Для государственных органов и органов местного самоуправления порядок формирования личных дел определяется действующим законодательством, начиная с указа Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». А для негосударственных организаций, особенно для предприятий среднего и малого бизнеса, вопрос о формировании и ведении личных дел остается недостаточно урегулированным даже с позиций архивного дела. Рассмотрим традиционно сложившиеся правила, которым следуют опытные сотрудники кадровых служб, и современные «лучшие практики» (как назначить ответственного, как учитывать личные дела, какие документы в какой последовательности в них подшивать, сколько хранить и когда сдавать в архив).
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации.
Как правило, ответственность за ведение личного дела работника ложится на работодателя. Приказом руководителя организации должен быть назначен ответственный за ведение личных дел работников и обработку их персональных данных. Обычно этим ответственным является один из сотрудников кадровой службы или секретарь (в небольшой организации), на которых данный вид ответственности может возлагаться одновременно с ответственностью за ведение трудовых книжек работников. Поскольку состав информации в личных делах относится к персональным данным и должен быть защищен в соответствии с требованиями действующего законодательства, то в распорядительной части текста подобного приказа дополнительно формулируется ответственность за организацию хранения и обеспечение сохранности трудовых книжек и личных дел.
Пример. Распорядительный пункт приказа о назначении ответственного
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Возложить на старшего специалиста отдела кадров Миронову М.М. (замещающий в случае временного отсутствия – начальник отдела кадров Семенова Е.В.) ответственность за ведение трудовых книжек работников, формирование и ведение личных дел, организацию хранения и обеспечение сохранности трудовых книжек, вкладышей к ним и личных дел, а также ответственность за обработку персональных данных и их сохранность.
Данные виды ответственности, установленные приказом, должны быть внесены в должностные инструкции сотрудника кадровой службы или секретаря и замещающего сотрудника в случае временного отсутствия ответственных.
Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит:
- и оригиналы, и копии документов (оригинал заявления о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу и т.п.);
- документы с разными нормативными сроками хранения (копии приказов – до минования надобности, трудовой контракт – 75 лет);
- документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации (анкета / личный листок по учету кадров – учетный документ, который включен в подсистему документации по личному составу; приказ – распорядительный документ; копия документа об образовании – правоустанавливающий документ и т.п.).
Но в целом личные дела, документы которых фиксируют отношения работника и работодателя в период выполнения работником трудовых функций, относятся к документам по личному составу. Срок хранения личных дел установлен статьей 22 б) Федерального закона от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» и составляет в настоящее время 75 лет (уже обсуждаются варианты сокращения сроков хранения документов по личному составу, но окончательное решение пока не принято).
Поскольку работодатель при возможных проверках должен не только предъявлять утвержденный перечень мер для обеспечения сохранности персональных данных и исключения несанкционированного доступа к ним и перечень соответствующих охраняемых персональных данных 1, но и иметь соответствующую...
