Компания подготовила документ, а работник отказался расписаться об ознакомлении с ним? Подскажем, как быть в этой ситуации: как можно обойтись без подписи работника на бумажном документе, оформив акт с подписями свидетелей либо засвидетельствовав это на первоначальном документе. Что важно зафиксировать, когда и кому?
Как подтверждать факт ознакомления сотрудника с электронным документом, направленным по электронной почте или в СЭД.
Объясним юридические тонкости и покажем образцы оформления документов.
Почему это важно?
Начиная с момента приема на работу, сотрудника необходимо знакомить со всеми документами, касающимися его трудовой деятельности. Факт ознакомления сотрудника традиционно подтверждается его личной подписью. Стоит заметить, что с развитием электронного документооборота данный способ подтверждения ознакомления все больше выглядит как анахронизм. Однако «из закона буквы не выкинешь», требованию необходимо следовать буквально и неукоснительно.
Фрагмент документа
Часть 3 статьи 68 «Оформление приема на работу» Трудового кодекса РФ
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Для приведения в чувство тех, кто считает себя умнее законодателя, существует Государственная инспекция труда и ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Отметим, что отсутствие подписи работника на документах является одним из «излюбленных» видов нарушений, выявляемых инспекторами. Хотя бы потому, что выявлять их достаточно легко. Да, для крупных компаний санкции не выглядят запредельно жестокими, но ведь львиная доля нарушений приходится на средние и небольшие компании, традиционно не имеющие ни квалифицированной консультационной поддержки со стороны профессионалов кадрового сообщества, ни, чего уж греха таить, особого желания заниматься «бюрократическими» процедурами оформления документов. Для таких компаний штрафы в 50–70 тысяч уже достаточно весомы. Добавим к этому риск дисквалификации для генерального директора, и ситуация начинает выглядеть достаточно мрачно. Это повод задуматься над необходимостью потратить немного времени и сил для создания нормального кадрового документооборота в компании.
Когда вариантов нет…
При обсуждении проблемы отказа от подписи необходимо различать две принципиально разные ситуации:
-
Когда подпись работника подтверждает его собственное волеизъявление. В этом случае она подтверждает волю работника и служит практически единственно возможным доказательством при возникновении спора о содержании документа. Поэтому невозможно чем-то заменить подпись работника, например, на соглашении об изменении трудового договора или на соглашении о его расторжении по основанию, предусмотренному ст. 78 ТК РФ.
-
Когда подпись работника подтверждает факт ознакомления с волеизъявлением работодателя. В этом случае подпись носит ярко выраженный «процедурный» характер. По сути, она является способом доказать факт ознакомления сотрудника с изменениями правил, которым он обязан следовать, или предъявления ему законного требования работодателя. ТК РФ придал ей «усиленный вес», можно даже сказать, «ритуальный» характер, но для трудовых комиссий (комиссия по охране труда, комиссия по трудовым спорам и т.п.) или в суде такая подпись является только одним из возможных способов подтверждения факта. Традиционным способом ее замены служит акт отказа от подписи.
Акт по форме или без?
Один из «любимых вопросов» – по какой форме делать акт? С одной стороны, об этом нет ни слова ни в ТК РФ, ни в других нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права. С другой – сотрудники «старой закалки» ориентируются:
- на ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и
- Методические рекомендации по его применению, где есть форма акта (без привязки к нашей ситуации отказа от подписи), хотя и к ней есть вопросы. Поэтому далее разберем в подробностях, как лучше оформлять этот документ.
Напомним вам, что любые документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством РФ (ч. 1 ст. 26 Федерального закона «О стандартизации в Российской Федерации» от 29.06.2015 № 162-ФЗ). Значит, и обязанность соблюдать ГОСТ Р 7.0.97-2016 отсутствует, а вот право и возможность это делать есть.
Также достаточно часто приходится слышать другой вопрос – надо ли утверждать форму акта приказом работодателя? Безусловно, с целью унификации документов организации и для удобства работы компания может утвердить формы внутренних документов, включая и акты «отказов от подписи». Однако действующее законодательство не содержит такого требования. Обязательному утверждению подлежит только бухгалтерская первичная учетная документация. Акты «отказов от подписи» к таковым не относятся.
