Какой способ контроля выбрать: ручной с использованием сроковой картотеки, автоматизированный при помощи доступного всем Excel`я или замахнуться на внедрение системы электронного документооборота? Кто и что будет контролировать? Как лучше организовать постановку поручения на контроль, его доведение по исполнителей, проверку хода исполнения и снятие отработанных заданий с контроля? Как анализировать уровень исполнительской дисциплины? Чтобы построить на своем предприятии работающую систему, нужно не только найти ответы на все эти вопросы, но и закрепить их во внутреннем нормативном документе. Именно на это автор и делает упор в своей статье.
В каждой организации руководители дают поручения своим сотрудникам. При этом для маленьких фирм характерно, что большинство поручений дается в устной форме. Предполагается, что руководитель отлично помнит о небольшом количестве заданий, выданных им, и может самостоятельно контролировать их исполнение.В крупных и средних организациях практически все поручения оформляются в письменной форме: в виде резолюций на документах или в виде содержания распорядительных документов. В таких организациях количество поручений, как правило, достаточно велико. Поэтому ни один руководитель не в стоянии запомнить все выданные им поручения и самостоятельно проконтролировать их исполнение. А некоторые «неответственные» сотрудники, зная об этом, могут сознательно игнорировать львиную долю поручений или забывать про некоторые из них, сдвигать сроки выполнения. А это в свою очередь приводит к падению исполнительской дисциплины и снижению эффективности деятельности организации. На некоторых предприятиях доходит до того, что исполнители сами решают, какие им поручения нужно исполнять, а какие можно проигнорировать.
С данной ситуацией я столкнулась совсем недавно в рамках внедрения системы автоматизации делопроизводства в одной крупной отечественной компании. Из соображений корректности имен называть не будем.
Во время проведения консультации по работе в новой системе секретаря в кабинет вошел сотрудник. Он внимательно посмотрел на нас, а потом задал такой вопрос: «А действительно ли в ближайшее время будет внедрена система автоматизации делопроизводства и организован контроль за исполнением поручений? И что, я теперь не смогу те поручения и те документы, которые не важны, выкинуть в мусорную корзину?». Он так прямо и сказал: «Выкинуть в мусорную корзину»!
Данные слова поразили меня. Почему исполнитель сам решает, какие поручения, адресованные ему для исполнения руководителем, важные, а какие – нет? Но такое право выбора у сотрудников компании просуществовало не долго. После организации контроля все поручения руководства перестали бесследно исчезать... в мусорных корзинах.
Чтобы организовать контроль, сначала необходимо определить все процедуры, связанные с ним, права и обязанности сотрудников, а потом закрепить их во внутреннем нормативном документе. От того, насколько детально и полно будет описана и регламентирована система контроля, зависит эффективность дальнейшей работы. Поэтому в данной статье мы решили сделать упор на двух аспектах:
- как организовать процесс контроля исполнения поручений и
- какие положения необходимо будет зафиксировать во внутренних нормативных документах.
Что такое контроль за исполнением поручений
Контроль за исполнением поручений представляет собой совокупность действий, целью которых является содействие своевременному и качественному исполнению поручений, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных сотрудников.
Данный термин возник относительно недавно, а именно – в 2005 г., с появлением Типовых регламентов федеральных органов власти. До этого времени использовался другой термин – «контроль исполнения документов», который содержится в тексте ГОСТа Р 51141-981. Однако новый термин больше соответствует современным реалиям, так как поручения могут содержаться не только в тексте документов, но и в резолюциях руководителей, вынесенных на входящие или внутренние информационно-справочные документы. Кроме того, в некоторых организациях поручения считаются особым видом документов.
Исходя из определения термина «контроль за исполнением поручений», можно выделить два вида контроля:
-
контроль по существу выполнения поручений, предусматривающий оценку правильности, полноты выполнения поручения и осуществляемый, как правило, самим руководителем организации / структурного подразделения;
-
контроль над сроками исполнения поручений, включающий совокупность действий по обеспечению своевременного исполнения поручений. Данный вид контроля осуществляют сотрудники службы документационного обеспечения управления2. Они:
- отслеживают и фиксируют ход фактического исполнения выданных поручений;
- обобщают собранные данные и в формализованном виде доводят до руководства;
- предлагают способы ускорения документопотоков и повышения исполнительской дисциплины.
Теперь назовем основные этапы контроля за исполнением поручений (их подробное описание мы приведем чуть ниже):
- Постановка поручения на контроль.
- Проверка своевременности доведения поручения до конкретных исполнителей.
- Предвари тельная проверка и регулирование хода исполнения поручения.
- Снятие поручения с контроля.
- Учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений.
Способы контроля за исполнением поручений
В настоящее время существует несколько способов контроля за исполнением поручений. Глобально их можно разделить на две категории:
-
ручной способ, который осуществляется с использованием сроковой (контрольно-справочной) картотеки;
-
автоматизированный способ, который может использоваться с применением программных продуктов.
Ручной способ контроля за исполнением поручений
При ручном способе контроля используется картотечный ящик и специальные листы плотной бумаги или картона, на которых по установленной в организации форме записывают информацию о поручениях. Данные листы называют регистрационно-контрольными карточками (сокращенно – РКК) или регистрационно-контрольными формами (сокращенно – РКФ).
Форма РКК нормативно не закреплена, поэтому она может быть непосредственно определена в самой организации. Обычно данные карточки делают формата А5 (148 × 210 мм) или А6 (105 × 148 мм) и выглядеть они могут так, как показано в Примере 2.
В РКК при постановке поручения на контроль заносится информация о самом поручении и о документе, на основании которого данное поручение было создано. В процессе осуществления контроля в карточке могут фиксироваться сведения о результатах предварительной проверки исполнения поручения. Информация о снятии поручения с контроля также отражается в РКК.
Пример 2. Регистрационно-контрольная карточка
Заполненные РКК расставляются по определенному правилу в картотечном ящике, который содержит 32 или 33 подвижных картонных или пластмассовых разделителя.
Разделители с 1 по 31 используются для хранения РКК поручений, которые должны быть...
