводная таблица, в которую будут поступать данные с остальных листов. Лучше его ставить в начале, т.к. обычно обращаются сначала к сводной информации, а уже при необходимости смотрят ее...