Описан опыт крупного предприятия по обучению своих сотрудников делопроизводству и грамотному оформлению документов: кого стоит обучать, масштаб группы, частота мероприятий, форматы обучения, используемые материалы и приемы, организационный аспект.
«Есть три метода обучения мудрости.
Первый – через подражание, и он самый благородный.
Второй – через повторение, и он самый простой.
Третий – через опыт, и он самый горький»
Конфуций
Зачем обучать свой персонал?
Обучение персонала – залог успешного бизнеса. Сегодня эффективный сотрудник – это человек, который никогда не перестает развиваться в профессиональной и личностной сфере. Современное делопроизводство находится в постоянной динамике. На смену пишущим машинкам пришли компьютеры, на смену бумажному документообороту пришел электронный, на смену старому ГОСТ об оформлении документов пришел новый. Мир делопроизводства не стоит на месте и со временем скорость изменений будет только нарастать. Обучение новым тенденциям, новым правилам, новым технологиям работы с документами должно проходить красной нитью через деятельность службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Высказываются мнения, что уже через 3 года каждая четвертая компания в мире будет обучать своих сотрудников, и преимущественно онлайн. Мы должны быть готовы к различным изменениям, чтобы быть конкурентными и успешными в бизнес-среде.
Коносуке Мацусита, основатель компании, которую большинство знает по бренду Panasonic, сказал: «Мы людей создаем прежде, чем продукцию». Гений японского менеджмента был прав. В то время как большая часть ресурсов представлена материальными объектами, стоимость которых со временем снижается, ценность человеческих ресурсов с годами может и должна возрастать. Инвестиции в человеческий капитал и другие ресурсы собственной компании – это один из ключевых факторов достижения успеха в долгосрочной перспективе. И если компания решила, что персонал нужно обучать, – это признак благополучной развивающейся организации, которая думает о своем будущем.
В современных российских компаниях обучение работников – это огромное направление деятельности. На отдельных предприятиях нашего города (Санкт-Петербурга) созданы центры профессиональной подготовки, корпоративные университеты, которые организуют и предоставляют сотрудникам необходимое качественное обучение в различных областях как внутри, так и вне компании: разрабатываются и утверждаются обучающие внутрикорпоративные программы курсов, тренингов и вебинаров. Также для тех, кому нужна помощь в освоении новых компетенций, предусмотрен индивидуальный коучинг. Для каждого самостоятельного и настойчивого сотрудника продвинутые компании предоставляют доступ к обширной библио-, аудио-, веб- и видеотеке, где он может найти книги, профессиональную периодику, электронные материалы, видеозаписи тренингов и вебинаров.
Первый корпоративный университет, как организация, появился в США в начале ХХ века. В 1927 году компания General Motors для обучения своих сотрудников создала «Институт General Motors», бюджет которого составлял $100 млн, а сам университет состоял из 99 подразделений в 21 стране мира.
В 1961 году в компании McDonald’s был создан университет Hamburger University, который обучал сотрудников компании McDonald’s по всему миру.
Многолетний опыт ОАО «Метрострой» показывает, что проблемы персонала, связанные с качеством оформления документов, всегда являются следствием ошибок управления.
Многие руководители полагают, что для достижения эффективной работы компании достаточно нанять продуктивных сотрудников. Поэтому, сделав это, они переключают свое внимание на другие вопросы, и ожидают, что нанятые люди будут все время давать нужные результаты работы, в т.ч. грамотно составлять и оформлять документы, писать письма без ошибок и т.п. Но, как правило, эти ожидания не оправдываются.
Современные руководители часто задаются вопросом: «Как быть, если мы обучим своих сотрудников, а они уйдут?» На этот вопрос есть еще более интересный: «Как быть, если вы их не обучите, и они останутся?» Как говорил американский предприниматель и писатель Роберт Кийосаки: «Если вы считаете, что обучение стоит дорого, попробуйте узнать, сколько стоит невежество». Невежество в наше время стоит очень дорого!
В ОАО «Метрострой» мы задавали себе вопрос: «Зачем мы будем учить персонал правилам делопроизводства – для какого результата в бизнесе?» Чтобы они лучше работали? Очень размыто. А может все-таки, чтобы они не уходили? Пожалуй, да: чтобы развиваясь, были вовлечены в рабочий процесс и чувствовали себя уверенно. А еще чтобы установить четкий порядок при создании текстовых документов в сфере управления, искоренить излишний бюрократизм и волокиту, чтобы люди освоили приемы рациональной работы с документами (сократить время на их составление, обработку и поиск, организовать качественный контроль за прохождением и исполнением). В конце концов, правильно подготовленный и надлежащим образом оформленный документ – это свидетельство культуры исполнителя.
Ответив на вопрос «зачем», стоит выяснить, кого надо учить? Когда мы определим, кого действительно важно учить, мы поймем, как учить и чему учить. Целевая аудитория обучающих программ, формируемых нашим подразделением, – это ответственные за ведение делопроизводства и оформление документов в структурных подразделениях. Для нас крайне важно, чтобы обучение этих сотрудников носило комплексный, системный характер. Все, что делается по определенной системе, оказывается намного эффективнее, чем то, что делается хаотично и без четкого плана.
Два формата обучения
В ОАО «Метрострой» мы разработали два формата обучения персонала приемам работы с документами и технологиям делопроизводства:
- «Делопроизводство-Лайт» и
- «Делопроизводство-Перезагрузка».
Все программы обучения в ОАО...
