Согласно новой редакции Положения об особенностях направления работников в служебные командировки командировочное удостоверение и служебное задание с января 2015 г. оформлять не требуется. Но юрист выступает в защиту первого, объясняя, как этот документ поможет отстоять ваши интересы в диалоге с налоговыми органами.
Выделим изменения, внесенные в Положение о командировках, о которых важно знать специалисту по управлению документами:
- отмена командировочного удостоверения и служебного задания при направлении в командировку;
- срок командировки определяется по проездным документам;
- термин «распоряжение работодателя» сменился термином «решение работодателя», оставив неизменным остальные составляющие понятия командировки. Такое изменение представляется довольно удивительным, особенно с учетом того, что ст. 166 ТК РФ по-прежнему оперирует понятием «распоряжение работодателя».
Командировка всегда влечет дополнительные затраты (билет, оплата жилья, расходы на питание и т.п.). Поскольку заинтересован в командировке работодатель, логичным является и то, что такие расходы несет именно он. В соответствии с абз. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Необходимо учитывать: поскольку командировка для работодателя – это факт хозяйственной деятельности, то и правила приема расходов по ней четко регламентированы. Более того, ранее расходы еще и строго нормировали.
Чтобы понять, что документирование данной процедуры всегда было довольно сложным, достаточно обратиться к письму ФНС РФ от 25.11.2009 № МН-22-3/890 «О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение)». Из него следует, что:
- первичным документом о хозяйственной операции является авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие фактически понесенные работником в процессе командировки расходы;
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебное задание для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными.
Итак, авансовый отчет подтверждал осуществление командировки как факт хозяйственной жизни в налоговом учете. Однако он сам мог быть отклонен полностью или в части при отсутствии надлежащих оправдательных документов. Напомним, ранее к ним относились:
