Вызовы, диктуемые экономикой современной бизнес-среде, вносят существенные изменения в документационное обеспечение управления. Меняются потребности организаций – меняются и требования к службам ДОУ.
Последние несколько лет характеризуются экспоненциальным ростом объемов передаваемой информации. То есть чем больше объем информации в абсолютном выражении, тем быстрее он растет. Большие массивы данных требуют увеличения скорости их обработки.
Кроме того, режим постоянно меняющихся внешних условий требует от руководителей принятия решения по документам в максимально короткий срок с момента получения информации, что также формирует запрос руководства организаций к сервисным службам на повышение скорости обработки данных.
С другой стороны, многие организации с целью экономии ресурсов вводят режим оптимизации численности, которая, как правило, затрагивает в первую очередь персонал, осуществляющий сервисные функции в компании.
Таким образом, руководители служб ДОУ оказываются в затруднительном положении:
- с одной стороны, увеличивается операционная нагрузка на персонал, системы обработки данных постоянно усложняются, растет их число в организациях, повсеместно внедряются и расширяют границы использования межведомственные системы документооборота, растет число электронных сервисов, требующих управления;
- с другой стороны, сокращение численности, быстрая утрата актуальности знаний и навыков персонала, несоответствие запроса внутреннего клиента требованиям внедренных процедур и правилам внутренних нормативных документов.
Для успешного управления сервисным подразделением руководителю требуется применять современные методики управления ресурсами и процессами. Эффективными способами, позволяющими службе ДОУ успешно функционировать в условиях постоянных изменений и вызовов, являются:
- методика повышения операционной эффективности и
- использование процессного подхода в работе.
Операционная эффективность – это достижение наилучшего соотношения между задействованными ресурсами и конечными результатами работы.
Процессное управление – это подход к построению менеджмента организации как к совокупности не структурных подразделений или функциональных областей деятельности, а как к совокупности взаимно влияющих друг на друга бизнес-процессов.
Ключевыми процессами в деятельности организации являются те, которые приводят к получению организацией ценностного результата:
- это процессы производства продукции, работ или услуг (например, для вуза это программа обучения, для завода – автомобиль);
- процессы разработки (например, научно-исследовательские или опытно-конструкторские работы) и
- процесс продажи того товара или услуги, которые произведены организацией.
Эти процессы являются наиболее ценными для организации. Служба ДОУ с точки зрения процессного управления является владельцем вспомогательного (обслуживающего) процесса. Служба ДОУ не создает продукцию, но является потребителем внутренних ресурсов, как любое сервисное подразделение. При этом у владельцев вспомогательных процессов:
- помимо внешнего клиента (в нашем случае это контрагенты и корреспонденты)
- есть и внутренний клиент (все владельцы ключевых и прочих вспомогательных процессов, работники структурных подразделений, а для холдинговых компаний – еще и владельцы бизнес-процессов и работники дочерних и зависимых обществ).
Для службы ДОУ приоритетным является именно внутренний клиент и выстраивать свои схемы работы и методологию необходимо именно с учетом потребности нашего внутреннего клиента.
Вывод: бизнес-процесс документационного обеспечения управления должен способствовать улучшению показателей...
