Как документировать представительские расходы (часть 2)

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 3 / 2023

Марина Полухина

главный бухгалтер с 35-летним стажем, действительный член ИПБ России, доктор экономики

Во второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, показываем примеры оформления документов, которые налоговая требует для подтверждения представительских расходов: приказ, программа мероприятия со сметой расходов, отчет о проведенном мероприятии. Приводим пример Положения о представительских расходах. Ориентируем, какие первичные учетные и иные подтверждающие документы (чеки, договоры, счета, накладные, акты и т.п.) в каких случаях тоже придется собирать.

Окончание статьи. Начало в № 02 / 2023

Документальное оформление

Контролирующие органы неоднократно подчеркивали¹, что представительские расходы должны соответствовать критериям, установленным ст. 252 НК РФ, а именно должны быть:

экономически оправданны и
документально подтверждены.

В то же время отмечается, что «Налоговый кодекс не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивая налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов. В свою очередь, подтверждением данных налогового учета на основании ст. 313 НК РФ являются первичные учетные документы»²; «помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ, услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ, из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении мероприятий, предусмотренных пунктом 2 статьи 264 Кодекса»³.

Итак, нам потребуется оформить и собрать 2 группы документов:

для экономической оправданности расходов, т.е. доказательства цели расходования этих денег и
для демонстрации факта трат (сколько на что потратили) – тут речь идет о первичных учетных и связанных с ними документах (например, накладных, актах сдачи-приемки результатов выполненных работ, оказанных услуг, кассовых чеках, счетах и т.п.).

Конкретный перечень документов, служащих подтверждением представительских расходов, которые требуют контролирующие органы, изложен в письмах Минфина и ФНС России, региональных УФНС⁴:

приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия (об осуществлении расходов на указанные цели), в котором указываются цель проведения мероприятия и работники компании, участвующие в нем (Пример 2);
смета расходов на проведение представительского...