Годовая премия в вопросах и ответах

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2019

Надежда Сенаторова

начальник отдела юридического и кадрового сопровождения ЗАО «КИА Системы»

Итоговое премирование за год – обнадеживающая перспектива. Многие ее ждут. Мы объясняем, чем отличаются стимулирующая премия от поощрительной и на что это влияет. Каким комплектом документов оформить премирование? Показаны образцы приказов и записи в трудовой книжке. Как долго могут тянуть с выплатой премии по итогам года? Когда работодатель имеет право лишить сотрудника годовой премии? И наконец, какие критерии качественной работы можно сформулировать для работников делопроизводственной службы, при достижении которых им будет обещана премия?

При подведении итогов года руководство оценивает, насколько успешным он был и каков оказался вклад работников в достигнутые результаты. Минтруд России неоднократно отмечал, что премии и иные поощрительные выплаты начисляются за результаты труда, достижение соответствующих показателей. То есть после того, как будет осуществлена их оценка (см., например, письмо от 21.09.2016 № 14-1/В-911). Соответственно, при наличии финансовой возможности и оснований для поощрения работников могут быть выплаты по итогам года так называемых бонусов, тринадцатых зарплат и др.

Виды премий

Премия является составной частью заработной платы (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Согласно ст. 135 ТК РФ системы премирования, как и системы оплаты труда, доплат и надбавок, устанавливаются:

коллективными договорами,
соглашениями (в рамках социального партнерства),
локальными нормативными актами (ЛНА) и/или
трудовыми договорами.

Однако на настоящий момент есть некоторая двойственность в понимании и применении такого инструмента, как премия. С одной стороны, это часть системы оплаты труда в целом, принятой у работодателя. С другой – это поощрение за труд (ст. 191 ТК РФ). Путаницу вносит то, что понятие «премия» фигурирует как в разделе «Оплата и нормирование труда», так и в разделе «Трудовой распорядок. Дисциплина труда».

Необходимо разграничить эти категории, во-первых, для определения, обязан ли работодатель в том или ином случае начислить и выплатить премию, а во-вторых, для того, чтобы принять решение: вносить ли запись о премии в трудовую книжку.

Премией, включенной в систему оплаты труда, следует считать денежную выплату стимулирующего характера, предусмотренную коллективным договором, ЛНА или трудовыми договорами. «Для отнесения премии к числу выплат, предусмотренных системой оплаты труда, не имеет никакого юридического значения периодичность ее выплаты и источник, за счет средств которого она выплачивается. Выполнение работником показателей и соблюдение условий премирования – это юридический факт, порождающий его право на получение премии» ¹.

Поощрительными следует считать премии, которыми в отдельных случаях разово поощряются работники за особые достижения в труде.

Схема 1. Отличие премий

Мнение эксперта

Мария Смольянинова, главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»

Вопросы премирования в рамках ТК РФ сейчас регулируются нормами ст. 129, 135, 191 ТК РФ.

Ранее действовавшая (до октября 2006 г.) редакция ТК РФ разделяла понятия «оплаты труда» и «заработной платы», а также предусматривала четкое разграничение премий: на стимулирующие (в составе системы оплаты труда) и поощрительные (разового характера).

Теперь, к сожалению, грань между этими различными по назначению видами выплат оказалась стерта. Поэтому тем более важно определить особенности и порядок выплаты премий в ЛНА организации.

Премии, включенные в систему оплаты труда, должны быть предусмотрены в ЛНА, коллективном договоре (при его наличии) и/или в трудовых договорах. Как правило, условия премирования описываются в Положении о премировании, Положении о мотивации персонала или ином аналогичном документе, являющемся приложением к коллективному договору или самостоятельным ЛНА (далее по тексту мы будем именовать подобный документ Положением о премировании). В нем следует предусмотреть:

критерии, в зависимости от которых работники подлежат премированию;
условия, при которых у работников право на премию не возникает либо она начисляется в меньшем по сравнению с базовым размере;
сроки начисления и выплаты премий.

Логично в данном документе предусмотреть также:

организационный порядок представления к премированию;
определение конкретных размеров премий;
случаи, когда премирование невозможно в целом по организации либо по отдельным подразделениям (например, невыполнение плана продаж отделом реализации при удачной в остальном работе компании и наличии финансовых возможностей для поощрения остальных подразделений).

Правила премирования сотрудников

Итак, представим, что по результатам работы за год имеется возможность для выплаты годовой премии (бонуса, тринадцатой зарплаты и т.п.).

