Цветовое кодирование помогает не только выявлять неправильно расставленные дела. Если подойти к этой технологии с умом, то она поможет в поиске документов и ускорении бизнес-процессов, в отслеживании сроков хранения документов с их своевременным уничтожением, в защите персональных данных и конфиденциальной информации, в более эффективном использовании архивных площадей. Данная переводная статья содержит любопытные идеи.
При посещении большинства медицинских учреждений часто первым, что бросается в глаза в регистратуре, является радуга цветов – тысячи ярких самоклеющихся этикеток на папках с документами пациентов.
Первоначально эта несложная практика была разработана для того, чтобы помочь сотрудникам заметить неправильно расставленные дела и папки. Нарушение в цветовом «рисунке» сразу же говорит о том, что документы поставлены не туда, куда положено. И если большинство специалистов по управлению документами хорошо знакомо с таким применением цветового кодирования, то многие, наверное, удивятся, узнав, что есть и другие полезные точки применения этой технологии.
Возможности цветового кодирования
Возможности цветового кодирования намного шире, чем предотвращение неправильной расстановки документов.
Традиционно оно использовалось в работе с активными делами, которые нужно было часто доставать, а затем возвращать на место. Именно поэтому оно обычно встречается в таких отраслях, как здравоохранение, юридические услуги, банковское и страховое дело, архитектура и управление кадрами. Там цветовое кодирование помогает сохранять порядок в хранилище дел (file room), избегать ошибок при расстановке возвращаемых дел, особенно если доступ к хранилищу имеют несколько сотрудников.
Со временем все больше и больше организаций осознало, что цветовое кодирование может использоваться для решения и других задач в сфере управления документами. Это обнаружила практика его применения. При правильном использовании оно способствует:
-
поиску документов и принятию решений: обеспечивает быстрое получение доступа к делам, необходимым для выполнения критически важных, срочных деловых операций (таких, как слияния, поглощения или представление документов контролирующим органам, суду или следствию);
-
отслеживанию сроков хранения и выполнению установленных действий с документами по их истечении: дела и папки маркируются таким образом, чтобы помогать проводить их своевременную и точную обработку в конце жизненного цикла;
-
защите персональных данных и информационной безопасности;
-
управлению местом хранения:...
