Top.Mail.Ru
Это системный взгляд на внутренние коммуникации опытного управленца и документоведа: какие-то из перечисленных способов родом из советского министерского прошлого, другие навеяны бурным развитием информационных технологий и дистанционным характером работы последних лет. Выявлены «плюсы» и «минусы» различных способов коммуникации (с обозначением методов лечения «минусов»). Перечислены используемые виды документов и программы, от чего зависит их выбор.

Повышение эффективности труда – одна из основных задач любой управленческой системы.

Обеспечение устойчивых, быстрых, двусторонних или многосторонних коммуникаций внутри организации позволяет увеличить скорость передачи информации, принятия управленческого решения, доведения его до исполнителей, исполнения этого решения, контроля его исполнения и при необходимости корректировки. Межуровневые коммуникации повышают информированность руководства, появляется возможность получения обратной связи от сотрудников, расширение видения всех процессов, протекающих в компании.

Добиться построения целостной системы внутренних коммуникаций, с одной стороны, не просто, с другой стороны, открывается простор для больших возможностей. Об этом и поговорим.

Коммуникации формальные и неформальные

Все коммуникации в организации делятся на формальные и неформальные.

В классическом понимании формальные коммуникации – это те, которые осуществляются в рамках трудовой деятельности в соответствии с нормативными документами, регулирующими эту деятельность, и реализуются через официальные каналы.

Неформальные строятся на личных отношениях между работниками и осуществляются через неформальные каналы. Неформальные коммуникации, несомненно, очень важны. Организация может и должна влиять на эту сферу взаимоотношений людей. Как правило, управление неформальными коммуникациями осуществляется в контексте построения корпоративной культуры.

Пример 1

В некоторых крупных компаниях существуют корпоративные порталы, на которых размещаются новости, проводятся конкурсы, опросы, есть форумы, где работники могут обсуждать насущные вопросы. Кроме того, они позволяют заказать справки, записаться на обучение, прокомментировать новости и дать свои предложения. Наличие таких порталов позволяет сократить информационный вакуум, который существует между управленческими уровнями, включить работников в единую информационную среду, повышает лояльность сотрудников за счет ощущения сопричастности общему делу, сокращает вредные последствия слухов, которые неизбежны в ситуации нехватки актуальной и достоверной информации.

В данной статье в первую очередь речь пойдет о формальных коммуникациях. Вместе с тем важно отметить, что в современных условиях стирается четкая грань между формальной и неформальной коммуникацией, поскольку:

  • во-первых, с применением цифровых технологий появляются новые каналы взаимодействия сотрудников и передачи информации между ними, которые сложно назвать «официальными»;
  • а, во-вторых, в условиях дистанционной работы рабочие вопросы все больше интегрируются в повседневную жизнь человека.

Подходы к построению формальных коммуникаций

Несмотря на то что формальные коммуникации должны быть упорядочены, структурированы и предполагают единообразие процессов, в разных компаниях существуют разные подходы к построению системы внутренних коммуникаций.

Отечественные компании, уходящие корнями в советское прошлое, в т.ч. министерское, тяготеют к внутренним официальным документам. Широкий круг управленческих задач (от закупки канцтоваров до запуска конвейера) решается посредством подготовки служебных записок и иных видов информационно-справочных документов. Данные документы носят инициативный характер. Как правило, с их помощью информация доводится до сведения руководителей, документы передаются на согласование, формулируются просьбы, инициируется издание других документов. В процессе рассмотрения сложных вопросов служебные записки могут готовиться несколько раз несколькими должностными лицами на разных стадиях решения вопроса.

Говоря об официальных документах, речь конечно же не идет только о традиционных технологиях. Во многих компаниях используются системы электронного документооборота (СЭД), которые позволяют те же самые служебные записки запускать в автоматизированном режиме. Это ускоряет решение вопросов, дает возможность более оперативно реагировать на комментарии и замечания, отслеживать получение специалистами поручений, устанавливать очередность работы нескольких исполнителей и т.д.

Вместе с тем и бумажные документы, и аналогичные документы в СЭД отражают классический подход к построению системы внутренних коммуникаций. Этот подход обеспечивает относительную прозрачность внутренних коммуникаций и их единообразие, но при этом теряется скорость передачи информации и принятия управленческого решения за счет излишней формализации этих процессов.

В современных компаниях, которые оказываются в конкурентной среде, встает вопрос о повышении эффективности деятельности за счет применения альтернативных средств коммуникации. Такими средствами становятся:

  • электронная почта,
  • приложения Skype, Zoom, WhatsApp,
  • программы Confluence, Open Text и другие.

Несомненно, скорость и количество взаимодействий сотрудников с внедрением современных информационных технологий значительно возрастает. При этом огромный массив информации, в т.ч. важной, рискует быть исключенным из общей информационной среды организации.

Поговорим подробнее обо всех этих способах коммуникации.

Виды документов для официальных внутренних коммуникаций

Выбор конкретного вида...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Рекомендовано для вас

Переход на безбумажный документооборот: анализ свежей нормативной базы и технологических решений

Обзор того, как обстоят дела с реформой применения электронных подписей и машиночитаемыми доверенностями, с электронным кадровым документооборотом и долгосрочным хранением (свыше 15 лет) юридически значимых электронных документов. Какие необходимые для этого нормативные документы и ИТ-решения недавно вышли, и чего пока не хватает. Что можно делать уже сейчас.

Куда переходить из запрещенных соцсетей Instagram и Facebook

Отключение Instagram и Facebook (запрещены на территории РФ) для многих стало неожиданным шоком, ведь все мы не только привыкли к этим сетям, но и вкладывались в них временным и материальным ресурсами. В настоящее время ситуация развивается таким образом, что вполне возможны санкции и в отношении других западных площадок, например, YouTube и Google. Что делать, какие выбирать альтернативные социальные сети и как максимально легко пережить этот переход, рассмотрим в статье.

Бесплатные государственные ИТ-решения для электронного документооборота и архива

Во-первых, рассказываем об облачной СЭД, изначально предназначенной для автоматизации делопроизводства бюджетных организаций, которой теперь совершенно бесплатно могут воспользоваться и другие организации, ведущие регулярную переписку с госорганами (в пилотном режиме к ней подключилось уже 2 338 организаций): что она умеет и как ее можно заполучить. Во-вторых, рассказываем об ИС для электронного архива, которая пока находится в стадии разработки. Минцифре России поручено ввести ее в эксплуатацию до 31.12.2022.

Современная автоматизация сопровождения совещаний

Показан опыт автоматизации документального сопровождения совещательной деятельности в СЭД и с использованием Календаря Outlook (для подбора приемлемого времени совещания при плотном графике его участников), технического оснащения переговорной. Каждый шаг рассматривается детально – что и как можно автоматизировать (от подбора времени мероприятия, подготовки повестки дня, материалов совещания и протокола до рассылки поручений по итогам совещания исполнителям). В результате удалось сократить среднее затрачиваемое время на сопровождение одного совещания с 270 до 60 мин.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».