Как доставить документацию

В век бурного развития информационных технологий переход на переписку в электронном виде уже никого не удивляет. Но вместе с тем и обычная переписка между организациями по сей день не только не утратила своего значения, но и продолжает быть основной формой взаимодействия различных организаций, документально подтверждая отдельные аспекты сотрудничества. А раз так, то и правильная доставка документации в сторонние организации должна быть выстроена таким образом, чтобы в случае судебных разбирательств (а такое, к сожалению, встречается нередко) организация могла доказать не только факт своевременной отправки документации, но и факт получения ее второй стороной. Поэтому важность этого направления деятельности службы документационного обеспечения никто оспаривать не будет, а наша задача – помочь читателям разобраться, как правильно организовать доставку документации в сторонние организации, какие способы доставки использовать и как правильно оформить документально тот или иной способ доставки.

Очень часто ответственные исполнители, да и сами работники служб делопроизводства, не задумываются над теми рисками, которые могут возникнуть при несвоевременной доставке документации или вообще ее недоставке.

Регламентируйте – и вам станет легче!

Вопросы регламентации доставки документации должны быть проработаны в каждой организации и закреплены в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по делопроизводству, в которой можно выделить отдельный раздел «Отправка документов» или «Доставка корреспонденции». Но это может быть и отдельно разработанная инструкция по доставке. Конечно, в деятельности каждой организации есть своя специфика, но общие правила отправки документации едины для всех.

Поэтому в Инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть способы отправки документации; функции, выполняемые службой документационного обеспечения при обработке отправляемой документации; особенности обработки и оформления документов в зависимости от использования того или иного способа доставки документации.

В Инструкции по делопроизводству необходимо отразить следующие общие моменты:

• какое подразделение осуществляет отправку исходящей документации. В крупных организациях это может быть отдельное структурное подразделение, например, экспедиция, или отдельная группа работников, или хотя бы отдельный работник в составе службы ДОУ. Количество работников, занимающихся отправкой документации, будет напрямую зависеть от ее объемов;
• структурное подразделение или работник, отвечающий за отправку документации, при ее приеме для отправки проверяет:
  • правильность оформления документа;
  • комплектность документа;
  • наличие (подготовку) списка рассылки при направлении документа более чем в четыре адреса;
  • соответствие количества экземпляров документа списку рассылки.
• структурное подразделение или работник, отвечающий за отправку документации, имеют право не принимать для отправки неправильно оформленные документы и возвращать их исполнителю;
• сроки отправки документации, в том числе срочной, которые отсчитываются после ее подписания и регистрации. Как правило, документы отправляются в день их регистрации или на следующий рабочий день;
• выбор способа доставки определяет исполнитель;
• особенности отправки документации иностранным организациям;
• правила доставки документации тем или иным способом (отправка в виде почтовых отправлений обычной почтой, курьерская доставка, отправка экспресс-почтой, отправка по факсимильной связи, электронной почтой).

Теперь перейдем к более детальному рассмотрению способов доставки документации. Мы рассмотрим их все, за исключением электронной почты.

Отправка в виде почтовых отправлений обычной почтой

Каждый из нас знает, что на практике большая часть корреспонденции направляется обычной почтой. И вроде бы много вопросов при отправке документации не возникает, но это до поры до времени, т.к. процесс на самом деле непростой и регламентирован следующими нормативными актами:

• Федеральным законом от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»;
• Федеральным законом от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи»;
• Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;
• Временным порядком приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденным приказом ФГУП «Почта России» от 30.07.2004 № 305 (действует в части, не противоречащей Правилам оказания услуг почтовой связи);
• Почтовыми правилами, принятыми Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи 22.04.1992 (введены в действие с 01.10.1992).

Чтобы разобраться с правилами отправки документации, посмотрим, какие же виды почтовых отправлений существуют.

Виды почтовых отправлений

Почтовое отправление – отправление, которое передается почтовому предприятию для пересылки и доставки адресату. Согласно ст. 2 Федерального закона «О почтовой связи» почтовые отправления – адресованная письменная корреспонденция, посылки, прямые почтовые контейнеры.

В зависимости от способа обработки почтовые отправления подразделяются на две большие категории ¹:

• простые – принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении;
• регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью и обыкновенные) – принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении.

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения (форма 107), с уведомлением о вручении (форма 119) и с наложенным платежом (форма 113).

Почтовое отправление (почтовый перевод) с уведомлением о вручении (в международном почтовом обмене – с уведомлением о получении) – почтовое отправление (почтовый перевод), при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему или указанному им лицу, когда и кому вручено почтовое отправление (выплачен почтовый перевод).

Почтовое отправление с...