Как оформить получение денег под отчет: какие документы для этого составляют и что недавно изменилось в этом вопросе? Как тратить деньги, полученные под отчет на карточку? Как составить авансовый отчет и что к нему приложить? Когда нужно успеть отчитаться и что будет в случае нарушения срока?
Под подотчетными средствами, как правило, понимаются деньги, выдаваемые на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации. Таковыми могут быть: приобретение хозяйственных, канцелярских принадлежностей, горючих и смазочных материалов (ГСМ), оплата командировочных, а также представительских расходов и т.д.
Если обратиться к Положению о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее – Положение), то видно, что подотчетными лицами могут являться только сотрудники (работники) предприятия на постоянной основе, в том числе на условиях совместительства (п. 4.4 Положения).
Итак, подотчетные лица – это работники организации, которым выдаются денежные средства, в том числе из кассы, с условием предоставления отчета об их использовании.
Порядок выдачи под отчет...
...наличных денежных средств
Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером (п. 4.4 Положения). В нем указывается основание для его оформления. В данном случае таковым является заявление в произвольной форме подотчетного лица на выдачу необходимой суммы. Рассмотрев заявление, руководитель должен поставить на нем свою резолюцию:
- написать, сколько и на какой срок выдать наличные деньги;
- поставить свою подпись и дату.
Только при наличии такого документа кассир имеет право выдать деньги. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Возникает вопрос: может ли кто-то другой, кроме руководителя, разрешить выдачу денежных средств под отчет? Руководитель предприятия может своим приказом (и доверенностью) передать полномочия по подписанию подобных заявлений кому-то из подчиненных. Ведь, как предусмотрено п. 1.2 Положения, под «руководителем» понимаются также и уполномоченные им лица.
Заявление на выдачу денег подотчетному лицу составляется в произвольной форме. Чтобы упорядочить такую работу, в организации целесообразно утвердить типовую форму подобного заявления. Образец данного документа мы привели в Примере 1.
Пример 1. Заявление на получение денег под отчет
На практике организации сталкивались с ситуацией, когда инспекторы при проверке кассовой дисциплины требовали предъявить приказ об установлении подотчетных лиц, размеров подотчетных сумм и сроков отчета по ним.
Дело в том, что согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40 (далее – Порядок № 40), было установлено, что организация должна выдавать наличные деньги под отчет в размерах и на сроки, определенные ее руководителем. Вот почему считалось, что руководитель организации должен был издать приказ с указанием подотчетных лиц, имеющих право расходовать подотчетные средства, со сроками и суммами их выдачи (его образец показан в Примере 2).
Пример 2. Приказ об определении круга подотчетных лиц, срока и размера выдаваемых им сумм под отчет
Кроме того, ссылаясь на положения Порядка № 40, налоговое ведомство дало следующие разъяснения: при отсутствии такого приказа можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм в организации не установлен, следовательно, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах 1 рабочего дня (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).
Но Порядок № 40 утратил силу с 01.01.2012 в соответствии с Указанием Банка России от 13.12.2011 № 2750-У «О признании утратившими силу отдельных нормативных актов Банка России». С 01.01.2012 вместо него действует Положение (то самое, с которого мы начали эту статью). Поэтому сейчас приказ о назначении подотчетных лиц, предельных для них сумм выдачи и сроков уже не является обязательным, хотя во многих организациях привыкли его издавать, считая удобным регулировать данный вопрос в целом. Но при проверке представители контролирующих органов для подтверждения расходов подотчетных сумм попросят предъявить заявление.
Мы говорили о выдаче денежных средств под отчет в привычной всем наличной форме. А теперь попробуем разобраться, можно ли выдать деньги под отчет в безналичной форме. Ведь зачастую организации удобнее оплачивать товары и услуги «безналом».
... безналичных денег
При осуществлении безналичных расчетов допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо, а также расчеты в иных формах через банки, кредитные организации, где у организации открыты...
