Присвоение кодов структурным подразделениям: опыт практика

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2013

Папков Андрей

к.и.н., доцент, заведующий кафедрой документоведения Белгородского государственного университета

Рекомендации и предлагаемые алгоритмы опробованы в Белгородском государственном национальном исследовательском университете и доказали свою эффективность. Наибольший эффект от этой технологии классификации будет ощутим в крупных организациях со сложной структурой, которые активно используют информационные системы на различных участках своей деятельности. Вы узнаете, какую логику лучше заложить при кодировании подразделений, в т.ч. временных (создаваемых под конкретные проекты), при их реорганизации и т.п. А образцы документов помогут вам регламентировать эту работу, определить круг задействованных лиц и порядок их работы.

Зачем это нужно?

Использование кодов структурных подразделений в крупных организациях, имеющих сложную структуру, имеет давнюю традицию. Достаточно вспомнить такие документы, как штатное расписание или номенклатура дел.

В настоящее время коды подразделений активно используются при автоматизации различных сторон деятельности организаций. При этом, как показывает практика, может возникнуть ситуация, когда для обозначения одних и тех же структурных подразделений в различных автоматизированных и иных учетных системах, ведущихся различными управленческими структурами, используются различные коды. Ситуация ненормальная и возникает только в том случае, если в организации отсутствует тщательно разработанная программа автоматизации, а задачи автоматизации деятельности отдельных подразделений решаются нескоординировано. Такое положение препятствует организации эффективного и оперативного обмена данными между различными подразделениями, что не позволяет быстро принимать качественные управленческие решения и в конечном итоге замедляет темпы развития организации. Такая организационная структура не позволяет адекватно анализировать состав отделов, служб и подразделений в аппарате управления, не дает возможности оценить их системную организацию, характер соподчиненности и подотчетности друг другу и высшему органу управления организацией, а также не позволяет понять набор координационных и информационных связей, порядок распределения функций управления по различным уровням и подразделениям управленческой иерархии.

Без устранения вышеназванной проблемы невозможно не только создание единого информационного пространства, но и решение задачи интеграции различных, уже действующих автоматизированных систем. Кроме того, сохраняется потенциальная возможность несинхронного изменения наименований структурных подразделений и их кодов в различных автоматизированных системах, т.к. подразделения и коды не связаны между собой.

Нередко предпринимаются попытки создать организационную структуру организации на основе использования принципа подчиненности конкретных подразделений или групп структурных подразделений высшему руководству (на основе имеющегося распределения полномочий). Это позволяет решить задачу управления организацией в определенный момент времени, но приводит к необходимости постоянного изменения кодов при изменении подведомственности подразделений. В результате трудозатраты на поддержание функциональности и жизнеспособности различных автоматизированных систем становятся весьма внушительными. Такой принцип назначения кодов структурных подразделений имеет ограниченный ресурс. В отдельных случаях он достаточно быстро исчерпывается, и при назначении кода применяются не только цифры, но и буквенные индексы, что нарушает принцип единства определения кодов и таит опасность структурного кризиса автоматизированных систем в перспективе.

Пример 1. Последствия изменения структуры

На Рисунке 1 представлена условная структура организации, построенная на основе использования принципа подчиненности, соответствующим образом сгенерированы коды структурных подразделений. Код директора – 1, коды его заместителей формируются путем добавления еще одной цифры, обозначающей порядковый номер заместителя, аналогичным образом образуются коды структурных подразделений, т.е. в кодах подразделений отражается их подчиненность конкретному заместителю директора.

Рисунок 1

СвернутьПоказать

Ситуация представляется приемлемой, но только до проведения структурных преобразований. Простейший пример (Рисунок 2) показывает, что образуются должности, а также структурные подразделения, которые имеют одинаковые коды, но разные наименования или наоборот имеют разные коды, но одинаковые наименования (на Рисунке 2 выделены оранжевым цветом). Например, должность заместителя директора по коммерческим вопросам, появившаяся в результате реорганизации, имеет код 13, который раньше был у должности заместителя директора по финансам, упраздненной в результате реорганизации. При этом бухгалтерия сохранила прежние код и наименование, но перешла в подчинение заместителя директора по коммерческим вопросам. А склад, отдел продаж и отдел рекламы в результате переподчинения сменили коды, несмотря на то, что принципиально деятельность этих подразделений не изменилась.

Рисунок 2

СвернутьПоказать