Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы рассмотрели задачи и функции службы ДОУ, как регламентировать ее деятельность. Как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Назвали основные направления оптимизации деятельности.
Задачи и функции службы ДОУ
При создании или совершенствовании службы ДОУ очень важно сформировать целостную систему, в рамках которой процессы управления документами и людьми, которые с ними работают, будут осуществляться оптимально. В связи с этим необходимо выполнять следующие задачи:
- постановка документационного обеспечения управления в соответствии с требованиями правовых актов РФ;
- выработка единого порядка документирования, работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения документов и организации их хранения;
- внедрение новых технологий в работу службы ДОУ и других специалистов, участвующих в процессах ДОУ;
- проведение анализа документооборота, оптимизация движения документов и сокращение объемов документооборота;
- осуществление методической работы в сфере ДОУ.
Ответственность за реализацию этих задач может быть возложена на управляющего документацией и/или руководителя службы ДОУ.
К основным функциям службы ДОУ относятся:
- разработка и внедрение локальных нормативных актов и методических документов по ДОУ;
- документирование управленческой деятельности, включая составление документов, их оформление, согласование, распечатку и тиражирование, контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству и предназначенных к отправке, документирование работы коллегиальных органов, разработку бланков и форм документов;
- организация документооборота, включающая этапы получения, первичной обработки, регистрации, предварительного рассмотрения, маршрутизацию документов;
- осуществление контроля процесса и сроков исполнения документов;
- разработка и ведение информационно-поисковых систем, баз данных, а также ведение информационно-справочной работы с документами;
- организация оперативного хранения документов и передачи дел для последующего хранения, включая работы по подготовке номенклатуры дел, обеспечению единого порядка хранения документов, организацию экспертной комиссии учреждения, подготовку дел для сдачи в архив;
- осуществление работ по проектированию и внедрению системы электронного документооборота (СЭД) в сфере ДОУ;
- ведение методической работы, включая разработку стандартов и процедур работы с документами в организации, консультирование работников по вопросам ДОУ, работы в СЭД, их обучение, ведение учета и анализа документооборота.
Перечисленные функции могут быть распределены между работниками службы ДОУ, в случае если она имеет простую линейную структуру, или между структурными подразделениями, названными выше.
На более высоком управленческом уровне эти функции дополняются стратегическим планированием и руководством построением единой системы управления документацией организации. Обычно данные вопросы находятся в компетенции управляющего документацией или заместителя руководителя по вопросам управления...
