Какую надпись необходимо сделать при опломбировании книг учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним?

Действительно, постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, в соответствии с которой приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (ведется бухгалтерией) должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, скреплена сургучной печатью или опломбирована. Такие же требования на практике применяются и по отношению к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, за ведение которой отвечает кадровая служба (специально назначенный приказом руководителя сотрудник, обычно из отдела кадров).

Данные книги учета наилучшим образом обеспечивают функцию охраны документов / бланков, сведения о которых вносятся в книги, защищают от фальсификации записей, подмены или потери листов. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сохраняет и подтверждает сведения о работе (в ней фиксируются трудовые книжки, принятые от работников при приеме на работу, дата и номер приказа о приеме, наименование должности и структурного подразделения, дата выдачи трудовой книжки при увольнении) и хранится так же, как и документы по личному составу в течение 75 лет (ст. 695 в) Перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Поскольку сургучные печати достаточно хрупкие и не выдерживают долговременного срока использования и хранения, а традиционная бумажная наклейка с заверительной надписью не может свидетельствовать об опломбировании, на практике для опломбирования книг учета широкое распространение получили контрольные индикаторные пломбы. Это пломбы-наклейки одноразового применения, которые обычно используются в конфиденциальном делопроизводстве и при вскрытии которых на пленке появляется надпись «вскрыто», фиксирующая факт несанкционированного доступа. Данные пломбы имеют уникальные номера, которые присваиваются промышленным способом в процессе их производства. При опломбировании книг учета пломба-наклейка должна быть наложена на место прошивки и концы нити, с помощью которой прошита книга, после снятия защитного слоя на пломбе становится виден ее уникальный номер (например, 98765498). В заверительной надписи, которая при опломбировании может оформляться на самой книге (на тыльной или внешней стороне последнего листа обложки книги), указываются следующие сведения:

То есть в заверительной надписи должны отражаться те действия, которые выполнены для того, чтобы книга обеспечивала свою охранную функцию и функцию доказательства, причем в той последовательности действий, которая на практике выполняется с ней: сначала прошивка, потом нумерация листов, далее опломбирование, а последнее действие – оформление заверительной надписи с удостоверением печатью организации подписи руководителя.