Как ознакомить с документом?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 10 / 2016

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

В чем разница между юридически значимым ознакомлением с документом и простым информированием о нем? Какие «бумажные» и электронные способы для этого существуют? Как формулировать распоряжение о них в приказе? Какие способы документирования факта ознакомления выработала практика? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Вопрос в тему

Что правильней писать в пункте приказа: осуществить «рассылку» или «ознакомление» с документом? В прошлом году у нас была проверка, которая сказала, что надо оформлять рассылку, если при этом мы делали копию приказа и выдавали ее исполнителям под подпись. А в этом году новая проверка сделала замечание, указав, что надо в приказе писать «ознакомление», всех сотрудников вызывать и проводить ознакомление под подпись, при этом копию приказа на руки не выдавать. Есть ли какие-нибудь нормативные документы на этот счет, помимо ГОСТа 6.30-2003 конечно?

ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит реквизита «отметка об ознакомлении с документом» и правил его оформления. В рамках обычая делового оборота отметка об ознакомлении с документом всегда оформлялась по образцу визы, состав элементов которой установлен в п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003:

наименование должности лица, которое знакомится с документом,
его подпись,
расшифровка подписи (Ф. И. О.) и
дата ознакомления.

При этом отметка об ознакомлении с документом на нем самом оформляется следующим образом:

это может быть самый простой вариант (как виза по ГОСТ Р 6.30-2003 в Примере 1);
если факт ознакомления предусмотрен какой-то процедурой (например, с приказом об увольнении Трудовой кодекс требует «ознакомить» работника под подпись), то лучше расширить состав оформляемых элементов, добавив к визе соответствующее слово «Ознакомлен» (см. Пример 2);
порой регламентированная процедура требует не только ознакомить с документом, но и выдать его экземпляр или копию на руки, тогда в отметке лучше отразить факт выполнения и этого действия (см. Пример 3).

Пример 1. Оформление визы согласно п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003