Перечислим правила, которые нужно будет соблюсти:

премирование сотрудников должно соответствовать показателям премирования, утвержденным в Положении о премировании (если они установлены);
решение о премировании должно быть обосновано – оформляется документ, оправдывающий размер премии со ссылкой на ЛНА. Как правило, это представление к премированию или служебная (докладная) записка от непосредственного руководителя работника, начальника подразделения или иного лица, уполномоченного подводить итоги работы сотрудника. В зависимости от принятой детализации показателей премирования в таком документе указываются: степень выполнения работником тех или иных нормативов, размер личного вклада в результат работы подразделения, соответствие KPI и т.п. Таким образом, требуется указать именно те причины, которые являются мотивом для поощрения;
список представленных к премированию сотрудников следует согласовать со службой персонала. Например, она может отслеживать наличие у работников неснятых или непогашенных дисциплинарных взысканий, обычно это приводит к неначислению премии либо уменьшению ее размера;
премирование оформляется, как правило, приказом;
с приказом о премировании работник должен быть ознакомлен под подпись (см. Примеры 2-4).

Премии обычно выплачиваются одновременно с фиксированной частью заработной платы.

Мнение эксперта

Марина Косульникова, главный бухгалтер ООО «Галан»

Как долго могут тянуть с выплатой премии за год?

Сейчас действует правило: заработная плата за первую половину месяца должна быть выплачена в установленный день с 16 по 30 (31) число текущего периода, за вторую половину – с 1 по 15 число следующего месяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).

После внесения этих изменений в ст. 136 ТК РФ некоторые работодатели волновались, что проверяющие будут требовать от них уплаты годовой премии одновременно с выплатой заработной платы за декабрь. Однако порой перечислить годовую премию до 15 января практически невозможно. В связи с многочисленными обращениями Минтруд России даже выпустил несколько писем, в которых пояснил, что поскольку премии и иные поощрительные выплаты начисляются за результаты труда, достижение соответствующих показателей, то выплатить их можно после того, как будет осуществлена оценка показателей ².

Конкретные сроки выплаты работникам премий, начисляемых по итогам работы за месяц, квартал, год или иной период, могут быть установлены коллективным договором или ЛНА. К примеру, Положением о премировании может быть установлено, что выплата премии по итогам работы за год производится в феврале следующего года, можно также указать конкретную дату ее выплаты. В крупных организациях это бывает даже в марте – апреле.

Как оформить приказ на выплату премии?

Никаких нареканий не вызывают премии, относящиеся к выплатам стимулирующего характера и зависящие от стажа работы, должностного оклада и производственных результатов ³. Если же выплата премий касается только избранных работников, то нелишним будет запастись документом с указанием на конкретные показатели трудовой активности «счастливчиков».

Обычно премии и иные поощрительные выплаты начисляются за результаты труда, достижение соответствующих показателей, то есть уже после того, как будет осуществлена оценка показателей (письмо Минтруда России от 14.02.2017 № 14-1/ООГ-1293).

Можно в системе оплаты труда также предусмотреть премирование за выполнение конкретных особо важных и срочных работ, разовых заданий. Главное, чтобы премия была за производственные результаты.

Оформляющим выплату премии документом назначьте приказ (распоряжение) руководителя организации (или уполномоченного им лица). Его можно составить по самостоятельно разработанному шаблону (см. Пример 4) либо по унифицированным формам № Т-11 (на одного работника, см. Пример 3), № Т-11а ⁴ (на нескольких работников, см. Пример 2) – в зависимости от того подхода, который выбран организацией.

Выплату каких премий можно отражать в трудовой книжке?

Часть 4 ст. 66 ТК РФ говорит о том, что сведения о награждениях за успехи в работе вносят в трудовую книжку (см. Пример 1). Однако речь здесь идет только о следующих видах поощрения ⁵:

награждении государственными наградами, в т.ч. о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

При этом записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся ⁶. Специалисты Роструда также отмечают, что в трудовую книжку вносятся сведения о премии, которая является разовой и выплачивается на основании индивидуального приказа руководителя ⁷.

Теперь рассмотрим порядок заполнения раздела «Сведения о награждении» ⁸:

в графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии);
в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
в графе 2 указывается дата награждения;
в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Запись о премировании производится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока ⁹.

При внесении сведений о награждении работника в трудовую книжку указывать конкретный размер выплаченной ему премии не нужно. Достаточно написать, что работнику вручена денежная премия ¹⁰.