Как документировать представительские расходы (часть 1)

Законная экономия на налоге на прибыль

Прежде всего, определимся с понятием представительских расходов. Для этого обратимся к подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ. В нем говорится о представительских расходах как о затратах, в целях исчисления налога на прибыль, связанных с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Они относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Это означает, что на расходы, признанные представительскими и соответствующим образом документированные, можно уменьшить налого­облагаемую базу по налогу на прибыль (ставка по этому налогу при общей системе налогообложения – 20%). А значит, и размер уплаченного налога станет меньше. Однако надо помнить об установленном ограничении: представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов работодателя на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Данный норматив считается нарастающим итогом с начала года – расходы, не уложившиеся в него в текущем квартале, можно потом учесть в последующих.

Что считается представительскими расходами

Перечень представительских расходов приведен в п. 2 ст. 264 НК РФ, и он закрытый. К таковым относятся только расходы:

• на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), обслуживание официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, а также представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
• на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• на буфетное обслуживание во время переговоров;
• на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

С формулировками НК РФ все понятно. Но есть еще и другие расходы, которые являются представительскими с точки зрения здравого смысла, но НК РФ их не упоминает. Тогда организации стали задавать в отношении них уточняющие вопросы, а Минфин России стал давать на них официальные разъяснения своими письмами. Причем по некоторым расходам сначала была одна...