Это системный взгляд на внутренние коммуникации опытного управленца и документоведа: какие-то из перечисленных способов родом из советского министерского прошлого, другие навеяны бурным развитием информационных технологий и дистанционным характером работы последних лет. Выявлены «плюсы» и «минусы» различных способов коммуникации (с обозначением методов лечения «минусов»). Перечислены используемые виды документов и программы, от чего зависит их выбор.

Повышение эффективности труда – одна из основных задач любой управленческой системы.

Обеспечение устойчивых, быстрых, двусторонних или многосторонних коммуникаций внутри организации позволяет увеличить скорость передачи информации, принятия управленческого решения, доведения его до исполнителей, исполнения этого решения, контроля его исполнения и при необходимости корректировки. Межуровневые коммуникации повышают информированность руководства, появляется возможность получения обратной связи от сотрудников, расширение видения всех процессов, протекающих в компании.

Добиться построения целостной системы внутренних коммуникаций, с одной стороны, не просто, с другой стороны, открывается простор для больших возможностей. Об этом и поговорим.

Коммуникации формальные и неформальные

Все коммуникации в организации делятся на формальные и неформальные.

В классическом понимании формальные коммуникации – это те, которые осуществляются в рамках трудовой деятельности в соответствии с нормативными документами, регулирующими эту деятельность, и реализуются через официальные каналы.

Неформальные строятся на личных отношениях между работниками и осуществляются через неформальные каналы. Неформальные коммуникации, несомненно, очень важны. Организация может и должна влиять на эту сферу взаимоотношений людей. Как правило, управление неформальными коммуникациями осуществляется в контексте построения корпоративной культуры.

Пример 1

В некоторых крупных компаниях существуют корпоративные порталы, на которых размещаются новости, проводятся конкурсы, опросы, есть форумы, где работники могут обсуждать насущные вопросы. Кроме того, они позволяют заказать справки, записаться на обучение, прокомментировать новости и дать свои предложения. Наличие таких порталов позволяет сократить информационный вакуум, который существует между управленческими уровнями, включить работников в единую информационную среду, повышает лояльность сотрудников за счет ощущения сопричастности общему делу, сокращает вредные последствия слухов, которые неизбежны в ситуации нехватки актуальной и достоверной информации.

В данной статье в первую очередь речь пойдет о формальных коммуникациях. Вместе с тем важно отметить, что в современных условиях стирается четкая грань между формальной и неформальной коммуникацией, поскольку:

  • во-первых, с применением цифровых технологий появляются новые каналы взаимодействия сотрудников и передачи информации между ними, которые сложно назвать «официальными»;
  • а, во-вторых, в условиях дистанционной работы рабочие вопросы все больше интегрируются в повседневную жизнь человека.

Подходы к построению формальных коммуникаций

Несмотря на то что формальные коммуникации должны быть упорядочены, структурированы и предполагают единообразие процессов, в разных компаниях существуют разные подходы к построению системы внутренних коммуникаций.

Отечественные компании, уходящие корнями в советское прошлое, в т.ч. министерское, тяготеют к внутренним официальным документам. Широкий круг управленческих задач (от закупки канцтоваров до запуска конвейера) решается посредством подготовки служебных записок и иных видов информационно-справочных документов. Данные документы носят инициативный характер. Как правило, с их помощью информация доводится до сведения руководителей, документы передаются на согласование, формулируются просьбы, инициируется издание других документов. В процессе рассмотрения сложных вопросов служебные записки могут готовиться несколько раз несколькими должностными лицами на разных стадиях решения вопроса.

Говоря об официальных документах, речь конечно же не идет только о традиционных технологиях. Во многих компаниях используются системы электронного документооборота (СЭД), которые позволяют те же самые служебные записки запускать в автоматизированном режиме. Это ускоряет решение вопросов, дает возможность более оперативно реагировать на комментарии и замечания, отслеживать получение специалистами поручений, устанавливать очередность работы нескольких исполнителей и т.д.

Вместе с тем и бумажные документы, и аналогичные документы в СЭД отражают классический подход к построению системы внутренних коммуникаций. Этот подход обеспечивает относительную прозрачность внутренних коммуникаций и их единообразие, но при этом теряется скорость передачи информации и принятия управленческого решения за счет излишней формализации этих процессов.

В современных компаниях, которые оказываются в конкурентной среде, встает вопрос о повышении эффективности деятельности за счет применения альтернативных средств коммуникации. Такими средствами становятся:

  • электронная почта,
  • приложения Skype, Zoom, WhatsApp,
  • программы Confluence, Open Text и другие.

Несомненно, скорость и количество взаимодействий сотрудников с внедрением современных информационных технологий значительно возрастает. При этом огромный массив информации, в т.ч. важной, рискует быть исключенным из общей информационной среды организации.

Поговорим подробнее обо всех этих способах коммуникации.

Виды документов для официальных внутренних коммуникаций

Выбор конкретного вида...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Как заставить исполнителей правильно оформлять письма

Автор описала методы, при помощи которых даже самых упорствующих исполнителей удалось обучить правильному оформлению служебных писем. Про обучающие семинары, шаблоны документов в Word, краткие памятки с примерами знают все. Вашей коллеге удалось реализовать и более оригинальные методы, чтобы «достучаться» до исполнителей в подведомственных организациях, грамотно подключив к решению этой задачи административный ресурс. Вы тоже можете воспользоваться этими приемами.

Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как отразить в акте о выделении к уничтожению электронные копии документов в СЭД, если они не сформированы в дела и в номенклатуре не числятся?

Организация работы с персональными данными службой делопроизводства

Изменения Закона о персональных данных – это повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Что стоит сделать службе делопроизводства совместно с кадровой службой: какие приказы и ЛНА проверить, какие формы документов утвердить (опубликовали образцы новой разновидности согласия (на распространение персданных) и отзыва согласия). Описана современная лучшая практика работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных: кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив). Сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных (с примером отражения в номенклатуре дел и оптимальной систематизацией документов внутри дела).

Уничтожение электронных копий документов в СЭД: ответы на вопросы

При уничтожении бумажных оригиналов обязательно ли одновременно уничтожать их электронные копии в СЭД и резервных базах данных? Как это документально оформить? Как в номенклатуре дел можно отражать такие связанные между собой группы документов? Предлагаем ответы на эти вопросы.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Как заставить исполнителей правильно оформлять письма

Автор описала методы, при помощи которых даже самых упорствующих исполнителей удалось обучить правильному оформлению служебных писем. Про обучающие семинары, шаблоны документов в Word, краткие памятки с примерами знают все. Вашей коллеге удалось реализовать и более оригинальные методы, чтобы «достучаться» до исполнителей в подведомственных организациях, грамотно подключив к решению этой задачи административный ресурс. Вы тоже можете воспользоваться этими приемами.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Организация работы с персональными данными службой делопроизводства

Изменения Закона о персональных данных – это повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Что стоит сделать службе делопроизводства совместно с кадровой службой: какие приказы и ЛНА проверить, какие формы документов утвердить (опубликовали образцы новой разновидности согласия (на распространение персданных) и отзыва согласия). Описана современная лучшая практика работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных: кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив). Сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных (с примером отражения в номенклатуре дел и оптимальной систематизацией документов внутри дела).