Фрагмент документа
Часть 4 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Что должно быть в акте?
Информацию в акте можно разделить на 2 больших блока:
-
служебная (вспомогательная) информация:
- данные об организации: обязательно наименование организации, но могут быть еще контактные и идентификационные данные;
- перечень лиц: один составитель акта и не менее 2 свидетелей отраженного в акте события;
- дата, место и время его составления;
- дата и место, где происходило событие, информация о котором зафиксирована в акте;
- количество оформленных экземпляров и место их нахождения;
- подписи составителя и свидетелей;
- регистрационный номер акта – в отличие от перечисленных выше сведений, это факультативный реквизит;
- отметка о наличии приложения оформляется, если таковой прилагается к акту;
- гриф утверждения на интересующих нас актах обычно не оформляется, так же как и документ-основание (например, приказ об образовании комиссии, которая в результате своей деятельности составила акт);
- «рабочая» информация, ради фиксации которой и составлялся акт.
С актом, фиксирующим какие-то события виновного характера, целесообразно знакомить виновника под подпись (см. «1» в Примере 1), чтобы он знал, что его поведение будет иметь последствия и «делу дают ход». Это может вразумить человека и он пойдет на попятную, тогда и работодателю «раскручивать маховик» дальше не придется. Если же человек продолжает упорствовать, то это опять же можно подтвердить новой порцией подписей – см. «2» в Примере 1. Все это нужно, чтобы впоследствии «отказник» не заявил, что акт составлен вообще без его участия в процедуре ознакомления.
Пример 1. Акт, составленный присутствующими (без образования комиссии)
Аналогичную зону можно включать и в документ, с которым предположительно человек может отказаться знакомиться под подпись, например в уведомление (в приказах такое не практикуют). Тогда составлять отдельный акт не потребуется. См. Пример 2.
Пример 2. Зона бланка уведомления (после пунктирной линии), которая заполняется в случае отказа ознакомиться с ним под подпись
В Примере 1 мы показали, как оформить акт свидетелям события, а в Примере 3 – чем будет отличаться акт, оформленный комиссией. Обычно в акте, как внутреннем документе, справочные данные об организации отсутствуют, но некоторые компании их включают.
Пример 3. Акт, составленный комиссией
В Примере 1 у нас угловое расположение реквизитов бланка документа (что особенно удобно, когда в верхнем правом углу располагается какой-то другой реквизит, например гриф утверждения), а в Примере 2 – продольное. Акт из Примера 1 остался без регистрационного номера, а акту из Примера 2 он присвоен – это факультативный реквизит.
А вот дата на акте обязательна, более того, принято уточнять время его составления. Место составления тоже указывается подробно (не ограничиваясь населенным пунктом). Кроме всего прочего это поможет лицам, участвующим в мероприятии, вспомнить дополнительные подробности, если через пару месяцев им придется свидетельствовать в суде по трудовому спору.
Содержание «рабочей части» акта диктуется его назначением. Обратите внимание – в нашей ситуации:
- главная задача акта в том, чтобы подтвердить факт ознакомления работника с документом;
- подтверждение отказа от подписи стоит только на втором месте.
Почему? Потому что для суда будет иметь значение, было нарушение умышленным или нет. Доказать умысел на нарушение действующих правил можно лишь в том случае, если работник априори с этими правилами ознакомлен. Для этого и служит подпись работника либо акт, составленный о том, что правила до работника были доведены. Если же работник с правилами не знаком, суд может посчитать, что и следовать им он не мог. Роструд регулярно обращает на это внимание.
Как довести содержание документа до человека, который от него отказывается? Например, можно:
- зачитать его ему в присутствии свидетелей (как в Примере 1, см. «3»);
- отдать копию, тогда в «рабочей части» акта может быть зафиксировано следующее:
Пример 4. Вариант описания событий в акте, несколько отличающийся от Примера 1
2 сентября 2021 года в 11:15 в кабинете начальника отдела кадров дворнику Незнайкину Степану Ильичу было предложено ознакомиться с приказом от 1 сентября 2021 года № 145 «О привлечении к сверхурочной работе с целью ликвидации последствий производственной аварии и устранения угрозы возникновения катастрофических экологических последствий». Незнайкину С.И. передана ксерокопия приказа для ознакомления. Незнайкин С.И. от подписания листа ознакомления с приказом отказался, высказавшись по этому поводу в нецензурной форме, после чего покинул кабинет. Выданную ксерокопию Незнайкин С.И. забрал с собой.
Добавим, что и сам по себе отказ от подписи об ознакомлении с документом работодателя может рассматриваться как незначительное дисциплинарное нарушение, но только в том случае, если это прямо указано в локальных нормативных актах (ЛНА) работодателя либо в трудовом договоре.
Пример 5. Обязанность работника, зафиксированная в трудовом договоре
5.5. Работник обязан при предъявлении ему локальных нормативных актов, приказов и распоряжений, уведомлений работодателя внимательно ознакомиться с их содержанием, подтвердить факт ознакомления своей подписью и в дальнейшем следовать правилам и соблюдать требования, изложенные в этих документах.
В «рабочей» части акта пишется именно то, что и произошло. Желательно с максимальными подробностями. Причем составитель акта и свидетели, которые будут подписывать его, впоследствии могут стать свидетелями в суде, а значит, должны быть готовы подтвердить написанное.
А если все электронное?
Современный мир все больше отказывается от личного общения. Сказывается это и на обсуждаемой нами проблеме. Одно дело, если у вас производство и сотрудники честно стоят возле станков, и совсем другое, если они так же честно уткнулись в мониторы дома, на даче, а то и на пляже, возле теплого моря. Ни дистанционной, ни удаленной работой сейчас никого не удивишь. Тем более на фоне пандемии власти регулярно радуют нас требованиями убрать из офисов как можно больше сотрудников. Это порождает новые способы взаимодействия между компанией и работником. Отметим, что законодатель в данном случае на удивление оперативно отреагировал на ситуацию, переформатировав нормы о дистанционной работе ТК РФ. Более того, поставлена задача вообще избавиться в кадровом документообороте от классической «бумаги».
Как же быть, если документ отправлен дистанционному работнику по электронке, а он отказывается с ним знакомиться? Можно ли составить в этом случае акт, какой и о чем? Кто должен это делать? Ведь в отличие от «очного» варианта сослуживцы не могут бегать за работником и зачитывать ему документ вслух.
Для ответа на этот вопрос давайте вспомним, а зачем нам вообще нужен акт. Главная задача – подтвердить факт ознакомления сотрудника с документом. Фиксация отказа поставить подпись об ознакомлении стоит на втором месте.
Действующее законодательство особо оговаривает порядок взаимодействия дистанционного работника и работодателя при обмене документами. В соответствии с ч. 3, 4 ст. 312.3 ТК РФ в этой ситуации каждая сторона обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный коллективным договором или ЛНА, трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору. Если дистанционным работником и работодателем используются иные, помимо электронных документов, формы взаимодействия, то порядок подтверждения получения документов они определяют самостоятельно.
Теперь представим гипотетическую ситуацию, когда работодатель отправил работнику по электронной почте приказ. Ну, например, об изменении графика сменности. О чем составлять акт, если работник не подтверждает факт ознакомления с документом? О том, что 06.09.2021 в 12:00 с почтового ящика начальника отдела кадров на почтовый ящик работника ушло письмо? Ведь факт ознакомления работника с информацией, изложенной в документе, ваш акт не удостоверит (вас рядом с этим человеком даже не было), а значит, и в суде такой акт не поможет. Тут больше надежды на технические средства фиксации и нотариуса, который может осмотреть «почтовый ящик» и зафиксировать увиденное.
Однако в отношении дистанционных работников у нас есть уникальное положение закона (ч. 3 и 4 ст. 312.3 ТК РФ), отсутствующее для любых других категорий персонала:
- если при обычной работе обязанность работодателя ознакомить сотрудника с документами носит односторонний характер,
- то при дистанционной ей корреспондирует обязанность работника подтвердить получение информации.
А где есть обязанность – там есть и ответственность. Чтобы применение дисциплинарной ответственности обрело плоть, данную обязанность необходимо ретранслировать в ЛНА или трудовой договор с работником.
Пример 6. Фрагмент Положения о трудовой дисциплине
12.5. Работник обязан в рабочее время находиться на связи с работодателем, регулярно проверять электронную почту, контролировать наличие сообщений от работодателя в чате и мессенджерах, определенных в трудовом договоре с работником и соответствующих локальных нормативных актах работодателя.
12.6. Работник обязан в течение 1 часа с момента получения электронного письма (документа) от работодателя направить в форме электронного документа подтверждение получения соответствующего письма (документа). В том случае, если сообщение от работодателя было получено менее чем за 1 час до конца рабочего дня (смены), соответствующее уведомление должно быть направлено не позднее чем по истечении 1 часа после начала следующего рабочего дня (смены) работника.
Более того, ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ устанавливает, что выпадение работника из взаимодействия с работодателем более чем на 2 рабочих дня подряд служит самостоятельным основанием для расторжения трудового договора.
Фрагмент документа
Часть 1 статьи 312.8 «Дополнительные основания прекращения трудового договора с дистанционным работником» Трудового кодекса РФ
Помимо иных оснований, предусмотренных настоящим Кодексом, трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (за исключением случая, если более длительный срок для взаимодействия с работодателем не установлен порядком взаимодействия работодателя и работника, предусмотренным частью девятой статьи 312.3 настоящего Кодекса).
Отправление работником «квитка» о получении документа от работодателя – это классическое «взаимодействие». А значит, действует правило 2 дней. В этой ситуации более жесткое наказание (увольнение на основании ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ) поглотит любое иное дисциплинарное взыскание, возможное за невыполнение требований работодателя. Значит, и акт ознакомления дистанционного работника с документом утрачивает смысл. Отметим, что мы рассмотрели здесь, прежде всего, ситуацию со взаимодействием по рабочим вопросам через электронную почту.
Если работников подключают к внутрикорпоративной системе электронного документооборота, СЭД сама автоматически отслеживает действия пользователей, в т.ч. ознакомление с документами. Составленный вручную акт, наподобие показанного в Примере 1, в этом случае так же теряет смысл. При возникновении спора работодателю понадобятся не свидетельские показания людей, стоящих рядом при вручении документа, а заключения технических специалистов, способных добыть цифровые данные из СЭД.
Возможны ситуации, когда и для дистанционного работника проще составить бумажный документ. Ведь далеко не все дистанционные работники никогда не появляются в офисе работодателя. А когда они в офисе, то превращаются в обычных сотрудников. Так было, например, в деле № 33-419937/2020, рассмотренном Московским городским судом 22.12.2020. Акты фигурировали здесь в общем пуле доказательств со стороны работодателя.
Ответы на вопросы
В заключение хотелось бы ответить на те вопросы об актах, которые задают чаще всего.
Можно ли вместо составления акта ограничиться отметкой на приказе об отказе от подписи?
Бывает, что вместо составления акта ответственный за ознакомление с документом сотрудник ограничивается отметкой об отказе от подписи на самом документе либо листе ознакомления с ним. Такой вариант может иметь место. А в ряде случаев запись непосредственно на приказе является обязательной (например, если речь идет об ознакомлении работника с приказом о прекращении трудового договора, см. ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).
Но опять же, необходимо помнить, что акт – это письменная фиксация информации от имени нескольких лиц. «Весомость» такого документа в процессе судебного разбирательства определяется именно этим. Если утрировать, то против «ушедшего в отказ» работника выступает как минимум 3 человека. Соответственно, можно рассчитывать, что показания троих «перевесят» заявления одного.
В случае же проставления отметки, мы получаем ситуацию, когда в конфликте голос одного работника будет звучать против голоса другого работника. Значит, и убедить судью будет намного сложнее. Если же под такой отметкой расписывается несколько человек (как в Примере 2), то мы, по сути, получаем тот же акт, только инкорпорированный в первоначальный документ (от ознакомления с которым человек и отказывается). Обратите внимание: в этом случае нам важно зафиксировать не только факт отказа от подписания, но и факт ознакомления сотрудника с текстом первоначального документа, если это имело место (см. «1» и «2» в Примере 2).
Должен ли отказавшийся от подписи сотрудник присутствовать при составлении акта?
Составление акта обычно отстоит по времени от фактов, которые в нем фиксируются. В этом нет нарушений. При этом в акте фиксируются события, которые уже произошли. Составление такого документа – технический процесс, не требующий присутствия работника. Единственное, что мы рекомендуем, – не затягивать с подготовкой данного документа. Делать его лучше всего «по горячим следам». Желательно в тот же день, когда работник отказался от подписи.
При отказе от подписи работник и его непосредственный руководитель были в кабинете вдвоем. Как в этом случае составить акт?
На практике очень часто акт составляется при повторном отказе. Ведь обычно руководитель подразделения предъявляет документ для ознакомления один на один, и только получив отказ, задумывается о том, что с этим делать. В подобном случае разумно собрать свидетелей и повторно пригласить работника или совместно выйти на его рабочее место.
Порой реакцию работника можно спрогнозировать и, ожидая его деструктивное поведение, предъявлять документы сразу в присутствии свидетелей. При этом они должны свидетельствовать в акте только те события, которые имели место в их присутствии. В противном случае доказательственная ценность такого акта будет стремиться к нулю. Если защита «поймает» свидетелей на фальсификации и сможет продемонстрировать, что они не присутствовали при всех описанных в акте событиях, то это настроит судью скептически и к другим доказательствам работодателя.
Сколько лиц должно быть в комиссии, составляющей акт отказа от подписи? Можно ли создать такую комиссию на постоянной основе?
Действующее законодательство:
- не содержит каких-либо требований к числу свидетелей и
- не требует образовывать комиссию.
Традиционно число подписей «со стороны работодателя» – не менее 3 (например, 1 составитель акта и 2 свидетеля либо 3 члена комиссии). Но это число может быть и большим. Важнее не количество сотрудников, а их правдивость и репутация, незаинтересованность в подтасовке фактов. Ведь именно исходя из этих критериев показания данных лиц будут оцениваться в суде. А мы помним, что акты всегда составляются с «прицелом» на возможный трудовой спор.
Порой в крупных компаниях работают постоянно действующие комиссии по расследованию дисциплинарных проступков. Обычно в такую комиссию входят юрист и кадровик (начальник отдела кадров – председатель), берут еще кого-нибудь для количества. И в случае конфликтной ситуации с любым работником (опоздание на работу, появление в состоянии опьянения, отказ ознакомиться под подпись и пр.) появляется комиссия и по отработанной схеме быстро все фиксирует с использованием готовых шаблонов документов. Составляют даже регламенты действий таких комиссий, утверждают формы актов и пр. (см. Пример 3).
От подписи отказался сотрудник-иностранец. На каком языке нам составлять акт?
В соответствии с п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» на территории России официальное делопроизводство в государственных органах, в любых иных организациях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
Кроме того, необходимо помнить, что акты составляются с учетом возможного судебного спора. А в соответствии с ч. 1 ст. 9 Гражданского процессуального кодекса РФ гражданское судопроизводство ведется на русском языке – опять же государственном языке Российской Федерации.
Именно из этого и необходимо исходить при составлении актов – русский язык должен быть основным. Вместе с тем никто не запрещает организации параллельно использовать и другие языки народов России, если такая возможность предусмотрена законодательством субъекта РФ (и особенно если изначально с работником-иностранцем заключен двуязычный трудовой договор).
Если в компании много экспатов, то ведение делопроизводства дополнительно на их родном языке значительно упрощает взаимодействие.
Поскольку законодатель не установил жестких требований к акту, его форму можно определить в самой компании, в т.ч. установив и правило билингвальности составления. Обычно для этого используются 2 колонки (в каждой колонке свой язык, на одинаковом уровне слева и справа пишутся одинаковые сведения, просто на разных языках).
