Top.Mail.Ru

Аудит сведений о работе в трудовой книжке (часть 1)

Мы не только показываем, как правильно заполнить сведения о работе в трудовой книжке, но и отмечаем, на что обращают внимание сотрудники Пенсионного фонда РФ при оформлении пенсии. Вы на примерах увидите, как можно исправить ошибочные записи: о приеме на работу или увольнении, о военной службе, когда содержательно верная запись о работе по невнимательности внесена в раздел о награждениях. От того, в какой момент и каким работодателем исправляется ошибка, зависит способ ее исправления.
Начало статьи. Окончание в № 08 / 2016
Начало статьи. Окончание в № 08 / 2016

Принимая трудовую книжку для рассмотрения, специалисты ПФР в обязательном порядке проверяют все записи в ней. При возникновении сомнений по каким-либо вопросам территориальный орган ПФР вправе требовать от граждан документы о стаже, необходимые для назначения пенсии. Основными проблемами при оформлении пенсии могут стать:

  • записи в трудовой книжке, произведенные с нарушением инструкции по их заполнению;
  • отсутствие номеров или дат приказов о приеме и увольнении;
  • отсутствие записи о переименовании организаций;
  • незаверенные исправления, подчистки;
  • плохо читаемые, размытые печати или их отсутствие.

Все эти несоответствия потребуется подтверждать дополнительными документами. И хорошо, если соответствующий работодатель на тот момент еще будет существовать либо сумел сдать свои кадровые документы в архив при ликвидации... и вы их там найдете. А если нет? Поэтому и самим работникам стоит внимательно следить за записями в своей трудовой книжке, и ответственным за их заполнение – тоже! Ведь при получении трудовой книжки от нового работника легче его направить для исправления ошибок к тому, кто их сделал (к предыдущему работодателю), чем заниматься этим самостоятельно после внесения записи о приеме в свою организацию.

Важно знать, что, в отличие от внесения исправлений в титульный лист, зачеркивание неточных и неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе и о награждениях, не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных (п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила)).

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письмен­ному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением той, что признана недействительной (п. 34 Правил). При этом после внесения надписи на первой странице «Взамен выдан дубликат» прежняя трудовая книжка возвращается работнику.

Нередко в трудовой книжке работника обнаруживается запись о приеме на работу к прежнему работодателю с помаркой в номере приказа о приеме на работу либо в записи об увольнении указано правильное основание, но ошибочна ссылка на пункт и статью ТК РФ. Исправить эту ситуацию можно:

  • либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись (Пример 1);
  • либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (Пример 2).

Однако не стоит забывать о том, что согласно требованиям законодательства выдать работнику на руки трудовую книжку можно только при увольнении в последний день работы. Выдача трудовой книжки работнику на руки под личную подпись не освобождает работодателя от ответственности за ее сохранность. Поэтому исправление записей на предыдущих местах работы лучше делать в промежутках...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Если испорчены бланки трудовой книжки и вкладыша

Отвечаем на следующие вопросы. В каких случаях бланки трудовой книжки и вкладыша в нее считаются испорченными? Кто уполномочен принимать решение об их уничтожении? Как составить акт об уничтожении и требуются ли дополнительные документы? Какая специфика есть у бюджетных организаций? Показываем образцы оформления: приказа о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков; актов об уничтожении (составленных как комиссионно, так и единолично); отражения порчи бланков в приходно-расходной Книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (даем разные возможные варианты заполнения).

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 2)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый Порядок работы с бумажными трудовыми книжками. В этом номере мы продолжаем рассказывать об изменениях в работе с ними: при заполнении их дубликатов вкладыш можно больше не вшивать в трудовую книжку, вернули возможность проставления в этом документе печати кадровой службы, есть существенные изменения в учете трудовых книжек и бланков. Еще мы описали проблемы, которые остались не урегулированы в новом Порядке, а также дали практические рекомендации по актуализации работы с трудовыми книжками в организации.

Нужно вести журнал учета для электронных трудовых книжек?

При ведении трудовой книжки сведения вносились в журнал учета выдачи трудовых книжек. При оформлении трудовой книжки в электронном виде ведение такого журнала не требуется?

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.

Если испорчены бланки трудовой книжки и вкладыша

Отвечаем на следующие вопросы. В каких случаях бланки трудовой книжки и вкладыша в нее считаются испорченными? Кто уполномочен принимать решение об их уничтожении? Как составить акт об уничтожении и требуются ли дополнительные документы? Какая специфика есть у бюджетных организаций? Показываем образцы оформления: приказа о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков; актов об уничтожении (составленных как комиссионно, так и единолично); отражения порчи бланков в приходно-расходной Книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (даем разные возможные варианты заполнения).

Распространенные ошибки в записях о приеме и увольнении трудовой книжки

В записях о приеме на работу в трудовых книжках часто указывают избыточные сведения (например, о срочности трудового договора, испытательном сроке, некоторые даже реквизиты трудового договора вписывают). Мы объясняем, что и почему не стоит писать. На примере показываем, какие сведения из приказа о приеме на работу в какие графы трудовой книжки нужно перенести. В записях об увольнении часто ошибаются в формулировке основания и ссылке на соответствующий пункт, часть, статью ТК РФ («лидером» является увольнение по собственному желанию). Для вашего удобства мы собрали в таблицу все возможные основания по всем пунктам, частям статей 71, 77, 81 и 83 ТК РФ.

Как отразить полученное образование и специальность в трудовой книжке

Объяснили, как в трудовую книжку вносить запись о высшем и др. образовании. Нужно ли указывать вместе с ним его уровень (бакалавриат, специалитет, магистратура)? Что писать в строке «Профессия, специальность» титульного листа трудовой книжки, если в дипломе они не указаны? Как в трудовую книжку вносится запись об окончании магистратуры либо получении новой специальности, повышении квалификации? Можно ли вносить сведения об окончании аспирантуры и получении ученой степени? Что писать на титульном листе, а что в разделе «Сведения о работе»?

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.