Это системный взгляд на внутренние коммуникации опытного управленца и документоведа: какие-то из перечисленных способов родом из советского министерского прошлого, другие навеяны бурным развитием информационных технологий и дистанционным характером работы последних лет.
Выявлены «плюсы» и «минусы» различных способов коммуникации (с обозначением методов лечения «минусов»). Перечислены используемые виды документов и программы, от чего зависит их выбор.
Повышение эффективности труда – одна из основных задач любой управленческой системы.
Обеспечение устойчивых, быстрых, двусторонних или многосторонних коммуникаций внутри организации позволяет увеличить скорость передачи информации, принятия управленческого решения, доведения его до исполнителей, исполнения этого решения, контроля его исполнения и при необходимости корректировки. Межуровневые коммуникации повышают информированность руководства, появляется возможность получения обратной связи от сотрудников, расширение видения всех процессов, протекающих в компании.
Добиться построения целостной системы внутренних коммуникаций, с одной стороны, не просто, с другой стороны, открывается простор для больших возможностей. Об этом и поговорим.
Коммуникации формальные и неформальные
Все коммуникации в организации делятся на формальные и неформальные.
В классическом понимании формальные коммуникации – это те, которые осуществляются в рамках трудовой деятельности в соответствии с нормативными документами, регулирующими эту деятельность, и реализуются через официальные каналы.
Неформальные строятся на личных отношениях между работниками и осуществляются через неформальные каналы. Неформальные коммуникации, несомненно, очень важны. Организация может и должна влиять на эту сферу взаимоотношений людей. Как правило, управление неформальными коммуникациями осуществляется в контексте построения корпоративной культуры.
В некоторых крупных компаниях существуют корпоративные порталы, на которых размещаются новости, проводятся конкурсы, опросы, есть форумы, где работники могут обсуждать насущные вопросы. Кроме того, они позволяют заказать справки, записаться на обучение, прокомментировать новости и дать свои предложения. Наличие таких порталов позволяет сократить информационный вакуум, который существует между управленческими уровнями, включить работников в единую информационную среду, повышает лояльность сотрудников за счет ощущения сопричастности общему делу, сокращает вредные последствия слухов, которые неизбежны в ситуации нехватки актуальной и достоверной информации.
В данной статье в первую очередь речь пойдет о формальных коммуникациях. Вместе с тем важно отметить, что в современных условиях стирается четкая грань между формальной и неформальной коммуникацией, поскольку:
- во-первых, с применением цифровых технологий появляются новые каналы взаимодействия сотрудников и передачи информации между ними, которые сложно назвать «официальными»;
- а, во-вторых, в условиях дистанционной работы рабочие вопросы все больше интегрируются в повседневную жизнь человека.
Подходы к построению формальных коммуникаций
Несмотря на то что формальные коммуникации должны быть упорядочены, структурированы и предполагают единообразие процессов, в разных компаниях существуют разные подходы к построению системы внутренних коммуникаций.
Отечественные компании, уходящие корнями в советское прошлое, в т.ч. министерское, тяготеют к внутренним официальным документам. Широкий круг управленческих задач (от закупки канцтоваров до запуска конвейера) решается посредством подготовки служебных записок и иных видов информационно-справочных документов. Данные документы носят инициативный характер. Как правило, с их помощью информация доводится до сведения руководителей, документы передаются на согласование, формулируются просьбы, инициируется издание других документов. В процессе рассмотрения сложных вопросов служебные записки могут готовиться несколько раз несколькими должностными лицами на разных стадиях решения вопроса.
Говоря об официальных документах, речь конечно же не идет только о традиционных технологиях. Во многих компаниях используются системы электронного документооборота (СЭД), которые позволяют те же самые служебные записки запускать в автоматизированном режиме. Это ускоряет решение вопросов, дает возможность более оперативно реагировать на комментарии и замечания, отслеживать получение специалистами поручений, устанавливать очередность работы нескольких исполнителей и т.д.
Вместе с тем и бумажные документы, и аналогичные документы в СЭД отражают классический подход к построению системы внутренних коммуникаций. Этот подход обеспечивает относительную прозрачность внутренних коммуникаций и их единообразие, но при этом теряется скорость передачи информации и принятия управленческого решения за счет излишней формализации этих процессов.
В современных компаниях, которые оказываются в конкурентной среде, встает вопрос о повышении эффективности деятельности за счет применения альтернативных средств коммуникации. Такими средствами становятся:
- электронная почта,
- приложения Skype, Zoom, WhatsApp,
- программы Confluence, Open Text и другие.
Несомненно, скорость и количество взаимодействий сотрудников с внедрением современных информационных технологий значительно возрастает. При этом огромный массив информации, в т.ч. важной, рискует быть исключенным из общей информационной среды организации.
Поговорим подробнее обо всех этих способах коммуникации.
Виды документов для официальных внутренних коммуникаций
Видовой состав документов, обеспечивающих внутренние коммуникации, достаточно широк. Это могут быть:
- записки (служебные, докладные, объяснительные),
- заявления,
- заявки,
- письма,
- представления,
- уведомления и др.
Выбор конкретного вида...
