Оформление приложений, связанных содержанием с основным документом

Приложения к документам бывают 2 видов:

• связанные с основным документом только правилами пересылки документов (оформление отметки о приложении в сопроводительном письме мы подробно разобрали в прошлом номере журнала) и
• связанные с основным документом по содержанию. Эту ситуацию рассмотрим в этом номере журнала.

Оформление приложений – общие правила

Письмо¹, приказ или иной документ может иметь приложения, которые поясняют содержание этого основного документа. В данном случае документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Она:

• ставится в правом верхнем углу документа-приложения;
• каждая составная часть реквизита печатается с новой строки через 1 интервал, строки многострочного реквизита обычно выравниваются по левому краю (как в Примере 1) или центрируются относительно самой длинной строки (этот вариант встречается реже, показан в Примере 2). Длина строки не должна превышать 8 см;
• начинается со слова «Приложение», далее указывается его номер, потом реквизиты основного документа (вид, автор, дата и номер).

Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами (Пример 2). Знак «№» после слова «Приложение» можно не указывать как в основном документе, так и в отметке на документе-приложении (см. Примеры 1 и 2). Главное, придерживайтесь единообразия в оформлении всех документов организации.

Обратите внимание: если приложение одно, то оно не нумеруется, т.к. больше приложений нет (Пример 3).

Рассмотренные выше правила касаются оформления отметки в верхнем правом углу на всех приложениях, связанных с текстом основного документа, к каким бы документам они ни прикладывались.

Приложения визируются или подписываются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

Особенности оформления приложений в распорядительных документах

Если приложение носит справочный характер

Распорядительные документы (такие как приказы, распоряжения, постановления, решения) могут иметь приложения, поясняющие содержание основного текста.

В качестве приложений справочного характера могут выступать различные аналитические отчеты, справки, перечни, списки, графики и другие документы. При этом в соответствующем пункте распорядительной части текста документа необходимо сделать ссылку на приложение. Вот почему отдельной отметки о наличии приложений под текстом в распорядительном документе никогда не оформляется (в отличие от письма).

При наличии нескольких приложений они нумеруются, знак «№» факультативен.

В тексте распорядительного документа ссылка на приложение обычно делается в скобках, при этом слово «приложение» лучше печатать строчными буквами (ведь это середина предложения, см. «!» в Примере 4), но данное правило носит рекомендательный характер. Поэтому первую прописную букву в этом слове вы тоже можете увидеть.

На прилагаемых документах в правом верхнем углу пишут информацию о том, к какому документу они являются приложением. В качестве автора здесь надо указывать наименование организации, т.к. автором всегда является организация (эти общие правила мы проиллюстрировали Примерами 1–3 и 5). Исключение составляют случаи, когда основной документ оформлен на должностном бланке, тогда на приложении будет написано не «Приложение № 1 к приказу ПАО “Компас” от 25.04.2022 № 68», а «Приложение № 1 к приказу коммерческого директора ПАО “Компас” от 25.04.2022 № 68».

Документы-приложения должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.) и заголовок к тексту. Точка в конце заголовка не ставится.

Если приложение утверждается

Приложением к распорядительному документу может быть утверждаемый документ, который впоследствии действует в виде самостоятельного документа. В этом случае в тексте распорядительного документа должна быть формулировка «Утвердить прилагаемое Положение...» или «Утвердить прилагаемый Перечень мероприятий...» и т.д. (см. Пример 6). Так пишут, если утверждается всего один документ².

Если необходимо утвердить несколько документов, то данную ссылку на приложения в тексте распорядительного документа оформляют в конце предложения, указывая в скобках «(приложение № 1)» или «(приложение 1)»³ (см. «!» в Примере 7).

На утвержденном приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на реквизиты утвердившего распорядительного документа. При этом первое слово согласуется в роде и числе с наименованием приложения, например:

• положение – УТВЕРЖДЕНО;
• регламент – УТВЕРЖДЕН;
• правила – УТВЕРЖДЕНЫ;
• инструкция – УТВЕРЖДЕНА.

При этом над грифом утверждения печатаем слово «Приложение», тем самым указывая, что этот документ связан с основным и является приложением к нему (к какому именно, мы уже отобразили в грифе утверждения, поэтому после слова «Приложение» дублировать это не надо). Такое приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

Каждое утверждаемое приложение визируется его разработчиком или как минимум ответственным исполнителем от группы разработчиков.

Если текст документа не подписывается, а только визируется, то после текста приложения ставится черта длиной 2−3 см, расположенная по центру страницы, на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов от последней строки текста (после таблиц черта не ставится). Это необходимо для приложений к актам (указам и распоряжениям) Президента РФ, для остальных документов – это лучшая практика, которой можно воспользоваться.

Титульный лист приложения

Если документ-приложение имеет титульный лист (формат А4), то на нем отображаются:

• отметка о приложении;
• гриф утверждения (если приложение утверждено);
• заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка) лучше выделить прописными буквами (например, «ИНСТРУКЦИЯ»), можно еще использовать полужирный шрифт (ПЕРЕЧЕНЬ) или напечатать вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е);
• место и год издания документа размещаются в самом низу листа.

На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц приложения.

Как нумеровать листы основного документа и приложений

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. На первой странице документа номер страницы не указывается.

