Если вы уже твердо знаете правила разработки, составления и оформления номенклатуры дел и применяете их, то организационный алгоритм, который рассматривается в данной статье, поможет вам учесть все процедурные аспекты создания этого документа. Вы поймете, как организовать разработку номенклатуры дел так, чтобы не составлять ее самостоятельно за все подразделения!
Значение номенклатуры дел
Номенклатура дел организации в современных условиях является многофункциональным документом, т.к. она:
- считается основным (и обязательным для государственных органов и органов местного самоуправления) классификационным справочником, т.к. закрепляет систематизацию документов (документального фонда) организации, а классификационная схема (главная таблица номенклатуры) и индексы дел могут использоваться для идентификации и регистрации документов. На основе номенклатуры дел возможна разработка классификатора для предварительного рассмотрения документов, классификатора ответственных исполнителей, ответственных за обеспечение сохранности и уничтожение документов и т.п.;
- выполняет функции учетного документа, т.к. каждое дело (заголовок) получает в номенклатуре свой индекс (номер), а в конце календарного года в ней фиксируются количественные характеристики документального фонда организации и ее структурных подразделений (после заполнения графы о количестве заведенных дел/томов и итоговых записей);
- является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые предстоит формировать в следующем календарном году. Не случайно в профессиональной речи архивистов до сих пор используется оборот «в номенклатуре дел намечаются заголовки дел и сроки их хранения»;
- представляет собой организационный документ, т.к. классификационная схема отражает (но не прямо ей соответствует) схему организационной структуры, все направления и функции деятельности организации, состав и содержание ее документов (заголовки дел и их количество свидетельствуют о степени развития конкретного направления и вида деятельности в конкретном году).
Конкретная номенклатура дел организации является основным инструментом правильного формирования и систематизации документального фонда. Она используется для группировки исполненных документов в дела, обеспечивает формирование и оформление дел по установленным правилам, закрепляет сроки хранения документов организации, облегчает поиск документов, их учет и сохранность. На основе номенклатуры дел осуществляется подготовка документов к передаче на архивное хранение, и процесс составления описей дел и актов о выделении документов к уничтожению существенно ускоряется при использовании правильно разработанной номенклатуры дел.
В условиях внедрения систем электронного документооборота (СЭД)правильно разработанная номенклатура дел может играть роль основного организационного документа и классификационного справочника, обеспечивающего типизацию маршрутов документопотоков, идентификацию и управление документами, а также выбор материального носителя информации для создания документов.
И, наконец, если руководство организации понимает, что документы являются активом и единственным доказательством прав собственности, законности принятых решений, передачи прав, наследования, слияния, поглощения и т.п., а также качества управления по показателям, применяемым в корпоративном управлении, то номенклатура дел используется как один из инструментов обеспечения этой доказательной базы.
Разработка по плану
Номенклатура дел как систематизированный перечень наименований дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения, находится в зоне ответственности службы делопроизводства.
В четвертом квартале каждого календарного года номенклатура дел должна быть уточнена, переоформлена, представлена первому руководителю организации для утверждения, чтобы с 1 января следующего календарного года она вступила в действие и стала нормативным документом. Таким образом, номенклатура дел каждый год переутверждается, а пересматривается и пересоставляется существенным образом 1 раз в 5 лет, а также в случае коренного пересмотра направлений деятельности, функций и структуры организации. Не реже чем раз в 5 лет, а также в случае изменения структуры и функций номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления или организации, которые являются источниками комплектования государственного или муниципального архива, подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией (центральной экпертно-проверочной комиссией) этих архивных учреждений.
Поскольку руководители организации от всех подразделений, в том числе и от службы делопроизводства, требуют составления планов работы и отчетов об их исполнении, рекомендуем ежегодно планировать организацию работы с номенклатурой дел. Планы работы всех подразделений в современных организациях обсуждаются на производственных совещаниях, транслируются всем сотрудникам, а иногда и во внешнюю среду организации. Поэтому переутверждение и разработка номенклатуры дел в ежегодном и пятилетнем циклах может постепенно стать плановым мероприятием и для других структурных подразделений, поможет сотрудникам и руководителям подразделений реально осознать ответственность за образующиеся в их деятельности документальные фонды и в целом будет способствовать внедрению концепции управления документами в соответствии с требованиями российских и международных стандартов.
Пример 1. Плановые мероприятия, связанные с номенклатурой дел на 2014 год, в четвертом квартале 2013 года
