Обучение сотрудников компании работе с документами

Описан опыт крупного предприятия по обучению своих сотрудников делопроизводству и грамотному оформлению документов: кого стоит обучать, масштаб группы, частота мероприятий, форматы обучения, используемые материалы и приемы, организационный аспект.

«Есть три метода обучения мудрости.
Первый – через подражание, и он самый благородный.
Второй – через повторение, и он самый простой.
Третий – через опыт, и он самый горький»

Конфуций

Зачем обучать свой персонал?

Обучение персонала – залог успешного бизнеса. Сегодня эффективный сотрудник – это человек, который никогда не перестает развиваться в профессиональной и личностной сфере. Современное делопроизводство находится в постоянной динамике. На смену пишущим машинкам пришли компьютеры, на смену бумажному документообороту пришел электронный, на смену старому ГОСТ об оформлении документов пришел новый. Мир делопроизводства не стоит на месте и со временем скорость изменений будет только нарастать. Обучение новым тенденциям, новым правилам, новым технологиям работы с документами должно проходить красной нитью через деятельность службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Высказываются мнения, что уже через 3 года каждая четвертая компания в мире будет обучать своих сотрудников, и преимущественно онлайн. Мы должны быть готовы к различным изменениям, чтобы быть конкурентными и успешными в бизнес-среде.

Коносуке Мацусита, основатель компании, которую большинство знает по бренду Panasonic, сказал: «Мы людей создаем прежде, чем продукцию». Гений японского менеджмента был прав. В то время как большая часть ресурсов представлена материальными объектами, стоимость которых со временем снижается, ценность человеческих ресурсов с годами может и должна возрастать. Инвестиции в человеческий капитал и другие ресурсы собственной компании – это один из ключевых факторов достижения успеха в долгосрочной перспективе. И если компания решила, что персонал нужно обучать, – это признак благополучной развивающейся организации, которая думает о своем будущем.

В современных российских компаниях обучение работников – это огромное направление деятельности. На отдельных предприятиях нашего города (Санкт-Петербурга) созданы центры профессиональной подготовки, корпоративные университеты, которые организуют и предоставляют сотрудникам необходимое качественное обучение в различных областях как внутри, так и вне компании: разрабатываются и утверждаются обучающие внутрикорпоративные программы курсов, тренингов и вебинаров. Также для тех, кому нужна помощь в освоении новых компетенций, предусмотрен индивидуальный коучинг. Для каждого самостоятельного и настойчивого сотрудника продвинутые компании предоставляют доступ к обширной библио-, аудио-, веб- и видеотеке, где он может найти книги, профессиональную периодику, электронные материалы, видеозаписи тренингов и вебинаров.

Историческая справка

Первый корпоративный университет, как организация, появился в США в начале ХХ века. В 1927 году компания General Motors для обучения своих сотрудников создала «Институт General Motors», бюджет которого составлял $100 млн, а сам университет состоял из 99 подразделений в 21 стране мира.

В 1961 году в компании McDonald’s был создан университет Hamburger University, который обучал сотрудников компании McDonald’s по всему миру.

Многолетний опыт ОАО «Метрострой» показывает, что проблемы персонала, связанные с качеством оформления документов, всегда являются следствием ошибок управления.

Многие руководители полагают, что для достижения эффективной работы компании достаточно нанять продуктивных сотрудников. Поэтому, сделав это, они переключают свое внимание на другие вопросы, и ожидают, что нанятые люди будут все время давать нужные результаты работы, в т.ч. грамотно составлять и оформлять документы, писать письма без ошибок и т.п. Но, как правило, эти ожидания не оправдываются.

Современные руководители часто задаются вопросом: «Как быть, если мы обучим своих сотрудников, а они уйдут?» На этот вопрос есть еще более интересный: «Как быть, если вы их не обучите, и они останутся?» Как говорил американский предприниматель и писатель Роберт Кийосаки: «Если вы считаете, что обучение стоит дорого, попробуйте узнать, сколько стоит невежество». Невежество в наше время стоит очень дорого!

