Предупреждаем о распространенной ошибке в определении срока хранения приказов по основной и по административно-хозяйственной деятельности.
Объясняем, почему их надо разделять. Даем алгоритм определения категории приказа и демонстрируем его работу на конкретных примерах. Показываем образцы составления административно-хозяйственных приказов.
Какую ошибку делали в сроке хранения
Давайте разберемся с полузабытой многими категорией приказов по административно-хозяйственным вопросам (АХВ) – будем далее называть их так. Есть делопроизводители, предпочитающие вообще не замечать их, они оперируют только 2 группами приказов:
- по основной деятельности и
- по личному составу.
Объясним логику их поведения и распространенную ошибку.
По Перечню типовых управленческих документов с указанием сроков хранения 2010 года 1 приказы по основной деятельности хранились постоянно до ликвидации организации. А после нее они могли быть выборочно взяты на хранение в государственный или муниципальный архив. Если кадровые документы туда передавались практически всегда, то приказы по основной деятельности если и брали, то некоторые – обычно это:
- об утверждении структуры и штатной численности;
- о назначении руководителя организации и его замов, главбуха;
- могли взять и другие приказы у градообразующего предприятия, основного налогоплательщика региона.
Об этом говорит сноска в Перечне 2010 г., которую мы видим в статье 19 а), посвященной приказам по основной деятельности.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)
Но некоторые службы делопроизводства делали следующую ошибку в понимании сроков – ориентировались на сноску , которая касалась срока хранения «Пост.»: «срок хранения “постоянно” (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет». Обратите внимание:
- как это правильно понимать: если в Перечне 2010 г. категории документов был назначен срок хранения «Пост.», то неисточники комплектования могли через 10 лет выделять такие документы к уничтожению;
- какую допускали ошибку: у приказов по основной деятельности срок хранения был «Пост.», а значит, хранить надо было до ликвидации организации, но их уничтожали через 10 лет хранения, глядя на общую для Перечня сноску и игнорируя сноску в конкретной ст. 19 а).
В результате многие не выделяли в отдельное производство приказы по АХВ, хранить которые предписывалось 5 лет. Они:
- считали все приказы, не относящиеся к категории «по личному составу», приказами по основной деятельности;
- а через 10 лет и АХВ, и «основную деятельность» уничтожали.
Эту ошибку, которую допускали, глядя на постоянные сроки хранения в Перечне 2010 г., допускают и глядя на Перечень 2019 г., только в новом Перечне это будут уже другие сноски:
- <1> – относится ко всему Перечню 2019 г., и
- (2) – относится к конкретной ст. 19 а).
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
По Перечню 2010 г. приказы по административно-хозяйственным вопросам следовало хранить 5 лет (ст. 19 в)). По Перечню 2019 г. 2 у них срок такой же (ст. 19 б)). А вот приказы по основной деятельности неисточники комплектования по-прежнему должны хранить до своей ликвидации (пожизненно), но возможность их частичной передачи при ликвидации организации в государственный/муниципальный архив Перечнем 2019 г. уже не предусматривается – см. примечание 2 к ст. 19 а)!
Поэтому смешивать эти 2 вида приказов не стоило ни раньше, ни сейчас. Ведь иначе хранить такие дела нужно по старшему сроку – постоянно (пожизненно для организации). А если изъять из них приказы по АХВ в отдельное дело с 5-летним сроком хранения,...
