Как оформить учебный отпуск

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2021

Екатерина Краецкая

ведущий юрист компании «Лексфорт», UBL Group

Кто может рассчитывать на получение учебного отпуска? Кому из обучающихся оплатят этот период? Какие льготы еще полагаются студентам? Как проверить наличие аккредитации у учебного заведения? Объясняем просто и наглядно (с таблицами). Потом переходим к документальному оформлению отпуска: что должно быть в справке-вызове; показываем, как составить заявление работника; приказ работодателя; как отразить учебный отпуск в табеле учета рабочего времени и личной карточке. Какие сроки при этом надо соблюсти.

Учебный отпуск по своей сути представляет собой дополнительный отпуск работника определенной категории. Работодатели неохотно отпускают сотрудников в такие отпуска. Часть из них приходится оплачивать как обычный отпуск, и в это время сотрудника на работе нет. И даже те, которые идут без оплаты, не вызывают симпатии руководства. Оно и понятно. Для работодателя это дополнительные издержки и другие проблемы с заменой временно отсутствующего персонала.

Часто вопрос предоставления учебных отпусков обговаривается работодателем и работником в неформальной беседе. У каких-то работодателей и вовсе «не принято» уходить в такой отпуск. Причем, как ни странно, это касается даже государственных и муниципальных служащих.

Обычно работник подстраивает части своего ежегодного основного оплачиваемого отпуска под сессии в образовательной организации, чтобы не оформлять именно учебный отпуск и не раздражать этим работодателя. Такая ситуация полностью соответствует законодательству, если она вызвана желанием работника, а не принуждением со стороны работодателя.

Но существуют компании, заинтересованные в качественном обучении своих сотрудников. Такие, как правило, и оформляют учебные отпуска. Посмотрим, как это делается на практике в преддверии зимней сессии.

Кто имеет право на учебный отпуск

Работнику для требования учебного отпуска необходимо наличие совокупности следующих условий:

получение впервые соответствующего уровня образования;
наличие аккредитации у образовательной организации;
успешное обучение.

Если речь идет о высшем образовании, то оно может быть уровня бакалавриата, специалитета или магистратуры. Причем если работник окончил специалитет и обучается в магистратуре, то он тоже имеет право на учебный отпуск (при условии, если поступил на специалитет до 01.01.2011 и является «дипломированным специалистом»)¹.

Однако на практике это выглядит не столь однозначно. Роструд разъясняет, что дипломированные специалисты вправе уходить в учебный отпуск во время обучения в магистратуре, а суды в случае споров решают все с точностью до наоборот. Работодателю все же лучше отпускать такого работника в учебный отпуск, чтобы избежать проверок трудовой инспекции.

Для тех работодателей, кто хочет настоять на своем, приведем пример из судебной практики, на который при необходимости можно сослаться в диалоге с работником или даже в суде.

Судебная практика. Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 23.07.2020 по делу № 88-16008/2020

Работник получил высшее образование по квалификации «инженер» и специальности «физика и техника оптической связи» в 2004 г. В 2018 г. он поступил в магистратуру на заочную форму по специальности «строительство». Работодатель отказывал работнику в предоставлении учебных отпусков, и последний вынужден был брать на время сессий ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск без сохранения заработной платы. Однако в дальнейшем работник все же обратился в суд с требованием признать незаконными отказы работодателя в предоставлении учебного отпуска и взыскать оплату за эти отпуска.

Суд отказал работнику, посчитав специалитет и магистратуру одним уровнем высшего образования. То есть, по мнению суда, не соблюдалось условие о получении образования соответствующего уровня впервые.

Также право на учебный отпуск имеют работники, обучающиеся в аспирантуре (адъюнктуре), по программе ординатуры и ассистентуры-стажировки по заочной форме обучения; работники, допущенные к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук.

Форма обучения может быть любая, но средний заработок сохраняется только за работником, обучающимся на очно-заочной и заочной форме. Исключение составляет отпуск на время защиты диссертации кандидата или доктора наук – он оплачивается независимо от формы обучения.

Если работник повторно получает образование того же уровня, то учебный отпуск не предоставляется.

Если он получает образование одновременно в нескольких образовательных организациях или по нескольким направлениям, то отпуск предоставляется для одного из них по выбору...