В ОАО «Метрострой» мы задавали себе вопрос: «Зачем мы будем учить персонал правилам делопроизводства – для какого результата в бизнесе?» Чтобы они лучше работали? Очень размыто. А может все-таки, чтобы они не уходили? Пожалуй, да: чтобы развиваясь, были вовлечены в рабочий процесс и чувствовали себя уверенно. А еще чтобы установить четкий порядок при создании текстовых документов в сфере управления, искоренить излишний бюрократизм и волокиту, чтобы люди освоили приемы рациональной работы с документами (сократить время на их составление, обработку и поиск, организовать качественный контроль за прохождением и исполнением). В конце концов, правильно подготовленный и надлежащим образом оформленный документ – это свидетельство культуры исполнителя.

Ответив на вопрос «зачем», стоит выяснить, кого надо учить? Когда мы определим, кого действительно важно учить, мы поймем, как учить и чему учить. Целевая аудитория обучающих программ, формируемых нашим подразделением, – это ответственные за ведение делопроизводства и оформление документов в структурных подразделениях. Для нас крайне важно, чтобы обучение этих сотрудников носило комплексный, системный характер. Все, что делается по определенной системе, оказывается намного эффективнее, чем то, что делается хаотично и без четкого плана.

Два формата обучения

В ОАО «Метрострой» мы разработали два формата обучения персонала приемам работы с документами и технологиям делопроизводства:

  • «Делопроизводство-Лайт» и 
  • «Делопроизводство-Перезагрузка».

Все программы обучения в ОАО «Метрострой» мы разрабатываем своими силами, без привлечения сторонних компаний и специалистов. Как говорят индейцы Дакоты: «Человек должен сам сделать свои стрелы». Считаем, что наших ключевых компетенций в данной области достаточно, чтобы поделиться знаниями и опытом по этим направлениям.

Исключение составляют семинары, на них мы приглашаем со-ведущих. В этом случае мы согласовываем программу мероприятия, определяем роли, совместно готовим учебный материал.

Формат обучения «Делопроизводство-Лайт»

Фундаментом, на котором базируется формат обучения «Делопроиз-водство-Лайт», является принцип «бритвы Оккама». Он проистекает из знаменитого изречения Аристотеля: «Природа всегда идет самым коротким путем». Мы заметили, что чем проще, короче и доступнее изложен материал, тем легче он усваивается нашими делопроизводителями. Не следует использовать более сложные методы обучения, если можно применить более простые для достижения аналогичного результата. Не очень понятно? Ничего, сейчас разберемся. Ключевым в этом принципе является слово «бритва», т.е. сбривание всего ненужного. Оккам утверждал, что простейшие объяснения явления, проблемы, вопроса – самые лучшие.

Итак, при разработке семинара в формате «Делопроизводство-Лайт» мы:

  • оставляем только самое необходимое, востребованное в работе с документами;
  • не злоупотребляем профессиональными терминами: они могут быть не всем понятны и не всегда позволяют уловить смысл материала;
  • используем неоднократные повторения: наиболее важные места в ходе изложения методического материала (определения, выводы, важные формулировки и т. д.) повторяются несколько раз. Это улучшает запоминание, подчеркивает важность материала, привлекает особое внимание делопроизводителей;
  • кроме того, при подаче материала в отдельных местах мы используем эффект Зейгарника. Его суть в следующем: если изложение материала таково, что все абсолютно ясно, не вызывает сомнений и вопросов, усвоение оказывается хуже, чем при таком способе изложения, когда что-то сознательно не вполне завершено, оставлено для дополнительного додумывания, повышая тем самым интерес обучаемых и стимулируя их активность.
    Например, мы попросили участников одного из семинаров узнать, когда можно не составлять заголовок к тексту служебного письма. Ответ: если документ не превышает 4–5 строк;
  • к семинарам подготавливаем методический материал в виде шпаргалок, где в очень краткой и доступной форме раскрываем основные тезисы (он перекликается с презентацией, демонстрируемой на экране, см. Пример 1).
    В ОАО «Метрострой» создана электронная библиотека методических материалов, она находится в корпоративной сети в открытом доступе...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Прописная и строчная буквы в документах

При составлении документов и проверке подготовленных исполнителями проектов довольно часто приходится «вынимать» из них ошибки, в т.ч. бороться за грамотность. И данная статья вам в этом поможет. Вы разберетесь, с какой буквы писать организационно-правовую форму в наименовании компании, а также наименования госорганов, структурного подразделения, должности, элементы иностранных имен людей, наименования документов, слово «приложение», названия субъекта РФ, географических понятий, аэропортов, вокзалов, улиц, станций метро, мероприятий и праздников, когда «Вы» писать с большой, а когда с маленькой буквы. Сложность заключается в том, что порой выбор строчной или прописной буквы для определенного элемента может быть разный. И зависит он от конкретных обстоятельств.

