Персональные данные работников

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2015

Жижерина Юлия

юрист частной практики, независимый эксперт по трудовому праву

Какие сведения признаются персональными данными сотрудников, и какие документы их содержат? Кто считается субъектом и оператором персональных данных? Какие условия необходимо соблюсти при передаче работодателем персональных данных своих работников третьим лицам? Как работодателю организовать предписанную законодательством систему защиты персональных данных, какие документы при этом необходимо оформить? Нужно ли уведомлять Роскомнадзор? Какая ответственность за нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных предусмотрена для работодателя и его должностных лиц? Штрафы доходят до 200 000 – 300 000 рублей!

Определимся с понятиями

В п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) указано, что персональные данные – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Как видите, конкретного перечня нет, достаточно, чтобы такая информация позволяла определить, к какому лицу она относится.

Там же указано, кто обязан принимать меры по защите персональных данных. Это и государственные органы, и юридические / физические лица, которые обрабатывают персональные данные с использованием средств автоматизации или без них, если обработка персональных данных позволяет осуществлять поиск персональных данных. Таким образом, практически все организации так или иначе сталкиваются с обработкой персональных данных¹ как своих сотрудников, так и клиентов (при оформлении бонусных или скидочных карт). В этом случае их называют операторами (п. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

В этой статье мы рассмотрим регулирование защиты персональных данных работника в рамках трудовых отношений с работодателем.

Получение персональных данных

Прежде всего следует очертить круг тех документов и баз данных, в которых содержатся персональные данные работников и которые необходимо защищать от несанкционированного доступа. Так как понятие персональных данных включает в себя любую информацию, позволяющую идентифицировать работника, практически все документы и базы, касающиеся сотрудников (как на бумажных носителях, так и электронные) будут являться носителями персональных данных.

К документам, содержащим персональные данные работников, можно, например, отнести следующие:

анкету, автобиографию, личный листок по учету кадров, которые на практике часто заполняются работником при приеме на работу;
копии документов, хранящиеся в личном деле работника: копии документа, удостоверяющего личность, документов воинского учета, документа об обязательном пенсионном страховании, свидетельств о заключении брака, рождении детей, документов об образовании;
трудовую книжку;
личную карточку;
трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
подлинники и копии приказов по личному составу;
документы оплаты труда;
документы об обучении, оценке, аттестации работников;
базы данных, обрабатываемые автоматически (например, таблицы Excel, базы программы 1С);
иные документы, содержащие персональные данные работников.

Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получения образования и продвижения по службе, обеспечения личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ). Получаемые персональные данные должны соответствовать только указанным целям.

Запрашивать некоторую информацию прямо запрещено законодательством. Например, работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся к специальным категориям персональных данных (касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни), а также данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (п. 4 и 5 ст. 86 ТК РФ).

Если работодатель требует личные данные, не соответствующие указанным целям или относящиеся к запрещенным, работник имеет право отказаться их предоставлять.

Пример 1. Отказ работника от предоставления данных

При трудоустройстве работника кадровик заполнял личную карточку по форме № Т-2, в которой есть раздел «Состав семьи», и попросил назвать фамилию, имя, отчество жены для внесения этих данных в личную карточку. Работник отказался сообщить данные, заметив при этом, что они не являются необходимыми для его трудоустройства или карьерного продвижения, а форма личной карточки не носит обязательный характер.

Все персональные данные сотрудника следует получать у него самого (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Если информацию можно получить только у третьей стороны, то работник должен быть об этом уведомлен заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. Это положение относится не к работникам, а прежде всего к соискателям, когда организация запрашивает рекомендации с предыдущих мест работы. Получение согласия является обязательным условием при направлении компанией запросов в иные организации, в том числе на прежние места работы, для уточнения или получения дополнительной информации о кандидате. Исключение составляют случаи заключения трудового договора с бывшим государственным или муниципальным служащим, причем не для запроса информации, а для уведомления прежнего работодателя в порядке ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ.

К сведению

Роскомнадзор подтвердил необходимость получения согласия соискателей (разъяснения от 24.12.2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», далее – Разъяснения Роскомнадзора). Делать это не надо только в том случае, если от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключило договор, а также при самостоятельном размещении соискателем резюме в Интернете, доступном неограниченному кругу лиц.

В случае получения резюме соискателя по каналам электронной почты, факсимильной связи работодателю необходимо дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления указанного резюме самим соискателем (например, приглашение соискателя на личную встречу с уполномоченными сотрудниками работодателя, обратная связь посредством электронной почты и т.д.).

Если сбор персональных данных соискателей осуществляется с использованием анкеты, то она должна соответствовать требованиям п. 7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687, а также содержать информацию о сроке ее рассмотрения и принятия решения о приеме либо об отказе в приеме на работу. Кстати, типовая форма анкеты...