Страницы распорядительных документов (приказа, распоряжения, решения, постановления) и утверждаемого ими документа нумеруются отдельно.

А вот если у утверждаемого документа есть собственные приложения, то у них идет сквозная нумерация страниц. Обычно утверждаются организационные документы, их основные виды – правила, положения, инструкции и регламенты. Они являются многостраничными документами, в их тексте могут быть ссылки на приложения, поясняющие содержание организационного документа (таблицы, перечни, рисунки и др.). Подобные приложения являются неотъемлемыми частями основного организационного документа и они не могут существовать друг без друга, составляя единое целое. Кстати, такой же принцип связи основного документа и приложений применяется в дипломных, курсовых и иных видах научно-исследовательских работ.

Оформление приложений в тексте утверждаемого организационного документа

Строгих правил оформления приложений в тексте утверждаемых документов нет, они скорее носят рекомендательный характер. Оформление приложений в тексте документа будет зависеть от правил оформления тех или иных видов документов, которые могут носить как обязательный характер, так и рекомендательный. Предлагаем ориентироваться на следующие документы:

• Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44;
• Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», ВНИИДАД, 2018;
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, Росархив, утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199;
• Методические рекомендации по подготовке муниципальных нормативных правовых актов / авторы-сост.: Атагимова Э.И., Макаренко Т.Н., Рыбакова О.С., Сарапкина Е.Н. — М.: ФБУ НЦПИ при Минюсте России, 2018. – 136 стр.

Если документ утверждается распорядительным документом, но сам в свою очередь в тексте содержит ссылки на приложения к нему, то выглядеть они могут следующим образом:

На приложении к организационному документу делаем отметку в правом верхнем углу со ссылкой на документ, в котором упоминается это приложение.

Если в тексте утвержденного документа в отдельном пункте или подпункте дается ссылка на приложение, то на приложении ставится отметка, в которой указывается не только номер приложения, но и номер пункта, в котором это приложение упоминается:

Если приложение к утверждаемому документу состоит из двух и более таблиц, они нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией без знака «№» или со знаком «№» (в зависимости от методических рекомендаций по оформлению того или иного документа либо в соответствии с правилами делопроизводства в конкретной организации). Если в приложении таблица является единственной, она не нумеруется.

Особенности оформления приложений к протоколам

При проведении собраний нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. При составлении списка присутствующих в самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество участников мероприятия со ссылкой на прилагаемый список (см. Пример 16).

В этом случае составляется отдельный список присутствующих на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу (Пример 17). Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на 1 странице, наименования граф лучше повторить на каждой странице (вместо наименований допускается приводить на следующих страницах только номера граф таблицы).

Если помимо списка присутствующих в протоколе будут ссылки на другие приложения, то их необходимо пронумеровать. Приложения нумеруются в последовательном (возрастающем) порядке по мере упоминания их в тексте протокола. Тогда список присутствующих станет приложением № 1, а следующее приложение получит № 2. Разница между парами Примеров 16 + 17 и 18 + 19 отмечена знаком «!».

Обратите внимание на особенность оформления отметки о приложении и грифа утверждения на прилагаемом документе: если он относится к решению коллегиального органа управления, то дается ссылка на сам орган, а реквизиты протокола указываются ниже в скобках (см. Пример 20 и фрагмент документа далее) – это исключение из общего правила. Ведь обычно сразу указывают вид документа, потом его автора, дату и номер (как в Примере 19).

Оформление приложений к договору

В договорах тоже можно не присваивать номер единственному приложению (как в Примерах 16 и 17). Но позже может появиться потребность изменить или детализировать условия договора, для этого стороны подпишут дополнительное соглашение к нему. И вот на этом этапе может появиться еще 1 или несколько приложений. Как тогда быть? Старое приложение (которое было при подписании договора) осталось без номера. Новому приложению тогда давать № 2, а старому присваивать № 1 (описывая эту «акробатику» в допсоглашении)? Или старое оставить без номера, а новому присвоить № 1? Теоретически оба варианта возможны. Но практически каждый из них порождает лишнюю путаницу. Поэтому в договорах рекомендуем даже единственному приложению сразу присваивать № 1.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 описано оформление приложений в сопроводительных письмах, организационных и распорядительных документах. Аналогичным образом оформляются приложения и к договорам, актам, планам, отчетам:

• вы можете по тексту договора сразу отмечать, что является приложением (см. Примеры 21 и 22) либо
• можете давать список приложений в одном из заключительных разделов или пунктов договора (см. Примеры 23 и 24). Перечень приложений приводится здесь в той последовательности, в которой они впервые упоминаются в тексте договора,
• а можете даже одновременно применять оба эти варианта для большей однозначности и удобства поиска информации и документов.

В качестве защиты от подмены страниц многостраничные договоры вместе с приложениями можно прошить, оформив заверительную надпись. Если потом подписывают допсоглашение и у него могут быть новые приложения к этому договору, то все эти новые документы к первому сшиву не подкрепляются, из них можно сделать второй сшив.

Основной документ хранится вместе со своими приложениями

Распорядительные, организационные документы, договоры и акты группируются в дела с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с распорядительными документами.

Приложения, являющиеся неотъемлемыми частями письма, хранятся вместе с ним.