Быть иль не быть командировочному удостоверению? Взгляд юриста

Выделим изменения, внесенные в Положение о командировках, о которых важно знать специалисту по управлению документами:

• отмена командировочного удостоверения и служебного задания при направлении в командировку;
• срок командировки определяется по проездным документам;
• термин «распоряжение работодателя» сменился термином «решение работодателя», оставив неизменным остальные составляющие понятия командировки. Такое изменение представляется довольно удивительным, особенно с учетом того, что ст. 166 ТК РФ по-прежнему ­оперирует понятием «распоряжение работодателя».

Командировка всегда влечет дополнительные затраты (билет, оплата жилья, расходы на питание и т.п.). Поскольку заинтересован в командировке работодатель, логичным является и то, что такие расходы несет именно он. В соответствии с абз. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную ­командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Необходимо учитывать: поскольку командировка для работодателя – это факт хозяйственной деятельности, то и правила приема расходов по ней четко регламентированы. Более того, ранее расходы еще и строго нормировали.

Чтобы понять, что документирование данной процедуры всегда было довольно сложным, достаточно обратиться к письму ФНС РФ от 25.11.2009 № МН-22-3/890 «О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение)». Из него следует, что:

• первичным документом о хозяйственной операции является авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие ­фактически понесенные работником в процессе командировки расходы;
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебное задание для документального подтверждения в целях ­налогообложения прибыли организаций не являются обязательными.

Итак, авансовый отчет подтверждал осуществление командировки как факт хозяйственной жизни в налоговом учете. Однако он сам мог быть отклонен полностью или в части при отсутствии ­надлежащих ­оправдательных документов. Напомним, ранее к ним ­относились: