ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить!
Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату.
Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Датой документа является дата:
- его подписания (распорядительные документы, письма) или
-
события, зафиксированного в документе (протокол, акт);
- для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.
Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления в силу. Кроме того, дата как элемент присутствует в составе разных реквизитов документа.
Какие правила стандартизированы?
В настоящее время действует несколько документов, в которых регламентированы способы проставления даты.
Обратите внимание, что применение ранее действующего ГОСТ ИСО 8601-2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования» на территории Российской Федерации прекращено с 01.01.2022 без замены на новый аналогичный документ (приказ Росстандарта от 27.12.2021 № 1857-ст).
В действующем ГОСТ об оформлении организационно-распоряди-тельных документов про интересующий нас реквизит сказано немного:
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.10. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в последовательности – день месяца, месяц, год – одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
Что мы видим в этом стандарте?
При цифровом способе оформления даты ее элементы приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками:
- 2 цифры для обозначения числа;
- 2 цифры – для месяца;
- 4 цифры – для года, после которого не ставится сокращение «г.»
Пример: 01.09.2022 или 21.02.2022.
Если же дата оформляется словесно-цифровым способом, то ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает:
- после 4 цифр года ставить сокращение «г.»;
- если дата состоит из 1 цифры, то 0 перед ней не ставить.
Пример: 1 сентября 2022 г.
Обратите внимание, что между цифрами года и сокращениями «г.» или «гг.» должен быть пробел: 2022 г., 2020–2022 гг.
Дата документа оформляется без кавычек.
Но какой способ оформления даты будет применяться при оформлении того или иного реквизита в определенном виде документа, будет зависеть от правил, указанных в конкретных локальных нормативных актах (ЛНА) организации по оформлению документов (инструкциях, регламентах и др.). Он может отличаться от указанных в рассмотренном выше ГОСТ Р 7.0.97-2016. Применение данного стандарта носит добровольный характер для организаций различных форм собственности, за исключением государственных органов и органов местного самоуправления.
В соответствии с приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» данный стандарт носит обязательный характер для этих органов, поэтому они обязаны четко применять правила оформления даты, указанные в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Остальным организациям при оформлении даты в документах желательно все-таки придерживаться Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, разработанных Росархивом в 2018 году, и закрепить особенности оформления даты в ЛНА.
Поэтому далее поговорим про особенности оформления даты различными организациями в различных реквизитах и ситуациях.
Нужен 0 в начале даты?
ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.10) в примере показывает нам, что при словесно-цифровом способе число месяца внутри даты должно быть обозначено 1-й цифрой от 1 до 9: 5 июня 2016 г.
В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.11) в этой же ситуации 0 присутствовал: 05 июня 2003 г. Такого числа дня месяца, как 05 или 01 не существует, поэтому в новом стандарте «0» был исключен.
Однако его наличие усложняет фальсификацию даты, например 1 декабря 2021 г. достаточно легко превратить в 11 декабря и в 21, и в 31 декабря того же года, подставив в начале всего одну новую цифру. Если бы перед 1 стоял 0, то такую подмену сделать было бы сложнее. А дата издания документа или иного действия либо события, указанного в тексте, порой может сыграть существенную роль. Поэтому некоторые организации в своих ЛНА закрепили старое правило, согласно которому число в дне месяца всегда должно быть двузначным.
Кавычки в дате?
ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает оформление даты только без кавычек. Однако некоторые организации используют в бланках документов ограничительные отметки для даты, обозначая кавычками место заполнения числа месяца, таким образом давая понять, что в бланке применяется словесно-цифровой способ оформления даты. Это допустимо, если ваша организация не придерживается правил ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Пример 1. Способ указания даты с кавычками в бланке
Какой способ оформления кавычек выбрать («ёлочки» или “лапки”), также решает организация. Однако существует понятие «полиграфических» кавычек: в печатном тексте (в газете, журнале или книге) кавычки всегда должны иметь вид скобок: «». Это же правило перешло в официально-деловой стиль, поэтому рекомендуется придерживаться его при оформлении даты в бланке документа.
В Примерах 2 и 3 показаны правила проставления даты в бланке документа при угловом и продольном расположении реквизитов. Дата всегда располагается слева, а регистрационный номер справа, т.к. сначала документ датируется, а затем уже регистрируется.
В каких реквизитах указывается дата
По правилам делопроизводства все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться: согласование, подписание, утверждение, отметка о заверении копии, отметка о поступлении документа в организацию и др. Теоретически в них можно использовать как цифровой способ написания даты, так и словесно-цифровой, но первый применяется чаще в связи с внедрением электронного документооборота, т.к. он является кодом для автоматизированной обработки документа. При этом словесно-цифровой способ предпочтительнее использовать при оформлении финансовых документов, доверенностей, т.к. он практически сводит к минимуму риски подделки даты документа.
Пример 4. Гриф согласования
Пример 5. Виза внутреннего согласования
Пример 7. Гриф утверждения
Пример 8. Отметка о заверении копии
Пример 9. Отметка об исполнении документа
Период события в протоколе и акте
Некоторые мероприятия или события длятся некоторый период времени (например, совещания, заседания, различного рода проверки). Поэтому в таких документах, как акт или протокол, дата документа будет фиксировать весь период события.
Датой протокола является дата проведения протоколируемого мероприятия. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания: 27–28 января 2022 г. или 27–28.01.2022.
Тире (–) длиннее дефиса (-), использовать надо именно тире. Чтобы напечатать его, одновременно нажимают «Alt» внизу клавиатуры слева и «-» вверху справа.
Дата совместного документа
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа становится наиболее поздняя дата подписания. Эта дата проставляется в бланк документа рядом с регистрационным номером.
Пример 10. Заголовочная часть совместного документа
А номер будет составным из номеров, присвоенных авторами документов, каждый вписывается в порядке указания авторов в заголовочной части документа через косую черту.
Особенности для госорганов
О том, что для госорганов и органов местного самоуправления ГОСТ Р 7.0.97-2016 является обязательным, мы уже сказали (в силу приказа Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»).
В 2018 году Росархивом еще была разработана Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, требования к оформлению даты в которой аналогичны ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Некоторые особенности имеют способы оформления даты в федеральных законах и федеральных конституционных законах, а также в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации. В утвержденных приказом Росархива от 24.12.2020 № 199 Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах и органах местного самоуправления указано, что при оформлении проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации дата проставляется ниже реквизита подпись словесно-цифровым способом. В данных документах после указания года слово «года» пишется полностью: 22 апреля 2020 года или 3 сентября 2020 года.
Пример 11. Указ Президента России
Датой принятия федерального закона считается день принятия его Государственной Думой в окончательной редакции. Она оформляется в заголовочной части документа словесно-цифровым способом, так же как в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации (см. Пример 12).
В постановлениях Правительства Российской Федерации дата оформляется словесно-цифровым способом в заголовочной части, но слово «года» в конце пишется сокращенно «г.»: 27 февраля 2021 г. (см. Пример 13).
При ссылке в тексте документа на ранее изданный документ его дата обычно указывается цифровым способом, например: «на основании пункта 2 статьи 11 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”».
Пример 12. Федеральный закон РФ
Пример 13. Постановление Правительства РФ
Дата подписания электронного документа
При бумажном делопроизводстве дата документа проставляется:
- должностным лицом, подписывающим / утверждающим документ, либо
- службой делопроизводства при регистрации документа (после подписания).
Дата подписания электронного документа фиксируется информаци-онной системой. Она имеет значение лишь для подтверждения действительности сертификата электронной подписи на момент подписания (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Внедрение электронных документов в бухгалтерском учете влечет за собой разделение понятий «дата приема» в акте и «дата формирования подписи». В первичных учетных документах дата подписания документа может отличаться от даты фактического приема работ / услуг. Например, при общей системе налогообложения расходы в налоговом учете при методе начисления принимаются по дате приема работ / услуг, если договором не предусмотрено иное (согласно ст. 272 НК РФ). Дата формирования электронной подписи не определяет свершение события хозяйственной деятельности (за исключением случаев, когда иное прописано в договоре или утверждено в учетной политике организации). В рассматриваемой ситуации услуги необходимо относить к тому периоду, который зафиксирован в дате приема услуг, указанной в первичном учетном документе.
Дата совершения доверенности
Дату оформления доверенности предпочтительнее зафиксировать буквенным вариантом написания – это когда цифры в дате не используются совсем. Это заимствовано из нотариальной практики. Оформление даты прописью существенно усложняет внесение в нее изменений и повышает защиту доверенности от фальсификации.
Обложка дела и титульный лист ЛНА
Слово «год» опускается при его цифровом обозначении внизу титульного листа ЛНА (см. «2» в Примере 15). Если фигурируют другие даты – обычно в реквизитах утверждающего документа, то их можно писать цифровым или словесно-цифровым способом (см. «1» в Примере 15).
Пример 15. Титульный лист ЛНА
На обложке дела при передаче его в архив дата указывается словесно-цифровым способом: сначала число, затем месяц и год; число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца – словом; слово «года» пишется полностью (см. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, 2018). См. Пример 16.
При заполнении строки «Крайние даты» на обложке дела указываются даты (год(ы)) заведения и окончания дела в делопроизводстве: 5 февраля 2020 года – 15 декабря 2020 года.
Выходные данные библиографического описания
Слово «год» опускается в выходных данных библиографического описания (согласно ГОСТ Р 7.0.100-2018 «СИБИД. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления»).
Пример 17. Описание книги в сноске
Даты в тексте
Правила написания дат в текстах документов отличаются от их написания в других реквизитах. Рассмотрим на конкретных примерах.
Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово «год» пишется полностью:
Пример 18. В тексте только год
Просим ознакомиться с производственным календарем на 2022 год, в котором содержится информация о количестве рабочих, выходных и праздничных дней, норме рабочего времени в 2022 году.
Номер квартала указывается римской цифрой (Пример 19), полугодие пишется словом полностью, а год рядом арабскими цифрами (Пример 20).
Пример 19. В тексте указываем квартал года
В I квартале 2021 г. внешнеторговый оборот России составил, по данным Банка России, 155,9 млрд долларов США.
Пример 20. В тексте указываем полугодие
В соответствии с приказом Росстандарта от 11.11.2021 № 2533 «Об утверждении температурных коэффициентов (коэффициентов приведения к стандартным условиям) на первое полугодие 2022 года»…
Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту (см. Пример 21). В остальных случаях – между календарными годами ставится тире без пробелов, не дефис (Пример 22).
Пример 21. В тексте указываем учебный год
В 2021/2022 учебном году организация образовательного процесса будет осуществляться по четвертям.
Пример 22. В тексте указываем период из календарных годов
Увеличение сборов налогов в 2019–2021 гг. на товары и услуги в первую очередь спровоцировало перераспределение акцизов в пользу региональных бюджетов.
При записи календарных чисел наращение (буквенное падежное окончание) не используется. Перед цифровым способом написания числа месяца употребляется предлог «с» (Пример 23), а перед словом-числительным употребляется предлог «со» (Пример 24).
Пример 23. Предлог перед цифрой
Испытание промышленного образца автомобильного двигателя будет проходить с 2 по 6 марта 2022 года.
Пример 24. Предлог перед словом согласуется с ним
Выставка будет проходить со второго по шестое марта 2022 года.
Если дата указана периодом «с»…«по», слово «годы» или «годов» указывается 1 раз.
Пример 25. Слово «год» / «годы» при указании периода пишется 1 раз
Основные направления бюджетной, налоговой и таможенно-тарифной политики на 2022 год и на плановый период 2023 и 2024 годов разработаны в соответствии со статьей 165 Бюджетного кодекса Российской Федерации с учетом итогов реализации бюджетной, налоговой и таможенно-тарифной политики на период до 2021–2023 годов.
При разработке инструкций по делопроизводству рекомендуем придерживаться данных способов написания дат в реквизитах документов, чтобы соблюдать единообразие и логичность оформления документов в России.