Управление людьми при помощи слова

Управленец отличается способностью направлять других людей к нужным ему действиям. Но для этого он должен обладать определенными качествами и навыками – подскажем, как их можно развивать сознательно. В статье найдете практики повышения заниженной самооценки и развития речевого аппарата, секреты успешного оратора. Структура речи из 4 актов позволит мотивировать людей на нужные вам действия (дается ее схема и пояснения на примерах из жизни, чтобы объяснить, что и в каком порядке нужно говорить, как играть с эмоциональным фоном слушателей). Эту структуру можно применять в монологе и диалоге, в устной и письменной речи (например, раскрывается секрет эффективного резюме). Даны схемы деления людей на логические уровни и психологические возрасты. Они помогут вам распознавать интересы и горизонт планирования собеседника, чтобы говорить на понятном ему языке.

Как уменьшить количество ошибок в проектах документов

Руководитель службы ДОУ крупного предприятия делится своим опытом минимизации количества ошибок при создании документов исполнителями. В этой части статьи автор рассказывает об оставшихся 3 инструментах. Во-первых, о том, что из часто «выгребаемых» за исполнителями ошибок в организации был разработан специальный справочник, заточенный под задачи создания текстов управленческих документов (он опубликован целиком, можете его позаимствовать). Во-вторых, речь идет об образцах документов. И в-третьих, об обучающих семинарах.

Как уменьшить количество ошибок в проектах документов

Руководитель службы ДОУ крупного предприятия делится своим опытом минимизации количества ошибок при создании документов исполнителями. Здесь мало разработать подробную Инструкцию по делопроизводству. Расскажем, как пустить в ход встроенный функционал Word'а, удобные интернет-ресурсы, как из часто «выгребаемых» за исполнителями ошибок создать «орфографический справочник вашей организации», чем поможет библиотека образцов документов и систематические обучающие семинары. В этом номере читайте первую часть статьи.

Правила оформления таблиц

Мы покажем вам, как правильно заполнить «шапку» и «содержимое» таблицы, в т.ч. при ее делении по высоте (размещении на нескольких страницах) и по ширине; как отразить повторение значений внутри; как ставить знаки препинания и когда использовать заглавные буквы; как указывать числовые значения и единицы измерения. Покажем, как в тексте грамотно ссылаться на таблицу и ее ячейки.

Прописная и строчная буквы в документах

При составлении документов и проверке подготовленных исполнителями проектов довольно часто приходится «вынимать» из них ошибки, в т.ч. бороться за грамотность. И данная статья вам в этом поможет. Вы разберетесь, с какой буквы писать организационно-правовую форму в наименовании компании, а также наименования госорганов, структурного подразделения, должности, элементы иностранных имен людей, наименования документов, слово «приложение», названия субъекта РФ, географических понятий, аэропортов, вокзалов, улиц, станций метро, мероприятий и праздников, когда «Вы» писать с большой, а когда с маленькой буквы. Сложность заключается в том, что порой выбор строчной или прописной буквы для определенного элемента может быть разный. И зависит он от конкретных обстоятельств.

Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?

Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика. Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».

Управление людьми при помощи слова

Управленец отличается способностью направлять других людей к нужным ему действиям. Но для этого он должен обладать определенными качествами и навыками – подскажем, как их можно развивать сознательно. В статье найдете практики повышения заниженной самооценки и развития речевого аппарата, секреты успешного оратора. Структура речи из 4 актов позволит мотивировать людей на нужные вам действия (дается ее схема и пояснения на примерах из жизни, чтобы объяснить, что и в каком порядке нужно говорить, как играть с эмоциональным фоном слушателей). Эту структуру можно применять в монологе и диалоге, в устной и письменной речи (например, раскрывается секрет эффективного резюме). Даны схемы деления людей на логические уровни и психологические возрасты. Они помогут вам распознавать интересы и горизонт планирования собеседника, чтобы говорить на понятном ему языке.